Proje Yönetim Çözümü - Dynamics NAV Elementa

Elementa’nın temel felsefesi

 

Elementa, Pargesoft tarafından, profesyonel hizmet sektöründe proje bazlı çalışan firmalar için Microsoft Dynamics NAV ile bütünleşik (entegre), web tabanlı olarak geliştirilen proje yönetim yazılımıdır.

 

Elementa, tüm kaynaklarınızı ve enerjinizi proje planlama ve yönetiminde en verimli şekilde kullanmanızı sağlayacak eşsiz bir platformdur. Elementa’nın her bir modülü, doğadaki dört element gibi, birbiriyle ilişkilendirilir, biri diğerini mükemmel bir uyumla besler ve güç verir. Elementa iş ve proje yönetiminde bu mükemmel uyumdan yola çıkarak eksiksiz bir döngü oluşturur.

 

Elementa, arka ofisindeki güçlü ERP yazılımı Dynamics NAV ile beraber projenin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve raporlanmasını sağlayan, diğer tüm iş birimlerinizle ilişkilendiren güçlü yapısıyla tüm sorunlarınızı çözer, maliyetlerinizi düşürürken karınızı artırır.

Gereksinimler, Sorunlar ve Çözüm
Proje, başı ve sonu belirli olan, çeşitli kaynakların kullanılması ile belirli bir amaca yönelik süreçler zinciri olarak tanımlanıyor. Ancak birçok tanımda eksik kalan, her projenin aslında bir karmaşa ve kaos olduğudur. Projeler yapısı gereği birçok unsurun aynı anda yönetilmesini gerektirir ve dinamik çalışma yöntemleri olarak karşımıza çıkar.

 

Bu kaostan çıkmanın tek yolu ise sistem dahilinde etkili yönetimdir.

 

Proje yönetiminin başarılı olması için;

• Eksiksiz bir proje tasarı/planının olması;
• İnsan kaynaklarının doğru yer ve sürede kullanılabilmesi;
• Takvim uygulamalarıyla insan kaynaklarının çalışma sürelerinin hatasız şekilde izlenebilmesi;
• Saha çalışmaların eksiksiz şekilde sisteme aktarılması ve izlenebilir olması;
• Proje yönetiminin tüm kollarının birbiriyle ilişkilendirilebilmesi;
• Proje yönetiminin, muhasebe, satın alma, insan kaynakları gibi diğer iş birimleriyle kesintisiz ve eşzamanlı olarak entegre çalışması;
• İş zekasının; izleme, karşılaştırma, karlılık ve verimlilik raporları kadar süreç iyileştirme çalışmalarını mümkün kılabilmesi gerekmektedir.

Proje yönetimi konusunda ne kadar deneyimli, titiz olursa olsun birçok proje beklendiği gibi başarılı olmuyor/olamıyor. Maliyetler artıkça projelerde zarar ön plana çıkıyor. Buna bağlı olarak Müşteri memnuniyeti düşüyor. Proje adımlarında ortaya çıkan aksamalar ve insan kaynaklarının verimli kullanılmaması nedeniyle projede yer alan tüm kurumlar arasında çatışmalar yaşanabiliyor.


Yapılan araştırmalara göre projeler yürütülürken kuruluşların en çok karşılaştıkları sorunlar şöyle:
Maliyet planlamasında sapmalar % 40.3
Ekip çalışmalarında sorunlar % 18.9
Fizibilite ve değerlendirme aşamasında sorunlar % 14.4
Planlama aşamasında sorunlar % 12.2
Yönetimden kaynaklanan sorunlar % 8.9     

Diğer % 6.7

Projeler insanlar tarafından planlanır, tasarlanır, izlenir, kontrol edilir ve değerlendirilir. Belki en büyük risk faktörü de insan. Eğer insan kaynakları doğru şekilde yönetilemezse, görev ve roller plan dahilinde belirlenemezse proje grubunun oluşturulmasında ya da ekip çalışmalarında sorun çıkması kaçınılmaz olur.


Ya da en büyük sorun olarak gösterilen maliyet planlamasındaki sapmalar etkin bir izleme olmamasına, maliyetlerin analiz edilememesine, planlamanın hangi adımda şişme ve darboğaz olduğunu görülememesine, önceki proje maliyetlerinin doğru analizini yapıp sonraki projelerde iyileştirme çalışması yapılamamasına bağlanabilir.


Bu aşamada motorcuların bir sözünü hatırlamakta fayda var: “Sürüş için değil çarpışma için giyin”. Elementa, sizi tüm projelerde oluşabilecek risklere karşı koruyabilen, gereksinimlerinize cevap veren, maliyetleri kontrol altına alıp karlılığı artıran, firmaların iş süreçlerine uyum sağlayabilen ve özelleştirilebilen yönetim sistemidir.

Başarı ve başarısızlık, firmaların insanların enerji ve yeteneklerini ortaya çıkarabilmesine bağlıdır.          
Thomas J. Watson, Jr.

Saha artık parmağınızın ucunda…
Hava nasıl özgürlüğün simgesiyse Elementa da firmlara, sahada ya da ofiste, mesafelere rağmen tam özgürlük ve özgürlüğe rağmen tam kontrol sağlıyor. Proje yöneticileri sahaya inmeden saha bilgisin eşzamanlı, eksiksiz olarak alabiliyor, Sahada çalışan ekip üyesi web tabanlı erişim sayesinde ofise gitmeden kendisine atanan işleri görüp sonuçlarını sisteme girebiliyor bu sayede projenin gelişimi anlık olarak izlenebilir hale geliyor.

NAV Elementa’nın size kazandırdıklarıyla projeleriniz başarı hikayesine dönüşecek:

• Maliyetler kontrol altına alınırken karlılık artar: %8’e kadar daha fazla kar!
• Kaynak planlamasını mümkün kılarken verim artar, daha az insanla daha fazla proje yönetebilirsiniz.
• Gerçekleştirilen tüm projeleri; planlama, uygulama, maliyetlendirme ve sonuç bakımından karşılaştırarak her projeyle süreçlerinizi iyileştirebilir ve müşteri memnuniyetinizi arttırabilirsiniz.
• Gelişmiş raporlama fonksiyonlarıyla; yönetim, proje lideri ve proje ekipleri yürütülen projeler üzerinde tam kontrol sağlar.
• Güçlü ve esnek arka ofis yazılımı olan Dynamics NAV ile şirketinizin tüm iş süreçleri aynı platform üzerinden yürütülür,

Her ERP implemantasyonu bir projedir
Her projede olduğu gibi iyi planlamalı ve iyi takip edilmelidir. Erp projeleri üç ayaklıdır: Çözümün kendisi, çözümü alan firma ve çözümü firmanıza uyarlayan danışman firma.
Çözümümüz, sektörde onlarca firmaya uyarlanarak geliştirilmiştir ve Dynamics NAV temelinde mükemmel sonuçlar almanızı sağlamaktadır.


Danışman firma olarak Pargesoft hem yazılım hem de proje yönetimi açısından deneyimli ve uzman kadrosu ile hizmet vermektedir. Elementa’yla tanışın, firmanızı beraber geleceğe taşıyalım. www.pargesoft.com.tr

Microsoft Dynamics CRM 2013 Global Premiere Event

Deliver amazing customer experiences every time. Microsoft Dynamics CRM helps you turn every customer into a happy customer. Watch the Microsoft Dynamics Global Premiere Event to learn more about Microsoft Dynamics CRM 2013.

ERP Yazılım Seçim Kriterleri

İşletme için uygun bir ERP paketinin seçimi gerçekten büyük bir zorluk taşımaktadır. ERP sistemlerinin fonksiyonları birbirlerine oldukça benzemektedir. Satın alınacak paketin fonksiyonel olarak uyumlu olması, bir başka deyişle iş süreçlerini karşılayacak bir paket olması gerekmektedir. Paketin; işletmenin imalat, finans, dağıtım, muhasebe, bilgi teknolojileri, insan kaynakları gibi fonksiyonları ne derecede karşılayacağı önemlidir. Gereksinimleri en iyi ve optimum şekilde karşılayacak ERP paketi seçilmelidir.

 

Yazılım seçimi süreci, diğer unsurlar içerisinde en az riskli olanıdır. Bu aşamada seçim sürecinin en fazla altı ay içerisinde sonlanmasına dikkat edilmelidir. Seçim sürecinin uzaması, sistemin hayata geçiş süresini de uzatacak ve işletme içinde moral bozukluğuna sebep olabilecektir. Proje yöneticisi seçim sürecini yönlendirmekten sorumludur. Seçim aşamasında işletmenin yönetim kadrosu çalışmalara dahil edilmelidir.

 

Yazılım paketi değerlendirme süreci, genellikle yazılım paketi sağlayıcısının ve ürünün organizasyonun belirli ihtiyaçlarını karşılama derecesini belirlemek üzere listelenmiş, detaylı bir soru listesi olan öneri istek formuna dayanmaktadır. Bu liste aşağıdaki soruları içermektedir:

 

• Fonksiyonlar
• Pakette bulunan fonksiyonların kapsamı nedir?
• Bu fonksiyonların ne kadarı standarttır?
• İşlevler ihtiyaca cevap verebilmekte midir?
• Hangi ihtiyaçlar paket tarafından karşılanamamaktadır?
• Paket hangi gelecek ihtiyaçları karşılayabilmektedir?
• Esneklik
• Paket kullanıma uygun mudur?
• Paket program kullanıcıya göre güncelleştirilebilir mi?
• Kullanım kolaylığı
• Teknik destek olmadan paketin kullanımı mümkün müdür?
• Paket programın anlaşılabilirliği ne düzeydedir?
• En fazla kullanıcı sayısı kaçtır?
• Donanım ve yazılım kaynakları
• Paketin kullanılacağı bilgisayar özellikleri nelerdir?
• Hangi işletim sistemi kullanılacaktır?
• Paket bağımsız çalışabiliyor mu?
• Yazılımın giriş/çıkış kaynakları hangileridir?
• Saklama ve yedekleme sıklıkları ve özellikleri nelerdir?
• Paket programın hızı nedir?
• Kullanıcının mevcut işletim sisteminde çalışabilmekte midir?
• Veritabanı özellikleri
• Hangi tip veritabanı/dosya yapısı kullanılmaktadır?
• Paket programın veritabanı ve dosya yapısı kullanıcı ihtiyacını karşılayabilmekte midir?
• Bakım
• Paket programın güncelleştirilmesi söz konusu mudur?
• Güncelleştirme kolaylığı var mıdır?
• Belgeleme
• Paket hangi tiplerde raporlar sunmaktadır?
• Paket program kullanımını açıklayan belgeleme yapılmış mıdır?
• Satıcı Kalitesi
• Satıcı bu uygulama alanında tecrübeli midir?
• Satıcının kuvvetli satış ve finansal kayıtları var mıdır?
• Satıcı ne tür destekleyici faaliyetler sunmaktadır?
• Satıcının aktif bir kullanıcı grubu var mıdır?
• Maliyet
• Paket programın benzerleri ile fiyat karşılaştırması sonucu nedir?
• Yıllık bakım, anlaşma, lisans vb. hizmetler sağlanmakta mıdır?
• Paket programın satın alma, kurma ve işletme maliyetleri ne kadardır?

 

Paket programın incelenmesi ve değerlendirilmesi sürecinde yukarıdaki sorulardan yararlanılabilmektedir. Paket program ve satıcı seçimi gerçekleştirildikten sonraki asama, uygulama paketinin nasıl kurulacağı ve kullanılacağı hakkındaki kararın verildiği yerleştirme aşamasıdır. Paket programlar arasından seçim yapmak, her birinin farklı avantaj ve dezavantajlara sahip olması ve çok azının kullanıcı ihtiyaçlarını karşılaması nedeniyle zor bir süreçtir. Satıcılar, tipik olarak, sistemlerinin güçlü yönlerini ön plana çıkartıp, zayıf yönlerini gizleyerek, sistemlerini satmaya çalışmaktadır. Bu noktada, hangi özelliklerin önemli, hangilerinin önemsiz olduğu kararının verilmesi çok güç olabilmektedir.

 

ERP paketinin alındığı yazılım ve danışmanlık firmasının sağlam ve güvenilir olması gerekmektedir. Seçilecek kurum, işletme için gelecekte çok önemli ve kritik bir is ortağı konumunda olacaktır. Çağa ayak uydurabilmek ve yenilikleri takip edebilmek için yazılımcı firmanın araştırma, geliştirmeye önem veren ve bu ise kaynak ayırabilen bir kurum olması gereklidir. Ayrıca, yazılımcı firmanın gelecekte de var olabilecek mali performansa sahip olması önemlidir. Paketin daha önce hangi işletmelerde kullanıldığı ve ne kadar başarılı olduğu da değerlendirilmesi gereken bir ölçüttür.

 

ERP paketi kurulumu sırasında ve sonrasında, yazılımcı firmanın vereceği destek hizmetlerinin de üzerinde durmak gerekmektedir. Bu hizmetler; eğitim, teknik destek, yeni versiyonların kurulumu ve diğer faaliyetleri kapsamaktadır. Bu destek hizmetleri; sistemin islemesine, verimli çalışmasına ve gelişimin katkıda bulunmaktadır.

 

Bir satıcıyı seçmek için yapılacak değerlendirmenin kriterlerinden bazıları aşağıda sıralanmaktadır:

 

• Sistem uygulamaları ve donanım gereklerini karşılayabilme,
• İşletme isteklerindeki değişimleri uyarlayabilme esnekliği,
• Satış sonrası sağlanan servis desteği,
• Gelecekteki gereksinimleri karşılayabilme becerisi,
• Vizyonu ve stratejik pozisyonu,
• Maliyet,
• Sektördeki satıcı deneyimi,
• Satıcının güvenilirliği ve finansal kararlılığı,
• Sürekli bakım/onarım desteği verebilmek,
• Sürekli eğitim desteği verebilmek,
• Bağımsız organizasyonlar tarafından satıcının değerlendirmeleri,
• Yıllık büyüme oranı,
• Pazar payı,
• Son teknolojiyi kullanmaları.

 

Bir çok ERP paketi çeşitli benzerliklere sahip olmalarına karşın önemli farklılıklara da sahiptir. Genelde ERP yazılımı tedarikçilerinin kendilerine özgü yönetim felsefeleri ve is uygulamaları mevcuttur. Bu sebeple bir ERP paketi satın almak; bir yazılım satın almanın da ötesinde yazılım tedarikçisinin bakış açısını satın almak demektir. Bu, yazılımı satın alan organizasyonun, mevcut süreçlerini ve prosedürlerini yazılım tedarikçisinin anlayışına uydurmayı kabul ettiği anlamına gelmektedir. Bu sebeple her organizasyon rekabet gücünü arttıracak ve zayıflıklarının üstesinden gelecek bir sistem seçmeli ve kurmalıdır.

 

ERP sistemleri dikkatlice incelendiği zaman görülecektir ki, sistemin %80-90’ı hemen hemen aynı iken geri kalan %10-20’si, özel ihtiyaçlar doğrultusunda işletmeye uyarlanabilmektedir. Bu sebeple organizasyonlar, kendileri için en önemli olan is ihtiyaçlarını tanımlamalı ve seçilecek sistemde olmasını istedikleri özellik ve fonksiyonları belirlemelidir. Süreçlerin tasarımı seçilen yazılıma bağlıdır. Kimi yazılımlar, süreçlerin yazılıma uyarlanmasına uygunken, kimileri de yazılımın mevcut süreçlere uyarlanmasına olanak tanımaktadır. Sistem seçimi için kullanılabilecek iki metot bulunmaktadır;

 

• Enformasyon teknolojisi altyapısına odaklanarak is stratejilerinin etraflıca kurulması: Bu metodu daha çok büyük işletmeler tercih etmektedir. Örneğin verilerin merkezileştirilmesi ve artan kontrol işletmelere büyük faydalar sağlamaktadır.

 

• Spesifik bir isi gerçekleştirmek için gereken özelliklerin belirlenmesi: Genelde küçük ve orta ölçekli işletmelerin tercih ettiği bu yaklaşımın, islerin yönetiminin kolaylaşması, operasyon verimliliğinin artması, maliyetlerin azalması gibi faydaları bulunmaktadır. Bir yazılım seçimi sürecinin önemi asla göz ardı edilmemelidir.

Değişim Yönetimi Anahtarları ERP

Erp pazarını incelediğimizde vardığımız sonuç, pazarda hem arz tarafına, hem de talep tarafına ait hala çözülemeyen bazı ciddi sorunların var olduğudur. Böyle olunca Erp pazarının, pazarın tüm segmentlerinde sağlıklı bir şekilde gelişememesini normal karşılamaktan başka bir çaremiz kalmıyor. Aslında sorun sadece Erp pazarına ait değil, arz ve talep tarafında birbiriyle etkili iletişim yöntemleri geliştirememiş tüm sektörlere ait bir sorun.


“Çözümlerin halka inememesinden” dolayı sorun yaşayan tüm pazarlarda olduğu gibi Erp pazarında da çözümler, konunun uzmanı olduğu varsayılan basamaklarda takılıyor. Bu basamakların ilki, Erp’nin “bir yazılım” olduğu düşüncesine dayalı olarak “bilgi işlemciler” oluyor. Şans eseri bu basamağı atlayabilen Erp çözümleri bu sefer, planlama ve üretim departmanlarında konuşlanan ve yazılımın “mrp-malzeme ihtiyaç planlama” içeriğine odaklanan “endüstri mühendisleri”ne takılıyor. Erp’nin arz ve talep tarafları arasındaki iletişim, genellikle bu iki basamağın bilgi ve deneyimi kapsamında sınırlı kalıyor. Böylece çok daha farklı disiplinleri kullanan lojistik, muhasebe, personel, kalite gibi fonksiyonların arz ve talep tarafındaki “erp iletişimine” katkısı yeterli düzeyde olmuyor.

Bahsettiğimiz bu kapsamdaki sorunların bizce en önemli nedeni, çözüme dair tanımlamaların yetersiz ve hatalı yapılmasıdır.

Adına ister “erepe” diyelim, ister “iarpi” diyelim, ne dersek diyelim, ancak ona sakın “kapsamlı bir mrp ya da stok yönetimi yazılımı” demiyelim! “Yazılım” ya da “mrp-malzeme ihtiyaç planlama” bazlı tanımlamalar, Erp’nin çok işlevli yapısına ve bilgi sistemlerinde kurumsal entegrasyon sağlayan özelliğine gölge düşürmektedir.

Öncelikle belirtmek gerekir ki, Erp bir bilgi sistemidir.

Erp, diğer bir deyişle kurumsal kaynak planlama, şirketlerin muhasebe, lojistik, üretim, personel, kalite, bakım vd. tüm bilgi kaynaklarının, tek başlarına ve aynı zamanda birbirleriyle anlamlı ilişkiler çerçevesinde, entegre bir şekilde yönetilmelerini sağlar. Erp, bu bilgi kaynaklarının “girdiler-süreçler-çıktılar” şeklinde ve sektör-şirket özelliklerine göre istenilen format ve detayda dizayn edilmesini sağlar.

Şirketler Erp sayesinde, süreçlerindeki revizyonları ya da yenilikleri, toplam entegre bilgi yapısından kopmadan, sağlıklı ve hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirler. Şirketler Erp sistemine, reaktif girdilerini (input) girerek, hem operasyonlarını istedikleri detay ve formatta takip ederler, hem de bu girdilerden optimum iş sonuçlarına ulaşılmasına yardımcı olacak olan proaktif çıktılar (output) oluştururlar. Bu özellikleriyle Erp, sektör ve şirket gereksinimlerine göre dizayn edilebilen, esnek, parametrik ve entegrasyon özelliklerine sahip, hem operasyonları izleme amacına yönelik, hem de karar alma amacına yönelik bir bilgi sistemidir (karar destek sistemi).

Erp, şirketlerin geleceklerini planlamalarına yardımcı olan en büyük ve somut araçlardan birisidir.



Erp, Müşteri İlişkileri Yönetimi’nin (CRM), Tedarik Zinciri Yönetimi’nin (SCM), İş Zekası’nın (BI) omurgasıdır, Toplam Kalite Yönetiminin (TQM) somut bir şekilde izlenebileceği en aktif platformdur.



Erp, şirketlere değişik disiplinler yardımıyla kurulur (Proje Yönetimi, Süreç Yönetimi ve Süreç İyileştirme, Bilgi yönetimi ... )

Erp, ancak bir kültür şemsiyesi altında yaşar (Değişiklik Yönetimi).

Erp’nin en büyük destekçisi, o şirketin entellektüel sermayesidir (İnsan Kaynakları Yönetimi).
Kaynak : Memet Özkan

How NOT To Throw Out 125 Million Dollars

How not to throw out 125 Million dollars when creating applications

No-Usability-Equals-125-Million-Dollars-In-The-Trash-from-UsefulUsabilityDo NOT throw out 125 million dollars like Avon did after their application was deemed unusable. Instead, learn from their mistakes and protect your investment (and job). Here is how. Avon will throw out 125 Million Dollars because it has cancelled an SAP implementation that took four years to develop, as recently reported by the Wall Street Journal. According to the article in the Wall Street Journal (Avon’s Failed SAP Implementation Reflects Rise of Usability). Avon did so after field testing in Canada revealed that users found the software unusable, and started leaving Avon in droves.

According to the article…

“As the WSJ’s Drew Fitzgerald reported earlier today, Avon is pulling the plug on a $125 million software system rollout that has been in the works for four years after a test of the system in Canada drove away representatives the door-to-door beauty product company relies on to drive sales. Avon began testing the new order management software system in Canada in the second quarter. While the new system based on software supplied by SAP AG worked as planned, it was so burdensome and disruptive to the representatives’ daily routine that they left in meaningful numbers. Avon relies on a direct sales model where its representatives aren’t employees, which makes it difficult to add new tasks associated with the software system.”

Ouch. If you are a CIO and you like your job I have a simple tip for you…

“Conduct usability testing often and extensively when developing new applications.”

If you are a CIO you can stop reading now. Thanks for stopping by! But for the rest of us, let us examine why Avon ended up throwing out $125,000,000.00 and four long years of work by what was probably a large team. It is called usability, or user experience. Without an easy to use and satisfying user experience your application will NOT be used by your users and you will have wasted your money. As the article in the Wall Street Journal states…

“At a time when people are accustomed to using well-designed applications from companies such as Google Inc. and Apple Inc. in their personal lives, they have little patience for workplace applications that leave them confused. Functionality is no longer the definition of success. Usability is key.”

Just to repeat a very important phrase

“USABILITY IS KEY”

Here are five tips you can use to make sure YOU do not throw out one hundred and twenty five million dollars:

1. Identify Your Personas A Persona is a fictional representation of your typical users, and includes both behavioral and goal oriented information that is critical for design decisions. In a previous article I wrote about tips you can use to create Personas and how to avoid bad ones, but suffice it to say it is critical that you have Personas BEFORE starting any application development project.

2. Design for Persona Critical Tasks Personas include information on the top 3 or so critical tasks they MUST do to be successful. Your application should include bold statements that failure to make those tasks brain-dead simple means failure of the application. Never forget about those critical tasks, and make sure your application design is focused on continually seeking ways to make those tasks simple, fast and super-easy.

3. Conduct Early Prototype Usability Testing Conducting usability testing early and often is not just a catch-phrase. Early prototype testing includes testing wireframes and even conducting Card Sorts very early in the process. The data gathered from this testing will ensure your application design is focused from the users perspective. There are lots of free or pay card sorting tools that make conducting card sorting and creating information architectures easy. There is no excuse for not gathering this data. Testing paper wireframes is also a really easy but extremely helpful data point.

4. Test Often During Development Testing often during your application development is another key to creating usable (and thus successful) applications. Using remote usability testing methods means testing can be done almost instantly, and data can be captured in hours, not days or weeks. There are excellent books on how to conduct remote testing that make it fast and easy for even newbies to create and run usability tests. Using an agile method of application development? No problem, remote testing during sprints means never having to say you are sorry (to your spouse after you come home with a box of your stuff in hand because you just got fired for a bad application).

5. Include users in your team An excellent idea that few organizations seem to use is including actual users as part of the application design team. Having a group of actual users that you reach out to for feedback and input will clear up disagreements and clarify your purpose as you move through your process. Panels of users are worth their weight in gold. Use the input and commentary you receive from actual users as you go through your sprints or waterfall process. Their input will ensure you are keeping your application on track from a usability perspective.

Conclusion on How to Not Throw Out 125 Million Dollars

By incorporating usability testing and conducting user-centered design as part of your application development process you will ensure your design is user-friendly and successful. Failure to do so risks the potential of your application not being used, which can waste 125 Million Dollars and four years of work. As has been said before, Failure is Not an Option!

For more tips on how to include testing as part of an application development process read the article on 24 usability testing tools.

Wall Street Journal: Avon’s Failed SAP Implementation Reflects Rise of Usability

A recent study, published in the Harvard Business Review, identified progress as the primary determinant of employee motivation and performance. Not recognition or incentives. Not the threat of punitive action. Progress. When your employees are able to complete their tasks, they feel better about themselves and their jobs. They’re happier. And happier employees are more productive.

Conversely, but perhaps more obviously, when you present obstacles to getting things done, productivity and job satisfaction suffer. Case in point: The SAP implementation in Avon’s Canadian operation that had employees leaving departing the company. The Wall Street Journal reports (12/12/13) that

“While the new system based on software supplied by SAP AG worked as planned, it was so burdensome and disruptive to Avon representatives’ daily routine that they left the company in meaningful numbers.”

No one at Avon planned to make employees so frustrated they quit. But the case illustrates what happens when a cumbersome user experience makes routine tasks time consuming, leading to frustration that can drain employee morale and satisfaction.  

People have become accustomed to an abundance of simple, well-designed apps in their personal lives, and they are beginning to expect—if not demand—the same sophistication on the job. They want tools that are easy to use and simple to learn. They want an intuitive user experience that makes their jobs easier.

Microsoft Dynamics AX can help companies that have committed to SAP overcome the challenges of low user adoption and mitigate the risks of alienating users. Working together, AX and SAP can help the enterprise find harmony between user-friendly applications and powerful back-end systems.

At Microsoft, we’ve found that balance. While certain internal financial systems run on SAP, the vast majority of our users will never see SAP but will instead work through other systems like Microsoft Dynamics AX that offers a great user experience and can pass data seamlessly to SAP. Unlike the experience that proved frustrating at Avon, Microsoft offers our employees a user-centric experience that actually improves user adoption, satisfaction, and productivity. We benefit from SAP in the back office, while the familiar, intuitive user interface and streamlined workflows that characterize Microsoft Dynamics AX remove obstacles to getting things done. We help people accomplish work efficiently and effectively, increasing productivity while improving workers’ overall sense of well-being.

You’ve invested a lot in your ERP, but you’ve invested more in your employees. Shouldn‘t they work well together?