ERP Nedir ?

ERP’NİN ABC’Sİ
Aberdeen Research

ERP’nin günümüzdeki tanımı nedir? Bugün artık ERP konuşulurken sadece planlama fonksiyonundan bahsedilmiyor. ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan veriyor.

ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir:

ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler.
ERP uygulamaları modüler yapıdadır.
ERP uygulamaları entegredir.
ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.
Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

ERP hakkında kafalarda soru işareti oluşturan bazı konulara yanıt aramak gerekirse karşılaşacağımız sorular ve yanıtları şunlar olacaktır:

1.“İş süreci” kavramı şirketin bir bölümü veya özel bir fonksiyonu mudur?
İş süreçleri, kurum içerisinde birden fazla fonksiyona dokunur. Bu nedenle fonksiyonlar ve bölümler üzeridir. Örneğin bir şirkette muhasebe bölümü olabilir ya da satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu bölümler işlerini süreçler aracılığıyla yapar ama süreçler bölüm veya fonksiyon değildir. Örneğin satış süreci, müşteriyi edinmekle başlayan ve ürün veya hizmetin karşılığını müşteriden tahsil edene dek süren bir dizi aşamayı içerir.. Bu nedenle süreçler çok daha geniş bir yapıya sahiptir.

2.Modüler bir ERP uygulaması, standart uygulamalardan nasıl farklılaşır?
ERP uygulamasının güzel yanı, içerisindeki tüm fonksiyonların entegre bir yapıda çalışmasıdır. Bu özelliğe sahip olmayan bir çözüm, iş süreçlerinin bütününü kapsayamaz. Modüler yapının önemi, ERP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar.

3.Kullandığım uygulamalar zaten entegre. Neden ERP düşüneyim?
Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve aslında bu zor bir süreçtir. Ayrıca bir araya gelmiş birçok uygulama tek bir uygulamanın sağladığı özellikleri sağlayamayabilir. Yani 2+2 her zaman 4 etmeyebilir.

Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak aman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır.

Entegre bir ERP paketinde gerekli veriler bir kere girildikten sonra ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir. Uygulamayı kullanan tüm süreçler ve çalışanlar, karar verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı biçimde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur.

4.Neden ERP uygulaması, kurumun sınırlarını aşmak zorunda?
Günümüzde kurumların işleri zaten kendi sınırlarını aşıyor, dahili uygulamalar harici uygulamalarla bütünleşiyor. Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve etkin biçimde sürdürmek orunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor.

5.Kurumun bütününü adresleyen bir ERP çözümüne sahip olmanın avantajları nelerdir?
Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur.
Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.
Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün.
Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.

KOBİ’lerin Başlıca Sorunları
Dünyada birçok KOBİ, 1990’lı yıllardaki ERP fırtınasına yakalanmış ve bu sürecin maliyetlerini ve zorluğunu göğüslemekte zorlanmıştır. Bugün bu kurumların çoğu, güncelliğini kaybetmiş veya gereğinden fazla büyük uygulamalarla iş yapmaya çalışmakta ve rekabetçiliklerini korumak için yeni teknolojilere yatırım yapmak zorunda kalmaktadır. Bugün birçok KOBi ellerindeki sistemler için güncellemelere, farklı uygulamalara ve yeni teknolojilere gereksinim duymaktadır.

ERP’yi yeniden değerlendirmek için doğru zaman mı?
Günümüzde KOBİ’ler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Ayrıca KOBİ’lerin finansman eksiliği de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern KOBİ’leri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki müşterileri korumak çabası içerisindedir. Her geçen gün farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet, KOBİ’lerin bir diğer önemli sıkıntısıdır. Bu sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalara bir göz atalım:

Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman yetersizliği
Kurumsal vizyonu ve hedefleri belirlemedeki sıkıntı
Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik
Çalışanların daha verimli kılınması için gerekli olan ölçütlerin eksikliği
Kurumsal amaçları gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği
Müşteri taleplerini planlamada yetersizlik

Kurumsal stratejilerin belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi yolu, kurum içerisinde portal yapıları üzerinden çalışanlar ile etkileşimin sağlanmasıdır. Amaçlara yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan kaynağı ile etkin iletişim, e-işe alma sistemleri önemli avantajlar sağlayacaktır diğer yandan müşteri taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama sistemleri süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir.

Sonuç olarak...
Günümüzde KOBİ’ler, teknolojiyi, stratejilerini hayata geçiren bir araç olarak konumlandırmaktadır. Gelişmiş analiz araçları, karar destek sistemleri, raporlama araçları ve süreçlere özel uygulamaların özellikleri geliştikçe, bu hedef daha kolay gerçekleşmektedir. ERP çözümleri, bu çabanın en önemli destekçisidir.

KOBİ’lerin farklı iş yapma biçimleri ve kendilerine özgü dinamiklerinin çeşitliliği hala son derece fazladır. Buna karşın operasyonel maliyetlerin düşürülmesi ve yatırımların daha etkin gerçekleştirilmesi sayesinde KOBİ2ler iş amaçlarına daha etkin biçimde ulaşacaktır. Bunun yolu ERP’den geçmektedir. Bu bağlamda KOBİ2ler şu 3 noktaya dikkat etmelidir:

İş amaçlarının ve gerekliliklerin bugünün şartlarına göre belirlenmesi
Potansiyel çözümlerin, üreticilerin ve katma değerli satıcıların değerlendirilmesi
Planların bugün için değil gelecek için yapılması

TOTAL OIL TÜRKİYE A.Ş.BAŞARI HİKAYESİ

Total , Microsoft Dynamics NAV (Navision) ile Operasyonel Verimliliği Yüksek Bir Ekosistem Yaratan Total, Sistemi Her Geçen Gün Geliştirerek Güncelliğini de Sağlıyor

Bayilerinin yapısını düzenlemek ve ortak bir muhasebe sistemine geçirmek isteyen Total , Microsoft Dynamics NAV ( Navision) ile şirketin bayileriyle arasındaki iş süreçlerini standartlaştırıp operasyonel verimliliği artırırken güçlü bir ekosistem kurulmasına yardımcı oldu. Distribütör ve kullanıcılardan gelen istekleri kolaylıkla sisteme tanıtabilen Total, sürüm yenileme çalışmalarında Microsoft Dynamşics NAV iş ortağı Pargesoft ile sistemi gözden geçirdi. Geliştirilen sistem sayesinde hem bayi hem merkez tarafında yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlandı

Durum
Uluslararası bir enerji devi olan Total Grubuna bağlı olarak kurulan Total Oil Türkiye A.Ş., 1992 yılı itibariyle Türkiye’de Total ve Elf adı altında faaliyet gösteren şirketlerin 2002 yılında birleşmesinin ardından, Totalgaz'ı da bünyesine alarak, tek bir akaryakıt, madeni yağ ve LPG şirketi olarak faaliyet gösteriyor. Uluslararası bir teknoloji devi olan Total, Türkiye'nin de aralarında bulunduğu 140 ülkede yıllık 1.170.000 tonun üzerinde ürünü pazarlıyor. Total Oil Türkiye A.Ş. Menemen’de kurulu 30.000 ton üretim kapasitesine sahip madeni yağ fabrikasının yanında İstanbul Haramidere, İzmit Gebze, İzmir Aliağa, Menemen ve Samsun'da kurulu depolama ve dağıtım tesislerine sahip durumda. Ayrıca gruba bağlı Totalgaz şirketi 350'ye yakın otogaz satış noktası, 1000'den fazla ana ve tali tüplü bayisi ve LPG yan ürünleriyle LPG sektöründe faaliyet gösteriyor.

2005 yılı başında, Türkiye çapında 20 ayrı lokasyonda hizmet veren 14 münhasır bayisiyle distribütör yapısına geçen Total , bayilerinin yapısını düzenlemek ve bir muhasebe sistemine ulaştırmak istiyordu ve bu ihtiyaçları karşılayacak bir ERP çözümüne ihtiyaç duyuyordu. Bayilerinin altyapıları, birçok konuda ve özellikle de elektronik ortamda birlikte çalışmak için yeterli değildi. Her birinde farklı muhasebe altyapısı olması merkezde veri konsolidasyonuna imkan tanımıyordu. Dağıtım ağının kontrol altına alınması ve merkezi yönetimin getireceği diğer önemli faydalardan yararlanılması isteniyordu

Çözüm
Piyasadaki seçenekleri değerlendiren Total , aradığı çözüm için Microsoft Dynamics NAV’ı değerlendirmeye başladı. Microsoft Dynamics NAV’ın bayi yapıına uygun olması ve kullandıkları veritabanı çözümüyle Microsoft Dynamics Nav arasında birtakım öğeleri konuşturabilecek olmaları NAV’ı öne çıkaran özellikler oldu. Mevcut veritabanında takip edilen belli müşteri ve ürün segmantasyonlarının Navision ortamındaki boyutlar kullanılarak bayiler tarafaından daha derinlemesine kullanılması da mümkün olabilecekti. Taşınabilir cihazlar ile mobil kullanıma kolay uyum sağlayabilme de, seçim nedenlerinden bir diğeriydi.

Projeye pilot bir bayide başlandı ve tüm satış, satın alma, muhasebe iş süreçleri analiz edildi. Model oluşturulup, yapı netleştirildikten sonra bu model diğer 13 bayiye aynı şekilde uygulandı. Bayilerden gelen özel istekler olduğunda, belli noktalar kapsam dışı bırakıldı. Bu özel istekler Total tarafından onaylandıktan sonra , uygulamanın özelleştirilmesine yönelik çeşitli işlemler gerçekleştirildi.

Bu süreçte bayilerde segmantasyon çalışması yapılarak hangi bayinin hangi segmentte daha başarılı, hangisinde daha zayıf olduğu belirlendi ve zayıf noktaların üzerine gidilmeye başlandı. Bayilerin iş süreçleri ve kendilerince yaptıkları segmantasyon gözden geçirilerek segmantasyon ve müşteri profili ile ilgili hatalar düzeltildi. OLAP küpleri ile esnek ve gerçek zamanlı erişilebilen bir analiz ortamı oluşturuldu. Yöneticilerin ve ilgili kişilerin, sistemden hangi bayinin, hangi dönemde, hangi üründe, nasıl bir performasa ulaştığını farklı boyut analizleriyle anında görüntüleyebilmesi sağlandı. Böylece Microsoft Dynamics NAV, Total’in satış, pazarlama ve bayi ilişkileri açısından bir karar destek sistemi olarak da yapılandırıldı.

Navision’ın kullanım kolaylığı ve alışılmış Microsoft ekran ve menülerine sahip olması, bayilerdeki kullanıcıların sisteme çabuk uyum göstermesini sağladı. Stok kartlarının ve hareketlerinin tanımlanmasında kullanıcıların gösterdiği hızlı uyum ile, ilk günden itibaren merkezde doğru ve güvenilir bilgi birikmeye başladı.

Yararlar
Daha Net Bir Bayi Profili Tek Bir Ekosistem, Operasyonel Verimlilik
Dağıtım yapısına sahip tüm şirketlerde olduğu gibi Total ’de de ana firma, bayiler ve son müşteri tek bir ekosistem içerisine alınamazsa, arada ciddi kopukluklar olabiliyor. Microsoft Dynamics NAV ile birlikte dağıtım ağındaki tüm taraflar tek bir ekosistem içerisinde birleştirildi ve çok daha yakın bir ilişkiye kavuştu. Dolayısıyla Total artık hem son kullanıcısının hem de bayilerinin nabzını çok daha iyi tutabiliyor. Böylece Total bayilerini daha iyi yönlendirip onların başarısına doğrudan katkıda bulunabiliyor.

Gerçek zamanlı verilerle beslenen, tüm ilişkilerin elektronik ortama taşındığı bu ekosistem aynı zamanda operasyonu daha verimli kılıyor. Total yetkilileri, Microsoft Dynamics Nav’ın sadece bir BT altyapısı sağlamayıp muhasebenin daha iyi takip edilmesini, ürünlerin daha iyi analiz edilmesini, müşteri ve kârlılık durumlarının daha doğru değerlendirilmesini sağlayan ve bir ticari kurumun ihtiyaç duyduğu tüm bakış açısını da yansıtan bir model olduğunu vurguluyorlar.

Ortak Standartlarla Yüksek Yönetilebilirlik
Total bayileri eskiden farklı yapıda muhasebe sistemlerine ve farklı iş yapış yöntemlerine sahipken, muhasebesel anlamda bayilerin aynı dili konuşmasını sağlamak ve tüm raporları konsolide etmek büyük bir sorun oluşturuyordu. Microsoft Dynamics NAV’ın sağladığı ekosistem, 14 bayinin aynı sistemi kullanmasını ve müşteri ve ürün segmantasyonu, muhasebe, satış ve finansal tabloların yapılandırılması açısından standartların oturtulmasını sağladı. Bu yapı aynı zamanda Total ’e doğru analiz imkanı kazandırdığı için bayilerin operasyonları daha iyi yönetilebilir hale geldi.

Bayiler ve merkezde ortak dilin konuşulmasını sağlayan raporlama ile artık herkes aynı segmentasyondan bahsediyor. Müşteri tipi, ürün, ürün kategorisi merkez tarafından belirlendiği için, hem bayi hem merkez, satış raporlarından aynı anlamı çıkartıyor. Eskiden yaşanan bazı anlam kargaşaları ortadan kalkmış durumda.

Bayilerin yapmış olduğu bazı hatalarda, ortak raporlama sayesinde daha kolay yakalanabiliyor. Veri girişinde yapılan hata nedeniyle belli ürün ya da ürün grubunda alışılmış eğilimin dışında bir rakam görüldüğünde, veri girişi sorgulanarak, hatanın hemen düzeltilmesi sağlanıyor.

Stratejik Kararlara Destek
Total yönetcileri bugün Microsoft Dynamics NAV ile her tür analiz ve raporu sistemden gerçek zamanlı alabiliyorlar. Hangi bayinin, hangi dönemde, hangi üründe, nasıl bir performansa ulaştığı farklı boyut analizleriyle anında görüntülenebiliyor. Bu yüzden Microsoft Dynamics NAV, Total’in satış, pazarlama, distribütör ilişkileri gibi stratejik karar alma noktalarında karar destek sisteminin önemli bir parçası oldu.

Ortaya Çıkan Yeni İhtiyaçlara Kolay Uyum
Microsoft Dynamics NAV ile zaman içinde ortaya çıkan ihtiyaçlar kolaylıkla karşılanabiliyor. Örneğin, akaryakıt dağıtımında distribütörlük sistemi ortaya çıktığında, sistem Microsoft Dynamics NAV’ın üzerine kurgulandı ve akaryakıt bayileri de aynı sisteme dahil edildi.Aynı şekilde farklı kampanyalarda ortaya çıkan bazı gereksinimlerde kolaylıkla sisteme tanıtıldı. Kullanıcının sistemi kolay kullanması ve işini hızlı ve rahat görmesi için gerekli uyarlamalar, hızla sisteme tanıtılıp devreye alınabildi. Bu sayede yüksek kullanıcı memnuniyeti sağlanmış durumda. Nur Kulaoğlu bu konuda iş ortağının önemini de vurguluyor: “Microsoft Dynamics NAV’nın teknolojik altyapısı kadar Pargesoft’un tecrübesi de sistemi bu denli bize uygun hale getirmemizde çok etkili oldu. Pargesoft yönetici ve danışmanlarının tecrübesi, ürün bilgisi, yaklaşımı, ihtiyaçlarımızı doğru anlayıp hızlı çözüm üretmesi, gerçekleştirdiğimiz sürüm yükseltme ve gözden geçirme projesinin başarısında çok etkili oldu. Hem bütçe hem zaman olarak hedeflerimizin içinde kaldığımız gibi yüksek kullanıcı memnuniyeti de elde ettik.”

Kullanım Kolaylığı
Microsoft Dynamics NAV kullanıcı dostu bir yapıya sahip. Ayrıca diğer Microsoft ürünlerine alışkın olan kullanıcılara çok tanıdık gelen arabirimler sunuyor. Bu sayede bayilerde bilgisayar ve muhasebe bilgisi çok iyi olmayan kullanıcılar bile kısa bir eğitim sonrası sistem kolayca adapte olabildiler.
-----------------------------------------------------------------------------------------------

Çözüme Genel Bakış 

Müşteri Profili
Uluslararası bir enerji devi olan Total Grubuna bağlı olarak kurulan Total Oil Türkiye A.Ş., 1992 yılı itibariyle Türkiye’de Total ve Elf adı altında faaliyet gösteren şirketlerin 2002 yılında birleşmesinin ardından, Totalgaz'ı da bünyesine alarak, tek bir akaryakıt, madeni yağ ve LPG şirketi olarak faaliyet göstermektedir.

Ticari Durum
Türkiye çapında 20 lokasyonda hizmet veren 14 münhasır bayiye sahip olan Total , farklı muhasebe altyapılarına sahip bu bayileri standart bir yapıda birleştirmek ve merkezi yönetimin sağlayacağı avantajlardan yararlanmak istiyordu.

Çözüm
Esnek yapısı, kolay kullanım özellikleri, boyut bazında detaylı raporlama olanakları nedeniyle, bayi yönetim sistemi olarak Microsoft Dynamics NAV’ı seçen Total, tüm madeni yağ ve akaryakıt bayilerinde Microsoft Dynamics NAV kurulumunu gerçekleştirdi.

Yararlar
- Bayi ve son kullanıcı profili daha net ve hızlı görülmeye başlandı.
- Ana firma, bayiler ve son müşteri tek bir ekosistem içerisine alınarak operasyonel verimlilik sağlandı.
- Bayiler arasında aynı dil kullanılır hale geldi; ürün ve müşteri segmentasyonunun doğru yapılması sağlandı.
- Üst yönetimin stratejik kararlarını gerçek zamanlı raporlarla daha doğru alabilmeleri mümkün oldu.
- Kullanım kolaylığı ve hızlı uyarlama şansı ile kullanıcı memnuniyeti sağlandı.
 

Yazılımlar ve Hizmetler
- Microsoft Business Solutions–Navision
- Muhasebe
- Satın alma
- Lojistik
- Finans