E-Defter Yazılımların Uyumluluk Onayı

1 Sıra Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında, elektronik defter (e-defter) oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükellefler uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır.

 Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren mükellefler e-defter oluşturmada kullanacakları yazılımların Başkanlık tarafından onaylanması amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı İlkadim Cad. 06450 Dikmen/ ANKARA adresine yazılı olarak başvuruda bulunacaktır.

 

Başvuruda gerekli bilgi ve belgeler:

 

• Onay talebine ilişkin yazılı dilekçe,
• Onay Yazılımın adı, sürüm numarası gibi ayırt edici özellikleri,
• Yazılımın müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen ticari amaçlı bir yazılım veya mükellefin kendi kullanımı için geliştirilen bir yazılım olduğu hususu,
• e-Defter Yazılım Geliştirici Taahhütnamesi,
• Uyumluluk onayı alınacak yazılımı tanıtma amaçlı bilgilerin yer aldığı “Yazılım Uyumluluk Tanıtım Raporu ”

Uyumluluk Testi

 

Dilekçe ve ekleri üzerinden yapılacak değerlendirme sonucunda uygun bulunan başvuru sahiplerine testlere başlayabilecekleri yazılı olarak bildirilecek ve e-Defter Test Aracına giriş yetkisi tanınacaktır. Giriş yetkisinin tanınması ile birlikte test süreci başlamış olacaktır. Uyumluluk onayı alınmasına yönelik başvuranların yazılım uyumluluk onayları ile ilgili test süreci ve test planı e-Defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu ile belirlenmiştir.

Testi başarılı bir şekilde tamamlayan yazılımlara uyumluluk onayı verilecek ve www.edefter.gov.tr  internet adresinden ilan edilecektir. Uyumluluk testlerinde genel olarak aşağıdaki hususlar test edilecektir.

 

• www.edefter.gov.tr internet adresinden duyurulan kılavuzlarda öngörülen veri standartları ve formata uygun olarak oluşturma,
• Elektronik defterlerin üretilmesi, kaydedilmesi ve bunların ibrazına ilişkin şartları sağlama,
• Mali mühür, elektronik imza, mobil imza ve zaman damgası kullanımının doğru bir şekilde gerçekleştirilmesi,
• e-Defter Yazılım Uyumluluk Onay Kılavuzu'nda açıklanan Elektronik Defter Uygulaması onay süreçlerine ilişkin işlemleri yerine getirme,
• Duyurulan diğer şartların yerine getirilmesi.

e-Defter Nedir?

1. e-Defter nedir?Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

2. Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir?
Bu sitede format ve standartları duyurulan defterler e-defter olarak tutulabilir. Bugün itibariyle Yevmiye defteri ve büyük defterin format ve standardı duyurulmuştur.

3. e-Defter uygulamasından kimler yararlanabilir?
1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer alan şartları taşıyan gerçek ve tüzel kişiler e-defter tutabilir.

4. Anonim ve limited şirketlerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?

e-Fatura Uygulamasından yararlanma iznine sahip,

Mali mührünü temin etmiş,

e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan

anonim ve limited şirketler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

5. Gerçek kişilerin e-defter tutabilmesinin şartları nelerdir?
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza temin etmiş,

e-Defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılıma sahip olan

gerçek kişiler, yapacakları başvurunun kabul edilmesi halinde e-defter tutma hakkına sahip olacaklardır.

6. e-Defteri nasıl oluşturabilirim?
e-Defter, Başkanlıkça açıklanan format ve standartlara uygun üretilmiş ve uyumluluk testini geçerek www.edefter.gov.tr adresinden ilan edilen yazılımlar aracılığı ile oluşturulur.

7. e-Defter beratı nedir?
Tebliğde yer alan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mühürü ile onaylanmış elektronik dosyadır.

8. Hem kağıt ortamında hem de e-defter düzenlemek mümkün mü?
Hem kağıt ortamında hem de elektronik defterin bir arada tutulması mümkün değildir.

9. e-Defter açılış ve kapanış onayları ne zaman yapılır?
Hesap döneminin ilk ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı açılış, hesap döneminin son ayına ilişkin olarak alınan elektronik defter beratı da kapanış onayını ifade eder.

10. e-Defter yazılımlarının uyumluluğu ne demektir?
Uyumluluk, e-defter tutmada kullanılan yazılımların, www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan kılavuzlarda belirtilen format, standartlar ve diğer teknik hususları sağlamasını ifade eder. Bir yazılımın uyumlu yazılım olması için Başkanlıkça yapılacak testleri başarı ile geçmesi gerekmektedir.

11. Başkanlık tarafından ilan edilen yazılımların dışında başka bir program kullanarak e-defter tutabilir miyim?
Başkanlıkça test edilerek izin verilen yazılımların dışında başka bir yazılımla e-defter tutulması mümkün değildir.

12. e-Defter yazılımını kendim oluşturabilir miyim?
Kendi yazılımını geliştiren mükellefler uyumluluk testlerini başarı ile tamamlamaları halinde bu yazılım aracılığı ile e-defter tutabilecektir.

13. e-Defterin ve e-defter beratının saklanması ve ibrazı ne şekilde olmalıdır?
e-Defter ve e-defter beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir. Defter ve beratının kağıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir.

e-Defter ibraz edilirken mutlaka beratı ile birlikte elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir biçimde ibraz edilmelidir.

14. Anonim ve limited şirketlerin e-Defter tutabilmesi için tüm faturalarını e-fatura olarak düzenlemek zorunda mıdır?
e-Fatura Uygulamasından yararlanma hakkı bulunan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi 397 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belli edilen şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Bu bakımdan e-Fatura Uygulaması kağıt fatura düzenleme yanında mükelleflerin kullanabilecekleri alternatif bir yöntemdir. Ancak müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunludur. Bunun yanında, aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.

15. e-Defter Beratı oluşturma sürecinde muhasebe kayıtlarım da Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılacak mı?
e-Defter muhasebe kayıtları Gelir İdaresi Başkanlığına aktarılmayacaktır. Tebliğ kapsamında elektronik imzalı veya mali mühürlü olarak e-Defter Beratı ile birlikte mükellef nezdinde saklanacaktır.