Mükelleflerin mükellefiyetlerinin tesisi ve kazancın elde edilmesine dair niyet ve işlemlerinden başlayarak, elde edilen kazancın beyanına kadar devam eden süreçlerde vergi yasaları bakımından en temel takipleri muhasebe ve kayıt alanında yapılan usul düzenlemelerine dayanır. Nihayetinde varlık ve kaynaklardaki artış ve azalışlarla bunlara ilave edilen ya da bunlardan eksiltilen değerlerin herbir fonksiyon veya işlem bazında izlenmesi ve raporlanması sadece vergi beyanına ilişkin verilerin oluşması bakımından değil aynı zamanda işletmelerin verimli ve etkin yönetilmesi bakımından da bir gerekliliktir.
Vergi Usul Kanunu’nun 171. maddesinde hükme bağlandığı şekliyle mükelleflerin bu Kanun’a göre tutacakları defterlerin vergi uygulaması bakımından maksadı;
1- Mükellefin vergi ile ilgili servet, sermaye ve hesap durumunu tespit etmek;
2- Vergi ile ilgili faaliyet ve hesap neticelerini tespit etmek;
3- Vergi ile ilgili muameleleri belli etmek;
4- Mükellefin vergi karşısındaki durumunu hesap üzerinden kontrol etmek ve incelemek;
5- Mükellefin hesap ve kayıtlarının yardımıyla üçüncü şahısların vergi karşısındaki durumlarını (Emanet mahiyetindeki değerler dahil) kontrol etmek ve incelemektir.
Bilgisayarların kullanılmadığı ya da yeterince kullanılmadığı yakın geçmiş dönemlerde vergi usul yasasındaki düzenlemeler ve buna ilişkin uygulamalar takip fonksiyonu bakımından yeterli özellikleri taşımakla birlikte, bugün itibarıyla bilgisayar ve bilgisayar programları konusunda gelinen aşama Vergi Usul Yasası’nda bilgisayarlı muhasebe ve buna dayalı beyana ilişkin düzenlemelerin de yer almasını zorunlu kılmıştır.
Kanun’un 175. maddesinde mükelleflerin defter tutmaya ilişkin kanun hükümlerinde yazılı maksat ve esaslara uymak şartıyla, defterlerini ve muhasebelerini işlerinin bünyesine uygun olarak diledikleri usul ve tarzda tanzim etmekte serbest oldukları ancak, Maliye Bakanlığı’nın; muhasebe standartları, tekdüzen hesap planı ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bunları mükellef, şirket ve işletme türleri itibariyle uygulatmaya ve buna ilişkin diğer usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu da belirtilmektedir.
Diğer taraftan aynı Kanun maddesinde Maliye Bakanlığı’nın, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgarî hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmışsa da bugüne kadar konuya ilişkin bir düzenleme yapılmamıştır.
Esasen Bakanlık tarafından, söz konusu madde ile kendisine verilen yetkiyi kullanmak maksadıyla 12 Nisan 2006 tarihinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi sitesine konulan “1 Sıra No.lu Bilgisayarlı Muhasebe Programları Standartları Genel Tebliğ Taslağı” 27 Ağustos 2006 tarihinde ileri bir tarihte değerlendirilmek üzere siteden kaldırılmış ve ertelenmiştir. Bu güne kadar da herhangi bir yeni açıklama yapılmamıştır.
Tebliğ taslağında esas itibarıyla üç ana konu hakkında açıklamalar ve düzenlemeler içermekteydi.
1- Bilgisayarlı muhasebe programlarının içermesi gereken asgari standartlara ilişkin düzenlemeler,
2- Defter kayıt ve belgelerin elektronik ortamda tutulması, saklanmasına ilişkin düzenlemeler,
3- Beyanname, bildirim ve belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi ve verilmesi ile ilgili olarak yapılan düzenlemeler.
Söz konusu düzenleme çalışmaları bir taraftan bilgisayarlı muhasebe programlarının ve güncellemelerinin onaylanması diğer yandan da muhasebe kontrol numarası ve denetim dosyası modülü zorunluluğuyla denetime kolaylık sağlayacağı öngörülen bir yapı içermekteydi.
Tebliğ taslağı ileri bir tarihte değerlendirilmek üzere yayından kaldırılmış olmakla birlikte, mükelleflerin tamamına yakını onaylı ya da onaysız, kurallı ya da kuralsız olarak muhasebelerini kayıt altına almakta bilgisayarlı muhasebe programlarını yoğun olarak kullanmaya devam etmektedirler.
Mükellefler bu noktada, basit ölçekli ve sadece (resmi) muhasebe kayıtlarını tutmaya yönelik ticari paketler, modüler mantıkla dizayn edilmiş işlevsel ticari ve üretim takibi içerikli paketler (MRP, MRP II), gelişmiş kurumsal kaynak planlaması (ERP) programları, veri depoları ve iş zekası (BI) programları kullanabilmektedir. Seçimleri ise tamamen iş ihtiyaçlarından doğan gerekler ve program üretici ve satıcılarının pazar referansları çerçevesinde gelişmektedir. Diğer taraftan daha ziyade küçük ve orta ölçekli bir kısım ticari işletmelerle basit üretim işletmeleri de kayıtlarını bilgisayar ortamında ama serbest muhasebeci ve mali müşavir aracılığıyla muhasebe ofislerinde veya iş yerinde tutturmaktadırlar. İhmal edilmemesi gereken bir husus da özellikle iş süreçlerinin gereklerinden doğan ihtiyaçların, piyasada satılmakta olan lisanslandırılmış bilgisayarlı muhasebe programlarının yanında işletmelerin kendi bünyelerinde hazırlanmış firmaya özel programları kullanmalarını zorunlu kılmasıdır.
Uzun lafın kısası, bilgisayarlı muhasebe programlarının çeşitliliği ve dağınıklığı esas itibarıyla bir gerçekliktir ve Maliye Bakanlığı’nın konuyu öncelikleri arasında bulundurmaya devam etmesi gerekmektedir. Bu husus hem muhasebe kaydı ve defter tutmaya ilişkin yasada ortaya konulan maksadın gerçekleşmesinin sağlanması bakımından hem de lisanslandırılmış olsun olmasın düzensizlik ve dağınıklık içerisinde kullanımın bir yönüyle de kolayca kayıtdışı ekonomiye hizmet eden unsurlarının ortadan kaldırılması bakımından elzemdir.
Buna mukabil, geniş ölçekli düzenlemeler yapılması beklenilmeden hareket edilmesi gereken ve düzenleme yapılmasını gerektiren bazı temel hususlar da mevcuttur. Bunlardan en önemlisi yazımızın başlığında da yer verdiğimiz muhasebe kayıtlarının temel hareketi olan “muhasebe fişi”nin yanlış kayıt yapılması durumunda veya düzeltilmek istenilmesi durumunda ne şekilde davranılacağıdır.
Yürürlükte bulunan 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 217. maddesi hükmüne göre,
“Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.
Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz bir hale getirmek yasaktır.”
Klasik usulde bilgisayar programları kullanılmadan yapılacak uygulamalarda bu hükme uygun düzeltmeler yapmak mümkün ve takip edilebilir durumda olmakla birlikte, mevcut bilgisayarlı muhasebe programları gözlemlendiğinde görülmektedir ki, ulusal yazılımlar başta olmak üzere hemen hemen tamamına yakını “fiş silme-düzeltme” özelliğini program içeriğinde yerleşik olarak sunmaktadırlar. Bir kısım programlarda bu özellik alıcılara ve kullanıcılara opsiyonel bir özellik olarak sunulmakta olup bir elin parmaklarını geçmeyecek sayıda program ise program yerleşiğinde bu özelliği kısıtlamıştır.
FİŞ SİLME-DÜZELTME ÖZELLİĞİ NE DEMEKTİR?
Bilgisayarlı muhasebe programlarında muhasebe fişleri, muhasebe hareketleri içeren kayıt araçlarıdır. Tıpkı yevmiye defterinde olduğu gibi borç ve alacak hareketlerini bünyesinde barındırır ve hareket veya toplamlar bazında bilgileri veri tabanına aktarırlar. Bir kısım bilgisayarlı muhasebe programlarında da işlevsel modüllerde izlenen hareketler entegrasyon işlemleri ile programın tercihlerine göre anında, belli bir zaman aralığı ile veya istenildiği zamanda muhasebe verileri ve kayıtları arasına aktarılırlar. Fiş silme-düzeltme esnekliğini haiz programlar, veri tabanına kaydedilmiş muhasebe fişlerinin silinerek yerine yenisinin kaydedilmesine, silinmeksizin tekrar üzerinde çalışılmasına ve düzeltilip aynı tarih ve fiş numarası ile yeniden kaydedilmesine imkan sağlamaktadır. Bu durum ise zaman içerisinde yapılan aralıklı denetimlerde değişen muhasebe fişi numarası ve içeriği ya da yevmiye maddesi numarası ve içeriği olarak kendisini gösterir. Bu durumda sadece elinizde değiştirilmemiş veya düzeltilmemiş ya da silinmeden önceki kayıt mevcut ise karşılaştırma imkanı bulursunuz. Aksi takdirde çoğu kere karşılaştırma olanağından yoksun olursunuz.
Peki, muhasebe fişinin program yerleşiğindeki haliyle silme düzeltme esnekliğini haiz olması hangi anlamlara gelmektedir? Birincisi, Vergi Usul Kanunu’nda yer alan “yapılan yanlışların ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilmesi” zorunluluğunu hükme bağlayan 217. maddesine açıkça aykırılık söz konusudur. İkincisi, kayıtların yasal sürelerinde yapılmasının sağlanmasında önemli bir engeldir. Bu suretle kanunda belli edilen sürelerde yapılması gereken kayıtlar ertelenerek durum netleşince hallederiz mantığıyla, yılın herhangi bir döneminde yapılabilmektedir. Diğer taraftan muhasebe kayıtlarının üzerinde oynanmasına da imkan sağladığı için beyannamelerin verilmesinden sonra dahi kayıtların yeniden ve ilk kez yapılıyormuşçasına düzenlenmesine olanak sağlamaktadır. Her ne kadar programlar veri tabanlarında tüm kayıtların işlenme zaman ve biçimlerini ayrıca “log”lamakta (kayıt etmekte) ise de bu kayıt dosyalarının veri tabanında saklanmaya devam edilmesi hususu da programın sağladığı esneklikler çerçevesinde kullanıcısının insiyatifindedir.
Maliye Bakanlığı elbette mükelleflerce kullanılan bilgisayarlı muhasebe programları aracılığıyla yasaların doğru uygulanmasını sağlamak hususunda program üreticileri tarafından önleyici geliştirmeler yapılmasına ve bu geliştirmelerin kullanımın zorunluluğunu belli etmeye vakıftır ve yetkilidir.
Yetkilerini kullanmaya ilişkin temel tercihlerini, zaten başkaca kamusal lisanslama mercilerince lisanslanan ve kayıt altına alınan programların, onaylanması sürecinde sır bilgi konumundaki kaynak kodlarından ziyade “Bakanlıkça da onaylanmış” açık veri tabanı yazılımı kullanımı ve organizasyonu, veri tabanına kayıt yapma ve bu kayıtları okuma özellikleri ile okumaların ve raporlamaların beyanname ve bildirimleri sistem içerisinden üretmeye yönelik zorunlu modüler geliştirmeleri de yaptırtabilir.
Bu aynı zamanda hızlı ve verimli vergi denetimi yapılmasına da olanak sağlar. Ancak bütün bunların sağlıklı bir kayıt ortamının sağlanması ile mümkün olacağı da açıktır. Bu itibarla, Gelir idaresi ve Maliye Bakanlığı bilgisayarlı muhasebe programlarının kurallandırılması ve onayına ilişkin ayrıntılı düzenleme yapmayı beklemeksizin programların yerleşiğinde sunulan fiş silme ve düzeltme konusunda esnekliği tanımaya devam edip etmeyeceğine karar vermeli ve bunu açıklamalıdır.
Kaynak:
Mümin TÜYSÜZOĞLU
Eski Baş Hesap Uzmanı, Yeminli Mali Müşavir mumint@pdymm.com
