Günümüz işletmelerinin en önemli gereksinimlerinden biri de, bilgi teknolojisi kullanım yeteneğidir. Rekabet ortamında bilişim teknolojilerinin etkin kullanımı, işletmelere önemli ölçüde avantaj sağlayabilmektedir. Bu noktada, bilişim teknolojileri içerisinde önemli bir yeri olan ERP sistemlerinin etkin biçimde işletmeye yerleştirilmesi ve kullanılması, günümüz şartlarında daha da önem kazanmaktadır. Ancak bazı işletmeler, ERP kullanımı yerine, kendilerine özel yazılım yazmayı tercih etmektedirler. Bu iki tercihinde kendine göre bazı avantajları ve dezavantajları vardır.
Bu iki tercihinde, işletmeye uygulamaya konulması oldukça uzun bir süre gerektirmektedir. Sistemin başarılı olması açısından değerlendirildiğinde, bu uygulama süreci dört farklı aşamada incelenebilir:
- Yazılım Seçimi Öncesi Aşama
- Yazılım Seçim Aşaması
- Yazılım Uygulaması
- Uygulama Sonrası
Bu aşamaların her birinin içerdiği süreçler, sistemin etkin biçimde kullanımını etkilemektedir. Sisteminin etkin biçimde kullanımı hedefine ulaşılması için, bu aşamaların her birine gereken önem verilmelidir.
Üretim ve hizmet faaliyetlerinin etkinliğini ve verimini artırmak, kaynakları daha etkin kullanmak, bütünleşik bir yapı kurup, daha etkin kontrol ve denetimi hedefleyen işletmeler, ERP paketleri ve kuruma özel yazılım kullanımı kararını alırken zorlanmaktadırlar. Özellikle kaynakları sınırlı olan, etkin bilgi teknolojilerinin kullanımı ile rekabette avantajı sağlamayı hedefleyen, verimlilik ve karlılık artışını amaçlayan işletmeler için, bu karar daha da önem taşımaktadır. Sistemin başarısında, bu süreçte sistemden beklenen kazanımları açık biçimde belirlenmiş ve benimsenmiş olması önemli bir konudur. İşletme bu konuda açık ve ulaşılabilir hedefler tayin etmelidir. Uygulama çalışmalarında sıklıkla tartışılan konulardan biri de, işletme hedefleri için yazılımın mı işletmeye uyarlanacağı, yoksa işletmenin mi yazılımın gerektirdiği yapıya uyarlanacağıdır.
ERP sistemlerinin yazılımları, işletmelere uyarlanması konusunda biraz katıdır. ERP tasarımcıları, her ne kadar uygulamalarının esnek olduklarını söyleseler de bazı kilit noktalarda ERP sistemi, oyunu kendi kurallarıyla oynanmasını zorunlu kılabilir.
Bazı ERP’lerde, kendinize özgü geliştirme yapma imkanınız bulunmaktadır. Ancak ERP tercih eden bazı işletmeler, ERP paketinin yukarıda bahsettiğim bazı kısıtlarından dolayı işletmelerinin yapısını, ERP paketine uydurmak yerine, sistemi kendi organizasyonlarına uydurmak için neredeyse çoğu modülü, kendi yapılarına göre yeniden geliştirerek ERP’nin ana unsurlarını devre dışı bırakmaktadırlar. Bu andan itibaren artık kullandıkları yazılım, ERP olmaktan çıkmaktadır.
Bir ERP programı satın alıp, daha sonra bunu özel yazılım gibi kullanmak çok yanlış bir uygulama olmakla beraber, ERP tercih eden işletmelerde, çok fazla uygulamasına rastladığım bir durumdur. Bu tür bir uygulama, her iki tercihinde olumsuzluklarını aynı anda kabullenmek demektir. Böyle bir işletme, öncelikle iş süreçlerini yeniden gözden geçirmelidir. Çünkü ERP sistemleri, birçok işletmede uygulanmakta, işletmeler işlerini bu sistemlere göre yürütmektedir. Eğer iş süreçlerinin, yinede doğru olduklarından emin iseler, yazılım tercihini baştan yanlış yönde kullanmışlar demektir. Bu işletmeler yazılım tercihi yaparken, ERP seçim kriterlerini göz önüne almayarak, yanlış ERP seçmiş ya da işletmesi ERP yerine özel yazılım tercihi yapmalıymış.
ERP sistemleri, işletmeler için birçok yenilik ve değişiklik içermektedir. ERP sistemleri içerisinde, kurumların o an ihtiyaç duymadıkları, ancak ileride ihtiyaç duyabilecekleri birçok fonksiyonu üzerinde barındırmaktadır. Ayrıca, bu fonksiyonlar hazır olarak diğer modüllerle de entegre durumdadır. İşletme, ERP paketi ve özel yazılım tercihi arasında karar verirken, buna özellikle dikkat etmelidir. İşletme hedeflerinde, ileride büyüme ve gelişme varsa, kendine özel yazılım tercihini seçtiğinde, ERP’de olduğu gibi entegre modülleri proje başında tasarlama şansı yoktur. Dolayısıyla ileride ilave modül geliştirirken, yazdığı sistemi baştan gözden geçirmesi gerekecektir.
Üretim işletmelerinde, MRP’nin büyük önemi vardır. MRP ile , üretim için gerekli olan kaynakların daha etkin kullanımı mümkündür. Dolayısıyla hizmet işletmelerine göre biraz olsun, ERP paketi tercihi üretim işletmelerinde daha yüksektir. Özel yazılımlarda, kendi MRP modülünü yazabilirsiniz ancak, bu oldukça zahmetli bir süreç olabilir. Bunun nedeni, MRP’nin karmaşık yapısından gelir.
Hiç şüphesiz ERP paketi ve özel yazılım tercihi yapılırken, en önemli konu maliyettir. Özellikle küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde, maliyet unsuru çok daha önemlidir. Maliyet unsuru incelenirken, görünmeyen maliyetleri de hesaba katmak gereklidir. Kurumlara özel yazılım tercihi yapılırken, işletme kendi bünyesinde bir proje ekibinin yanında, birde yazılım ekibi oluşturabilir veya özel yazılım için, dış bir firmaya yazdırılabilir.
Dış firmanın yazılım ekibi, size hangi şartlarda ve ne kadar destek olacağı, garanti altına alınmalıdır. Yine kendi bünyenizde bir yazılım ekibi oluşturmayı planlıyorsanız, bu ekip üyelerinin, sizde ne kadar süre ile çalışacağı önemlidir. Yazılım ekibinden ayrılacak bir veya birkaç kişi projenin tamamlanmasını geciktirebilir. Proje ekibinin, projenin hayata geçmesinden sonrada destek sürecinde ve ileride projenin geliştirilmesi ihtiyacı doğduğunda, önemi daha da artacaktır. Kendi bünyenizde çalışan kadronun maddi anlamda beklentileri, kendilerine duyulan ihtiyaç artıkça yükselebilir.
Hata (bug) oranları, özel yazılımlarda daha fazladır, hata oranın yüksek olması yine görünmez bir maliyet unsurudur. Hataların çok olması, programcılara ek yük getirmesindeki maliyetten çok, işletmenin zaman ve iş gücü kaybı açısından, hatta belkide yasal açıdan, önemli bir maliyet unsurları oluşturabilir. Hata oranı, büyük işletmeler için daha fazla öneme sahip iken, küçük işletmeler için daha az öneme sahiptir. Hata oranın yüksek olma nedeni ise, işletme ne kadar test yaparsa yapsın, test aşamasında tüm senaryolar için yeterli test imkanı bulamayıp, sadece belirli senaryoları test edilebilmelerinden kaynaklanmaktadır. Proje hayata geçtikten sonra da, programdaki hatalar gün yüzüne çıkar. Tabii burada ERP yazılımları daha avantajlıdır. Çünkü belkide dünya üzerinde birçok kullanıcı aynı hatayla daha önce mutlaka karşılaşmış ve program üretici firma, bu hatayı çoktan düzeltmiş ve bununla ilgili yamaları çoktan yayınlamıştır.
Bu tez çalışması ile işletmelere ERP paketi veya özel yazılım geliştirme seçimini yaparken nelere dikkat etmeleri gerektiği konusunda, temel referans çalışma olması için hazırlanmıştır. Özellikle halk arasında yaygın olarak “ERP sistemleri üretim- imalat yapan işletmelere yöneliktir.
Hizmet işletmelerinin, ERP paketi kullanılması zor ve gereksizdir.” inanışının bir miktar doğruluk payı olduğu görülmüştür. Ancak yinede unutulmamalıdır ki özel yazılımları yönetmek için, arkanızda bu işi çok ciddi yapacak veya takip edecek bir ekibinizin olması şarttır. Tabiki burada dikkate alınması gereken bir konu da, işletmenin büyüklüğüdür. Büyük işletmeler, ERP paketi maliyetini karşılamakta zorlanmamakta, ancak küçük işletmeler ERP paketi maliyetlerini karşılamakta zorlanmaktadır. Yazılım tercihi, karar verici tarafından işletmenin büyüklüğüne, amaç ve isteklerine bağlı olarak yeniden değerlendirilmeli ve bu durumlar göz önünde bulundurularak karar verilmelidir.
