BÜTÇE ÇALIŞMALARINDA İZLENECEK YOL VE TAVSİYELER

Ülke ekonomilerinin bütçe ile idare edildiği ve bu bütçe farklılıklarının ne denli ülke ekonomisi için lehte veya aleyhte durum oluşturduğu günümüzde, şirketlerin tek bir elden idaresinin ne kadar başarılı olduğu gibi ülkemiz firmalarının yöneticileri plan ve stratejilerini belirleyip şirketin yönetimi ve geleceği için gerekli kararları verebilmek için şirketlerini bütçe ve gerçekleşen verilerden yola çıkararak sonuçlarını yorumlayıp, yönetime raporlamak sureti ile yönetmek zorundadırlar. Bir çok şirketimizde cari ve gelecek yıl planlaması olmaması nakit sıkışıklığına sebebiyet vermekte ve şirketi arzu edilmeyen cezalı ve itibarı zedeleyici durumlara düşürmektedir. İyi bir liderin en büyük özelliği ileriyi görmesi ve ilerki hedefleri belirlerken şimdiden ne yapacağını bilmesidir.

FİRMADA BÜTÇENİN ÖNEMİ:
Firmada bütçenin gerekliliği, yönetimce firma kültürü, plan ve stratejilerinin cari ve gelecek olarak belirlenip, sonuçlarının firmaya kazandırdıklarının tüm çalışanlara anlatılması ile mümkündür. Çünkü bütçede teknik olgudan fazla mali olgu ön plandadır. Bunun için bütçe çalışmalarında tüm doneler gözden geçirilip gün ve gelecek şartlarında değerlendirilmelidir. Bütçenin başarıya ulaşabilmesi yönetim ve çalışanların bu işleme inanmasına bağlıdır. Ayrıca firmalar bütçelerini sıfır esaslı mı yoksa kümülatif mi yapacağını belirlemelidirler. Çünkü ikisinin sonucu farklı farklıdır. Sıfır esaslı bütçe bir dönemi ve o dönem çalışanlarının grafiğini göstermesine karşın, kümülatif bütçe sıfır esaslı bütçeye ek olarak firmanın geçmişten geleceğe olan döngüsünü çizip, gelecek için firma yönetimine ve 3.şahıslara fikir ve yön verir niteliktedir. Ülkemizde, ender görülmekle beraber firmalarımız sermaye piyasasında proje bazında kredi aradıklarında sermaye piyasası hemen projenin verimliliğini inceler. Bu verimlilikte o projenin bütçesi ve proje verimliliğinin şirkete yansımasını gösteren bütçe ile mümkündür. Enflasyonist ekonomilerde kümülatif bütçe daha gerçekçidir.

BÜTÇE ÇALIŞMALARI:

BÜTÇE EKİBİNİN BELİRLENMESİ: Firma bütçe departmanını organizasyon yapısı içinde mali ve teknik ekipten oluşturmalıdır. Bu oluşum bütçe gerçekleşme yüzdesinde önemli bir rol oynar. Bu ekibe gerektiğinde dışarıdan da elemanlar geçici olarak katılabilir.

BÜTÇE FORMATLARININ BELİRLENMESİ: Bütçe formatları anlaşılır ve muhasebe tek düzen hesap planı ile uyumlu olmalıdır. Ayrıca bu formalar kendi içinde birbirleri ile bağlantılı olup, otokontrolu sağlamalıdır. Bu formatlar firma yapısı içerisinde teknik ve mali olarak ayrı ayrı yapılmalıdır. (ISO Standartlarını uygulayan firmalarda belirlenen dizaynlarda olmalıdır.) Bu formatlar daha sonra birleştirilerek bütçe formatları oluşturulur. Bütçe formatları nakit ve tahakkuk olarak yapılanmalıdır. Bütçe formatları nakit ve tahakkuk olarak yapılanmalıdır. Bütçe formatları nakit ve tahakkuk olarak yapılanmalıdır. Bütçe formatları gelir ve gider bütçesi olarak ayrıldıktan sonra bilanço kalemlerine göre de detaylanmalıdır. Çünkü sadece gelir gider bütçesi yapar isek, firmanın nakit akışı alacak ve borç yapısı belirlenemez.

Örneğin; firma yıl içinde gelir gider bakımından + olmasına rağmen geçmiş yıl borçları bakımından nakit akışında – ye dönebilir. Bu dönüşüm bütçe verilerinde gözükmediğinden yönetim doğru karar veremez.

İŞ PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI VE UYGULANMASI : İş programı firma teknik ekibince hazırlanıp, uygulamada mali ekipten destek alır. İş programına uygun veriler bütçe departmanına bildirilir. Bütçe departmanı iş programına uygun olarak teknik ve mali bütçeyi hazırlar. Teknik olarak hazırlanan bütçe daha sonra mali bütçeye çevrilir. İş programı dışındaki çalışmalar ayrıca belirtilmelidir. Bütçe formatları şirketin yapısına uygun oarak departman, şube, merkez, ve genel olarak ayrı ayrı tanzim edilmelidir. Bütçe detaydan konsolideye ve raporlamaya uygun olmalıdır.

Bütçe için araştırma ve bilgi toplama işlemlerinden sonra rakiplerimiz, iç yapımız ekonomik yapımız ekonomik ve sosyal yapı ile dış çevre değerlendirilip sonuçları ortaya koyulur. Bütçeler genellikle satıştan yani gelir bütçesinden gider bütçesine göre yapılır. Gelir bütçesi hedef satışlar, reel üretim miktar ve tutar olarak belirlenip bütçeye yansıtılır.

İmalat şirketlerinde gelirler tahmin edilirken imalat planı ve hammadde ve mamul madde miktar dengesinin teknik ekiplerce göz önünde bulundurulması esastır. Gider bütçesi ise; hedef satışlar doğrultusunda direkt ve endirekt gider olarak ayrıma tabi tutulup, minimum seviyede giderlerin gerçekleştirilmesi hedeflenmelidir.

BÜTÇE TERMİNLERİNİN VE TAKVİMİN BELİRLENMESİ: Bütçe yılı, aylara, haftalara, bölünebileceği gibi gerekirse özel durumlarda günlere de bölünebilir. Günlük bölünme bilhassa nakit bütçelerde faydalıdır. Ayrıca bütçe yılının takviminde çalışılan ve çalışılmayan günler belirlenip, bütçeyi etkileyecek günler tespit edilir. Yurt dışındaki işler için gelir ve gider planlamasının yanında nakit akışı açısından, o ülkenin takvimi, politik ve ekonomik yapısı iyi değerlendirilmelidir.

PERSONEL BÜTÇESİNİN YAPILMASI: Firmalar personel politikalarını ve stratejilerini belirleyip, birimlerinin mevcut ve ihtiyaç direkt ve endirekt personel çalışmasını bütçeye yansıtmak için firma bazında konsolidesini yapıp, personelin ücret ve diğer kanuni ve sosyal haklarını gider kalemi olarak yansıtmalıdır. Bazı firmalar bir bölüm işlerini taşeronlara devredip, işçilik giderlerini azalır görünümü verirken firmanın diğer genel giderlerinin azalıp azalmadığı kontrol edilmemektedir. Mesela; bir inşaat şirketi inşaatın bir kısmını taşerona verdiği halde diğer genel giderleri taşerona vermeden evvelki şekilde devam ederse bu işlemin kontrolü gerekir.

BÜTÇE KALEMLERİNİN BELİRLENMESİ: Bütçe kalemleri şirket hesap planına (Tek düzen) uygun olarak belirlenip, detaylandırılmalıdır. Bu belirlemeler tahmin ve gerçekleşme karşılaştırılmalarında muhasebe hesap planı esas alınacağından yönetime bilgi verme açısından fayda arz eder. Teknik detaylandırmalar bütçeye yansıtılırken tek düzen hesap planına çekilir.

BÜTÇEDE VADE: Bütçe kısa, orta ve uzun vadeli olarak yapılabilir. Orta ve uzun vadeli bütçelerde strateji ön plana çıkarken kısa vadeli bütçelerde teknik ön plandadır. Bütçede vade belirlenirken firmanın yönetim istekleri göz önünde bulundurulmalıdır.

BÜTÇE VERİLERİNİN BELİRLENMESİ :

Firmalar yapacakları bütçe için kendilerine uygun ve geçerli verileri belirlemek zorundadır.

Bunların başlıcaları şunlardır:

. Yıllık döviz kurları ve TEFE tahmini

. İşçi ücret politikası ve yıllık artış %, işçi sosyal ve kanuni hakları

. Maliyet sistemi ve stok değerleme yönetimi belirlenmelidir. Yıl içinde de stokların aylar itibarı ile kontrolü yapılıp, stok fazlalığı veya stoklanacak malzeme listesi belirlenip, stok dönme hızı tespit edilerek enflasyon % ne göre durumu saptanacaktır.

. Giderleri azaltıcı ve gelirleri artırıcı kalemler ile bütçeyi etkileyen kalemler geçmiş yıl baz alınarak bütçe yılı için ilgili görüşler belirlenir.

. Bütçe kalemlerinde tahmin yapılırken yersiz ve gereksiz iyimserlik ve tutuculuktan kaçınıp, gerçeğe yakın, irdelenmiş rakamlar yazılmalıdır.

. Karar vermelerde kararla ilgili maliyet ve önemsiz maliyetler belirlenmelidir. Karar ile ilgili maliyetler belirlenmelidir. Karar ile ilgili maliyetlere önem verilmelidir.

. Provizyonel ve enflasyon muhasebesinin neticeleri göz önünde bulundurulup, bütçeye yansıtarak risk muhasebesi yaratılmalıdır.

YATIRIM BÜTÇESİ: Firmalar bütçe yılı ve gelecek için yatırım programı hazırlarlar (maddi ve maddi olmayan ). Yatırım programı firma stratejilerine ve ekonomik şartlara uygun olarak yapılmalıdır. Enflasyonist ekonomilerde amaç yatırım yapıp, vadeye yayılan borçlanma esas alınmalıdır. Yatırım için finansal maliyet tespit edilmelidir. Yatırım terminlerine göre finansal kaynaklar dağıtılmalıdır. Yatırımların firma bilançosunun aktifinde yer alması firmanın mali gücünü bir bakıma 3. şahıslara göstereceğinden mali yapıyı güçlendirip rekabet ortamında firmaya + puan getirecektir.

Sermaye yatırım kararı verilirken, yatırımın doğru ve tam olarak belirlenmesi, yatırım tutarının fizibilitesine göre doğru hesaplanması, yıllık getirisinin gerçeğe en yakın tahmininin yapılıp, iç kararlılık oranının tespitinin yapılarak yatırım, faaliyet ve sermaye yatırım, faaliyet ve sermaye yatırım maliyetlerinin araştırılıp belirlenmesi şarttır.

Yatırım konusunda maliyetler, alış, yerleştirme ve hazırlık, finans faaliyeti ver sermayedir.

Yatırımları değerlendirirken alternatif kararlar üzerinde de durmak lazımdır. Alternatif kararlar irdelenmeli, çözümleri araştırılıp yeni alternatifler bulunmalıdır. Çünkü; ekonomi gibi yatırımlarda, dinamik bir yapıya sahip olup alternatifi çoktur.

BÜTÇENİN İRDELENMESİ: Firmalar yaptıkları bütçeleri aylık olarak gerçekleşmeler ile karşılaştırıp farkların tespitini yapıp, bütçelerini revize etmelidir. Bütçeler yönetsel muhasebe servisince dönemlerine göre kontrol edilip, sonuçları ilgililere bildirilip görüşleri alınıp, bu görüşler neticesinde bütçe verileri tekrar gözden geçirilmelidir. Bütçe verileri gerçekleşen-fark ve revize şekli ile aylık faaliyet raporlarına yansımalıdır. Bütçenin yönetimce kabulünden sonra bütçe bilançosu tanzim edilmelidir. Bütçe revizelerinden sonra bu tablolar yenilenip, finansal analizler yapılarak yönetimin karar vermesine yardımcı olacak oranlar belirlenir.

SONUÇ: Günümüzde artık firmaların yönetim olarak ulusal ve uluslar arası şartlarda rekabet etmeleri doğru karar ve yatırımlar ile mümkündür. Mümkünlüğün yakalanabilmesi için tüm sosyo ekonomik şartlar çerçevesinde olayların irdelenmesi ve firmanın nerede olduğu nereye kadar atılım yapabileceğinin yatırımlarının doru yapması ile mümkündür.

SMMM Arif AYTULUN’dan alıntıdır.

www.pargesoft.com