ERP projelerine hep büyük umutlarla başlanır. Tek bir noktadan tüm bilgilere ulaşılacak, tüm süreçler kontrol altına alınacak, farklı departmanlardan uyumsuz raporlar gelmeyecek….
Yeni bir ERP’ye başlamak, yeni bir aşka başlamak gibidir. Pembe panjurlu bir evde, çiçekler içinde, sağlıklı ve mutlu çocuklarla devam edecek bir evliliğin hayali gibi..
Ancak nasıl ki evlilikte bir arada yaşamanın getirdiği zorluklar, giderek farklılaşan istekler ve beklentiler, değişen yaşam görüşleri, büyüyen çocukların sorumlulukları zaman zaman evliliği tehdit ediyorsa, ERP yazılımlarının sürekli kontrol edilmesi gereken performansları, sürüm yükseltmelerin maliyeti ve süresi, kullanıcılardan gelen farklı taleplerin birbiriyle uyumsuzluğu, değişen iş süreçlerine makul süre ve maliyet içinde uyum sağlayamama gibi nedenlerle de ERP’ye olan aşkınız, sevginiz ve inancınız tehdit altına girer.
Cicim ayları bittiğinde bir de bakmışsınız ki yine aynı noktadasınız. Birden fazla uygulama, birbirini tutmayan raporlar, kontrol edilemeyen süreçler, sorun çıktığında geçmişe yönelik hatanın kaynağını bulmaya çalışarak geçirilen verimsiz saatler…
ERP aşkının gerçekleriyle yüzleşin
Son yapılan bir araştırmada ERP aşkı ile ilgili bazı gerçekler bir kere daha onaylandı:
• ERP yazılımının başarı algısı, süreç sorumluları ve kullanıcılar tarafından farklı algılanıyor. Genelde bu iki tip kullanıcının memnuniyetleri ters oranda. Ya biri çok memnun ya diğeri. Her ikisinin memnun olmadığı durumlar da oldukça fazla.
• Çoğu şirket ERP yazılım başarısını somut rakamlarla ifade edecek şekilde takip etmiyor. ERP daha çok operasyonel bir araç olarak görülüyor. İyi kurgulanmış ve hem yöneticilere, hem çalışanlara kolaylık sağlayacak bir ERPnin rekabette sağlayacağı avantajlar gözardı ediliyor.
• ERP projesinde yer alan ve kendi görüşleri dahilinde sistemin kurgulanmasını sağlayan anahtar kullanıcılar ERP’den en memnun kişiler olarak öne çıkıyor. Memnuniyet sıralamasında ikinci olarak muhasebe ve finans departmanları geliyor. Pek çok işlemi kendileri yapmaktan kurtulan departmanların verimliliği artıyor.
• Entegre sistemlerin doğası gereği, değişiklik istekleri daha geç devreye alınıyor.
• Piyasaya hakim yazılımları tercih eden firmalar, çoğunlukla bu yazılımların belirlediği süreçlerin içine girmeye çalışıyorlar. Bu da kullanıcıların işini zorlaştırıyor.
Mutluluğun devamlılığını sağlamak için ne yapmalı?
Peki ERP ile olan evliliğinizde mutluluğun devamını nasıl sağlayabilirsiniz? İşte size evliliğinizi uzatacak öneriler:
• Profilleme yapın. Kullanıcılarınızı yöneticiler, işlerini yapmak için operasyonel bilgiye ihtiyacı olanlar, süreç sahipleri ve yoğun veri girişi yapanlar olmak üzere dört profile ayırın. Her dört profilin ihtiyaçlarının dengeli bir şekilde karşılanmasını sağlayın.• ERP kullanımın getireceği faydaları ilk günden itibaren takip edin. ERP’ye başlarken sizin için önemli olan ölçüm kriterlerini belirleyin ve bunları sayısal olarak ifade edin. ERP kullanımı sonrasında bu kriterleri takibe devam ederek, beklenen faydanın gerçekleştiğinden emin olun. Gerçekleşmiyorsa en kısa zamanda gerekli önlemleri alın.
• Mobil kullanım ve kiralama metodlarına yakın olun. Kiralama, bazı detay konularda ihtiyaç duyduğunuz bazı fonksiyonları hızlıca sunma konusunda size uygun bir seçenek sunabilir. ERP çözümlerinde kiralama seçeneğiyle sunulan ek fonksiyonların sayısı giderek artıyor. Şu anda bile çevrenizde düşündüğünüzden daha fazla çözüm olabilir.
• Esneklikten taviz vermeyin. ERP’niz işinizin gelişmesinde engel teşkil etmemelidir, ERP tedarikçiniz sizin geliştirme isteklerinize cevap verebilmelidir. Çoğu zaman tedarikçinizin sürüm politikası sizi etkiler. Burada kontrolü siz ele almalısınız. Değişiklikleri tedarikçinizin sürüm politikası değil, sizin iş ihtiyaçlarınız planlamalıdır. ERP stratejinizi ve bulunduğunuz yeri dönemsel olarak kontrol edin ve üst yönetimle tartışın. Yeni gelişmeler için yeni sürüm bekleyeceğiniz değil, gerektiğinde kendinizin de geliştirme yapabileceği ürünleri tercih edin. Değişimin katkısı büyük olacaksa yatırım yapmaktan kaçınmayın.
• Basitleştirin. Çoğu sistem kullanıcısı, kullanmakta oldukları ekranları ve fonksiyonları değiştirmek ister. İmkanları olsa her şeyi baştan yazmak isteyeceklerdir. Sistemi az kullanacak, ama mutlaka kullanmak zorunda olan kullanıcı tipleri için alternatif kullanımları destekleyen ürünleri tercih edin. Örneğin masraf girişi, satın alma talep isteği gibi kullanımlar için hızlı ekranlar geliştirebileceğiniz, mobil cihazlardan da çalıştırabileceğiniz, kullanıcının kendini en rahat hissettiği ortamda çalışmasını destekleyen ürünleri tercih edin.
• Raporların ulaşılmak istenen yer olduğunu unutmayın. ERP projelerinin ilk ve ana amacı canlı kullanıma zamanında geçmek ve sistem açıldığında süreçlerin tıkanmadan devam etmesini sağlamaktır. İş süreçlerine çok fazla yoğunlaşılır. Oysa ERP kullanıma alınmasının önemli sebeplerinden biri de biriken verinin analiziyle yöneticilere karar vermede destek olacak analiz ve raporlar ortaya koymaktır. ERP ile birlikte iş zekası ve kurumsal performans yönetimi stratejilerini mutlaka gözden geçirmek gerekir. ERP uygulaması bu alandaki ihtiyaçları karşılayacak altyapıyı sağlayabilmelidir. Eğer ERP ürününüz iş zekası ve performans yönetimi için ayrı yatırım yapmanıza gerek bırakmıyor ve bu konuları kendi iç yapısında çözüyorsa, bu büyük bir avantajdır.
• Herkesi her zaman memnun edemezsiniz. Çelişkilerin hep var olacağını unutmayın. ERP geçişi sırasında bazı kullanıcılar işlerini daha zor yapar hale gelebilirler. Veri girişi uzun zaman alabilir, daha fazla veri girmek zorunda kalabilirler. Ancak bu fazladan girilen bilgiler, şirkete daha fazla fayda sağlayabilir. ERP projesini bir dönemlik yapılıp biten bir olgu gibi görmemek ve sürekli gelişimi için çaba göstermek gerekir. Periyodik toplantılarla zamanında alınan kararların gözden geçirilmesi, fayda sağlanabilecek yeni alanların keşfedilmesi, geçmiş zamanda bazı kullanıcılara yüklenmiş ek işlerin kaldırlıp kaldırılmayacağının tartışılması gerekir. Böylece ERP durağan değil sürekli gelişen bir sistem olabilir.
Performans kriterlerinizi belirleyin ve takip edin
Yöneticiler, şirketlerinde ERP aşkının erimeye başladığını hissettiklerinde hemen harekete geçmelidirler. Başarı faktörleri bir ERP sisteminin yaşam döngüsü boyunca ölçülmeye devam edilmelidir. Kendi belirleyeceğiniz kriterler haricinde, takip edilmesi önerilen kriterler şunlardır:
• Proje toplam maliyeti. İlk kurulum ve sonrasındaki danışmanlık,donanım ve bakım maliyetlerini kapsar.
• ERP sonrası düşen maliyetler. Muhasebe raporlaması için azalan süreler, sipariş girişindeki hızlanma, depo faaliyetlerinde artan verimlilik, aynı zamanda yapılan sevkiyat miktarında artış ,azalan müşteri iadeleri, azalan hatalı üretimler vb.
• Ek yatırımdan kazanılanlar. ERP varlığı sayesinde ek yatırım yapılmaya gerek kalmayan alanlar.
• Pazar payı. ERP sayesinde kolaylaşan tedarik ve sevkiyat süreçleri ve yeni girilen pazarlara dair kazançlar.
• Kontrol altına alınan ya da düşürülen riskler. Son kullanım tarih kontrolü, tehlikeli madde yönetimi vb.
• Denetlenebilirlik. Denetim açısından uyulması gereken kurallara uyum için gerekli yatırımlar.
• Rekabet Avantajı. Rakiplerin sunamadığı hizmet ve bilgilerin oranı.
• Gelir artışı. Devreye alınan yenilikler (hem ürün hem süreç anlamında).
• Şirketin ana süreçlerinde geçen ortalama süre. (Ortalama satınalma isteği ile kapanması arasındaki süre, müşteriden sipariş alımı ile sevkiaytı arasında geçen süre vb).
