ERP Yazılım Seçim Kriterleri

İşletme için uygun bir ERP paketinin seçimi gerçekten büyük bir zorluk taşımaktadır. ERP sistemlerinin fonksiyonları birbirlerine oldukça benzemektedir. Satın alınacak paketin fonksiyonel olarak uyumlu olması, bir başka deyişle iş süreçlerini karşılayacak bir paket olması gerekmektedir. Paketin; işletmenin imalat, finans, dağıtım, muhasebe, bilgi teknolojileri, insan kaynakları gibi fonksiyonları ne derecede karşılayacağı önemlidir. Gereksinimleri en iyi ve optimum şekilde karşılayacak ERP paketi seçilmelidir.

 

Yazılım seçimi süreci, diğer unsurlar içerisinde en az riskli olanıdır. Bu aşamada seçim sürecinin en fazla altı ay içerisinde sonlanmasına dikkat edilmelidir. Seçim sürecinin uzaması, sistemin hayata geçiş süresini de uzatacak ve işletme içinde moral bozukluğuna sebep olabilecektir. Proje yöneticisi seçim sürecini yönlendirmekten sorumludur. Seçim aşamasında işletmenin yönetim kadrosu çalışmalara dahil edilmelidir.

 

Yazılım paketi değerlendirme süreci, genellikle yazılım paketi sağlayıcısının ve ürünün organizasyonun belirli ihtiyaçlarını karşılama derecesini belirlemek üzere listelenmiş, detaylı bir soru listesi olan öneri istek formuna dayanmaktadır. Bu liste aşağıdaki soruları içermektedir:

 

• Fonksiyonlar
• Pakette bulunan fonksiyonların kapsamı nedir?
• Bu fonksiyonların ne kadarı standarttır?
• İşlevler ihtiyaca cevap verebilmekte midir?
• Hangi ihtiyaçlar paket tarafından karşılanamamaktadır?
• Paket hangi gelecek ihtiyaçları karşılayabilmektedir?
• Esneklik
• Paket kullanıma uygun mudur?
• Paket program kullanıcıya göre güncelleştirilebilir mi?
• Kullanım kolaylığı
• Teknik destek olmadan paketin kullanımı mümkün müdür?
• Paket programın anlaşılabilirliği ne düzeydedir?
• En fazla kullanıcı sayısı kaçtır?
• Donanım ve yazılım kaynakları
• Paketin kullanılacağı bilgisayar özellikleri nelerdir?
• Hangi işletim sistemi kullanılacaktır?
• Paket bağımsız çalışabiliyor mu?
• Yazılımın giriş/çıkış kaynakları hangileridir?
• Saklama ve yedekleme sıklıkları ve özellikleri nelerdir?
• Paket programın hızı nedir?
• Kullanıcının mevcut işletim sisteminde çalışabilmekte midir?
• Veritabanı özellikleri
• Hangi tip veritabanı/dosya yapısı kullanılmaktadır?
• Paket programın veritabanı ve dosya yapısı kullanıcı ihtiyacını karşılayabilmekte midir?
• Bakım
• Paket programın güncelleştirilmesi söz konusu mudur?
• Güncelleştirme kolaylığı var mıdır?
• Belgeleme
• Paket hangi tiplerde raporlar sunmaktadır?
• Paket program kullanımını açıklayan belgeleme yapılmış mıdır?
• Satıcı Kalitesi
• Satıcı bu uygulama alanında tecrübeli midir?
• Satıcının kuvvetli satış ve finansal kayıtları var mıdır?
• Satıcı ne tür destekleyici faaliyetler sunmaktadır?
• Satıcının aktif bir kullanıcı grubu var mıdır?
• Maliyet
• Paket programın benzerleri ile fiyat karşılaştırması sonucu nedir?
• Yıllık bakım, anlaşma, lisans vb. hizmetler sağlanmakta mıdır?
• Paket programın satın alma, kurma ve işletme maliyetleri ne kadardır?

 

Paket programın incelenmesi ve değerlendirilmesi sürecinde yukarıdaki sorulardan yararlanılabilmektedir. Paket program ve satıcı seçimi gerçekleştirildikten sonraki asama, uygulama paketinin nasıl kurulacağı ve kullanılacağı hakkındaki kararın verildiği yerleştirme aşamasıdır. Paket programlar arasından seçim yapmak, her birinin farklı avantaj ve dezavantajlara sahip olması ve çok azının kullanıcı ihtiyaçlarını karşılaması nedeniyle zor bir süreçtir. Satıcılar, tipik olarak, sistemlerinin güçlü yönlerini ön plana çıkartıp, zayıf yönlerini gizleyerek, sistemlerini satmaya çalışmaktadır. Bu noktada, hangi özelliklerin önemli, hangilerinin önemsiz olduğu kararının verilmesi çok güç olabilmektedir.

 

ERP paketinin alındığı yazılım ve danışmanlık firmasının sağlam ve güvenilir olması gerekmektedir. Seçilecek kurum, işletme için gelecekte çok önemli ve kritik bir is ortağı konumunda olacaktır. Çağa ayak uydurabilmek ve yenilikleri takip edebilmek için yazılımcı firmanın araştırma, geliştirmeye önem veren ve bu ise kaynak ayırabilen bir kurum olması gereklidir. Ayrıca, yazılımcı firmanın gelecekte de var olabilecek mali performansa sahip olması önemlidir. Paketin daha önce hangi işletmelerde kullanıldığı ve ne kadar başarılı olduğu da değerlendirilmesi gereken bir ölçüttür.

 

ERP paketi kurulumu sırasında ve sonrasında, yazılımcı firmanın vereceği destek hizmetlerinin de üzerinde durmak gerekmektedir. Bu hizmetler; eğitim, teknik destek, yeni versiyonların kurulumu ve diğer faaliyetleri kapsamaktadır. Bu destek hizmetleri; sistemin islemesine, verimli çalışmasına ve gelişimin katkıda bulunmaktadır.

 

Bir satıcıyı seçmek için yapılacak değerlendirmenin kriterlerinden bazıları aşağıda sıralanmaktadır:

 

• Sistem uygulamaları ve donanım gereklerini karşılayabilme,
• İşletme isteklerindeki değişimleri uyarlayabilme esnekliği,
• Satış sonrası sağlanan servis desteği,
• Gelecekteki gereksinimleri karşılayabilme becerisi,
• Vizyonu ve stratejik pozisyonu,
• Maliyet,
• Sektördeki satıcı deneyimi,
• Satıcının güvenilirliği ve finansal kararlılığı,
• Sürekli bakım/onarım desteği verebilmek,
• Sürekli eğitim desteği verebilmek,
• Bağımsız organizasyonlar tarafından satıcının değerlendirmeleri,
• Yıllık büyüme oranı,
• Pazar payı,
• Son teknolojiyi kullanmaları.

 

Bir çok ERP paketi çeşitli benzerliklere sahip olmalarına karşın önemli farklılıklara da sahiptir. Genelde ERP yazılımı tedarikçilerinin kendilerine özgü yönetim felsefeleri ve is uygulamaları mevcuttur. Bu sebeple bir ERP paketi satın almak; bir yazılım satın almanın da ötesinde yazılım tedarikçisinin bakış açısını satın almak demektir. Bu, yazılımı satın alan organizasyonun, mevcut süreçlerini ve prosedürlerini yazılım tedarikçisinin anlayışına uydurmayı kabul ettiği anlamına gelmektedir. Bu sebeple her organizasyon rekabet gücünü arttıracak ve zayıflıklarının üstesinden gelecek bir sistem seçmeli ve kurmalıdır.

 

ERP sistemleri dikkatlice incelendiği zaman görülecektir ki, sistemin %80-90’ı hemen hemen aynı iken geri kalan %10-20’si, özel ihtiyaçlar doğrultusunda işletmeye uyarlanabilmektedir. Bu sebeple organizasyonlar, kendileri için en önemli olan is ihtiyaçlarını tanımlamalı ve seçilecek sistemde olmasını istedikleri özellik ve fonksiyonları belirlemelidir. Süreçlerin tasarımı seçilen yazılıma bağlıdır. Kimi yazılımlar, süreçlerin yazılıma uyarlanmasına uygunken, kimileri de yazılımın mevcut süreçlere uyarlanmasına olanak tanımaktadır. Sistem seçimi için kullanılabilecek iki metot bulunmaktadır;

 

• Enformasyon teknolojisi altyapısına odaklanarak is stratejilerinin etraflıca kurulması: Bu metodu daha çok büyük işletmeler tercih etmektedir. Örneğin verilerin merkezileştirilmesi ve artan kontrol işletmelere büyük faydalar sağlamaktadır.

 

• Spesifik bir isi gerçekleştirmek için gereken özelliklerin belirlenmesi: Genelde küçük ve orta ölçekli işletmelerin tercih ettiği bu yaklaşımın, islerin yönetiminin kolaylaşması, operasyon verimliliğinin artması, maliyetlerin azalması gibi faydaları bulunmaktadır. Bir yazılım seçimi sürecinin önemi asla göz ardı edilmemelidir.