ERP kullanmayan işletmeler, iş uygulamalarını kağıda dayalı sistemler ile, dağınık, birbirleri ile bağlantılı olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışmaktadırlar. Bunun sonucu olarak, ellerinde hiçbir zaman genel bilgiler olmadığından yönetimde çok büyük sıkıntıya uğramaktadırlar. Gerekli ve önemli bilgileri elde edebilmek için büyük çaba ve zaman harcamak zorunda kalmaktadırlar. ERP sistemleri, bu farklı uygulama ve işlemleri bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır.
ERP çözümleri, işletmelerin iş yapma yöntemlerini, üretim ve hizmet sunum birimlerini devrimci bir biçimde etkilemektedir. ERP bir işletmenin değişik parçalarının entegre edilmesini ve bunlar arasında düzenli ve zamanlı bilgi akışını çok geliştirmiştir.
ERP’nin potansiyel faydaları; fonksiyonel bölümler arası gelişmiş birleşme, ana işletme süreci üzerine vurgu, kanıtlanmış ve güvenilir software ve genel güçlendirilmiş rekabet edilebilirliktir. Bir ERP çözümü ortaya koymada, işletme kendi iş sürecini hızlı bir şekilde endüstrinin standartlarına çıkartabilmektedir. Bunu yaparken ana ERP sağlayıcılarının birleşme deneyimi ve değişim mühendisliği avantajını kullanmaktadır
Uygun bir biçimde uygulanan ERP, satışları ve kârı artırmakta, tüketiciye daha iyi hizmet verilmesine imkan vermekte, tahmin hatalarını azaltmakta, fiyatlandırmayı daha doğru yapmayı sağlamakta, kalite ve performansı arttırmakta, karar verme zamanını ve kalitesini arttırmakta ve daha etkin kaynak ve stok kullanımını sağlamaktadır.
Hewlett-Packard şirketinin üretim süreci organizasyonu genel yöneticisi Don SCHMICKRATH, şirketin ERP uygulaması sayesinde 1991’de 1.000 dolar olan printer fiyatını 1998’de 149 dolara indirmiştir. Performans, ERP’ye geçmeden önce % 65 iken, 1998’de % 94’e yükselmiştir. Envanterin de % 10-30 arasında azaltılabildiğini söylemektedir. Ayrıca HP’nin düz (flat) örgüt yapısını benimsediğini ve akışkan takım yapısı çerçevesinde projeleri gerçekleştirdiğini belirtmektedir.
ERP’nin tedarik zinciri yetenekleri, etkinliği ve verimliliği artırmaktadır. İşlemlerin daha kısa zamanda, daha az enerji ve masrafla yapılmasına imkan sağlamaktadır. Bunların yanında işletmenin kendi dışında ticari ilişkide bulunduğu diğer işletmelerle ve müşterileriyle iletişim kurmasına imkan sağlamaktadır. Örneğin büyük işletmeler müşterilerinin kendi bilgi işlem sistemlerinden istedikleri bilgiye ulaşmalarına imkan sağlamaktadırlar. İşletmelerin hizmetleri ve durumu hakkında güncel bilgiye ulaşılabilmesi de tüketicinin isteklerinin daha iyi karşılanmasına imkan sağlamaktadır. Ayrıca üretim fazlası stok oluşumu ve müşteriye siparişlerinin yetiştirilmesinde gecikme olmasının önüne geçilebilmektedir.
Üretim hizmetlerinde,
ERP kullanımı envanterde tutulan malların % 15-35 arasında azalmasını sağlamaktadır.
ERP sisteminin avantajları şunlardır,
- Kullanımının kolay olması,
- Tüm alt sistemlerin, işlemlerin ve bilgi girişlerinin entegre edilmesini sağlaması,
- Satıcı ve müşterilerle on-line iletişime imkan sağlaması,
- Tüketicinin kendi isteklerine uygun mal siparişi verebilmesi,
- Zamanlı ve istenen bilgi sağlayarak daha iyi ve doğru karar verilmesini sağlaması,
- Üretim sürecinin hızını artırması,
- İşlemler üzerinde yönetimin uygulanabilirliği ve kontrolü,
- İnternetle interaktif iletişim imkanları sunması,
- Planlama hatalarını azaltmasıdır.
ERP sistemleri, işletmelere mevcut ticari işlemlerini yapmanın yanında işletmenin stratejik kararlarının doğru ve zamanında verilmesini sağlayacak bir zemin hazırlamaktadır. Birim yöneticilerinden istenen bilgiler artık sistem tarafından birleştirilmekte, böylece yöneticiler işletmeyi geliştirmek için daha çok zaman ayırabilmektedirler. İlk anda pahalı görünen bu yatırım, kullananlara sağladığı yararlar sayesinde ucuzlamaktadır.
ERP, gittikçe daha rekabetçi bir nitelik kazanan üretim ve pazarlama alanında etkinliği artırmaktadır. ERP üretim sektörünün yanında eğitim, küçük girişimcilik ve elektrik su hizmetleri gibi alanlarda da yaygın kullanım olanağına kavuşmuştur. ERP yönetime gerçek zamanlı bilgi sağlayarak daha iyi kararlar alınmasına imkan sağlamaktadır.115 Ayrıca küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin hisse senetleri değerinin ERP uygulayacaklarını ilan ettikten sonra arttığı görülmüştür. Çünkü ERP uygulaması sonunda işletmeler maliyetlerden tasarruf sağlayarak daha geniş kitlelere müşteri tatmini sağladıkları için işletmenin gerçek finansal durumunu ve faaliyet sonuçlarını yansıtacak bilgilere sahip olacağı için işletmenin kârlılığı dolayısıyla hisse senetlerinin değeri artacaktır.
ERP sistemlerinin modülleri, verilerin tekrarlanmasını engellemek ve veri bütünlüğünü sağlamak için ortak kullanılan merkezi veriye ulaşılabilmesini sağlayarak entegre veri yönetimine imkan sağlamaktadır. İşlemler yerel yapılmış olsa bile diğer işlemlerle entegre olabilmelidir. Böylece veri gerekli olduğu noktaya anında aktarılabilmektedir.
İnsan Kaynakları Modülü, insan kaynakları modülünün ihtiyacı olan otomasyonu ve diğer departmanlarla bütünleşik (entegre) bir ortamda çalışmasını sağlamaktadır. Bu modül ile, çalışan personelin kişisel ve mali bilgilerinin, tüm iş başvurularının ve değerlendirmelerinin, işletme organizasyonuna yönelik çalışmaların, personel eğitimlerinin, yapılan etkinliklerin ve buna benzer, insan kaynakları yönetim sisteminin takip etmesi gereken tüm bilgilerin bütünleşik ve fonksiyonel bir ortamda bulunmasının avantajları elde edilmiş olmaktadır.
İnsan kaynakları modülü, sistemin temel modülü olup aynı zamanda tüm modüllerin alt yapısını oluşturmaktadır. Personelin kişisel bilgilerinde ve tüm modüllerde yer alan diğer bilgilerde kaydetmek ve saklamak istenilen bilgi parçacıkları tanımlanarak veri tabanına eklenmektedir. Personelin kişisel bilgileri insan kaynakları otomasyonunda, mali bilgileri ise bordro bölümünde yer almaktadır. İstenilen sayıda ek kazanç, sosyal yardım ve kesinti ile bunların hesaplama formüllerini tanımlayabilme, net ücretten anlaşma ile her ay brüt ücretlerin otomatik ayarlanması, dövizli ücretler ile çalışabilme, toplu ücret zammı, maaşların bankalara elektronik ortamda iletilmesi, muhasebe entegrasyonu, sosyal sigortalar formları, viziteler, işe giriş/ çıkış bildirimleri vb.leri bordro paketinin bazı özellikleri arasında yer almaktadır.
Kariyer ve yedekleme planlaması, ERP sistemlerinin insan kaynakları modülleriyle entegre edilmiştir. Doğru işe doğru beceri ve özellikteki kişilerin yerleştirilmesine karar vermesi gereken insan kaynakları uzmanının işe yerleştirme ve yeni eleman alma maliyetlerini azaltması oldukça önemli ve zor bir iştir. ERP sistemleri bu sorunun üstesinden işe yerleştirme yönetimi modüllerini oluşturarak gelmektedir. Bu modüller başvuranlar arasından seçim yapılması ve işe alınması, görüşme ve yazışmalar, raporlama ve maliyet analizleri süreçlerini kapsamaktadır.
ERP sistemlerinde; zamanında, istenen kalite ve miktarda üretim yapmak için ihtiyaç duyulan her türlü program oluşturma, revize etme ve üretimi izleme faaliyetleri için Üretim Modülü geliştirilmiştir. Standart ürün üretimleri yanında, müşteri istekleriyle şekillenen opsiyonlu ürün üretimleri için üretim modülü satış/pazarlama modülü ile entegre olarak kullanılabilmektedir. Ayrıca, günümüzde çeşitlenen ve azalan ürün ömürleri nedeniyle sürekli tekrarlanmak zorunda kalınan yeni ürün tanımlama ve üretim akışları ile malzeme gereksinimlerini belirleme ve programlama işlerini üretim modülü gerçekleştirmektedir. ERP sistemlerindeki üretim modülü;
- Üretim sürecinde girdi (hammadde, yardımcı malzeme vb) ve çıktıların (mamul, yarı mamul, fire vb) her an ayrıntılı olarak izlenebilmesi,
- En uygun üretim yönetim şekillerini belirleme ve kullanma,
- Üretim hatları tanımlama, mamul bazında hat/ürün üretim kapasitesini belirleyebilme,
- Ana üretim programı verilerinin tanımlanması, kullanılması ve ana üretim programının oluşturulması ve revizyonu,
- İş programlarının oluşturulması,
- Mamul ve yarı mamul bilgilerinin tanımlanması ve kullanılması,
- Mamul ağaçlarının ve üretim operasyonlarının tanımlanması ve kullanılması,
- Üretilecek mamul ve yarı mamul miktar ve üretim tarihlerinin belirlenmesi,
- Mevcut makina, işçilik ve diğer kaynaklara ait kapasitelerin belirlenmesi,
- Sipariş aktarma ya da planlama ile oluşturulan iş emirleriyle üretim yapabilme,
- Siparişe ya da stoğa üretim yapabilme,
- Müşteri istekleri doğrultusunda şekillenen mamul bilgilerini sipariş bazında tanımlayabilme,
- Malzeme gereksinimlerinin çıkarılması ve karşılanmasının takibi,
- Mamuller ve bu mamullerin üretimlerinde kullanılan her türlü hammadde ve malzemeler için tarih bazlı program tabloları oluşturma,
- Bu tablolarda tarih bazlı stok mevcutları ile birlikte, programa alınmış olan üretim ve satın alım miktarları ile gereksinim miktarlarını karşılaştırmalı olarak alabilme,
- Makina, işçilik ve diğer gereksinimlerin belirlenmesi ve karşılanması,
- Mevcut üretim durumunun izlenmesi, gerçekleşmelerin takibi,
- Üretilen mamul ve yarı mamul maliyetlerinin istenen ayrıntıda hesaplanması
ve izlenmesi işlemlerinin en etkin ve verimli şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.
ERP sistemlerinde oluşturulan Lojistik ve Satış Modülleri; iş süreçlerini, müşterilerin istediği esneklik, etkinlik ve yenilikleri doğrultusunda düzenlenmesini sağlamaktadır. Lojistik uygulamaları işletmenin verimini artırmak için kullanılan kavramlara göre tedarik zincirini iyileştirmek üzere tasarlanmıştır. Bu uygulamalar için kullanılan tüm fonksiyonlar bütün organizasyonel birimler üzerinde planlanmakta, uygulanmakta ve koordine edilmektedir. Lojistik uygulamaları mantıksal olarak birbirine ait bütün öğeleri birbirleriyle ilişkilendirdiği için hiçbir iş tekrarlanmamaktadır.
Veriler sadece bir kez girilmektedir. Lojistik uygulamalarında finans ve insan kaynakları uygulamalarındaki bütün süreçler eş zamanlı ve entegre olarak çalışmaktadır. Lojistik ve satış modüleri ile satın alma, satış koşullarının takibi, sipariş, irsaliye, fatura akışı ile sistem akışının takibi, ambar yönetimi ve stok ve sipariş öneri sisteminin sağlanması gibi temel fonksiyonlar sağlanmış olmaktadır.
ERP sistemlerinde kullanıcıların zamanını rapor yığınları arasında analiz yapmakla harcamasına gerek kalmadan aranılan her türlü bilgiye anında ve doğru olarak ulaşılabilmektedir. Her yönetici, belirli dönemlerde işletmesinin en son durumunu bilgisayar ortamında ve gerçeğe en yakın şekilde görmek istemektedir. ERP sistemlerinde raporlama sayesinde anında ayrıntılı veya özet raporlara ulaşılabilmektedir. Girilen bütün bilgiler, kullanıcının istekleri doğrultusunda istenen formatta ekran veya yazıcıdan raporlanabilmekte ve/veya dış kaynaklı yazılımlara bu raporlar aktarılabilmektedir. ERP sistemleri raporları istendiği takdirde yazıcılarla en ileri grafik özelliklerde alınabilmektedir. ERP sistemlerinin raporlama özelliği sayesinde, bilgiler istenildiğinde özet, istenildiğinde ise ayrıntılı analiz raporları şeklinde kolayca elde edilebilmektedir. Bunların yanı sıra istenilen sayıda, kullanıcıya özel rapor, standard raporları değiştirerek veya yeni baştan tasarlayarak sisteme eklenebilmektedir.
ERP sistemlerinin işletmeye ve stratejilerine uygun olarak seçilmesi, belirlenmesi, tasarlanması ve uygulanması işletmenin misyon ve strateji belirlemesine oldukça önemli etkileri bulunmaktadır. ERP sistemlerinde; tüm üretim, müşteri ve tedarikçi bilgilerinin aynı sistem üzerinde bulunması çeşitli yorumlar yapılmasına imkan vermektedir. Öncelikle mevcut konumun değerlendirilerek bir işletme kimliği oluşturulmasına yardımcı olduğu gibi, ayrıntılı analizler yapılmasına imkan vererek geleceğe yönelik tahminler yapılmasında ve bu tahminler doğrultusunda işletmenin stratejilerini oluşturmasında yöneticilere yol göstermektedir.
www.pargesoft.com Microsoft Dynamics AX ve NAV Çözüm Ortağı.
