İş Kartı / Proje Kartı
Bir projeyi yönetebilmek, öncelikle iyi tanımlamayı gerektirir. İş kartında bir projeyi bütünüyle tanımlanmasını sağlayacak tüm alanlar yer almaktadır. İş kartına projenin kimlik kartı olarak da bakabiliriz. Projeyle ilgili temel tanımlamalar bu modül üzerinden gerçekleştirilir. Aynı ekran üzerinde projesi alınan firmaya ait bilgiler, o proje ile ilgili atanan proje lideri ve proje takımı bilgileri, projenin durumu, proje için teklif edilen tutar, yürütülen projenin adımları takip edilebilir. Ayrıca, arka ofis NAV ile entegre edilerek zaman, performans, proje verimliliği, proje karlılığını finansal açıdan da takip etmenizi de sağlar.
Bu uygulamada yeni bir proje kartını oluşturmak mümkün olduğu gibi mevcut projelerle ilgili iyileştirme/düzenleme yapmak da mümkün. Proje tekliflendirmesinin doğru şekilde gerçekleştirilmesi için maliyet ve fiyat hesaplamalarının yapıldığı “Budget Tool” da bu modülde yer alıyor. Budget tool, proje siparişi verildiğinde otomatik olarak yaratılabiliyor ya da proje siparişi modülünden yetki sahipi kullanıcılar tarafından oluşturulabiliyor.
Tanımlamalar proje bazlı hizmet sektörü firmalarına ortak ya da firmanın özel olarak ihtiyaç duyduğu parametrelerden oluşuyor. Yani sistemde hazır tanımlamalar dışında ihtiyaç doğrultusunda yeni kurgulamalar da yapılabiliyor. Dahası iş kartının arayüzü de işletmenin ihtiyaçları doğrultusunda yeniden kurgulanabilir.
Projeler bu uygulamada firma özelinde farklı iş gruplarına ve bunlara atanmış olan seri numaralarıyla ilişkilendirilebilir. Dolayısıyla etkin bir raporlama sistemi için sağlıklı veri giriş yapılmış olur.
Projeler çoğunlukla gerçekleştirme seviyesine göre faturalanan ve müşterilerle ayrı ilişkilendirilen kavramlar. Yine de firmaların faturalanmadıkları ama belli bir sistematik çerçevesinde yönetikleri dahili projeler de bu modül kapsamındadır. Öneğin ISO 9001 çerçevesinde yapılan çalışmalar, faturalandırma olmasa bile bu modülden yönetilebilir. Eğer faturalanan bir proje söz konusu ise arka ofis NAV’da tanımlanan müşterilerinden biriyle ve proje ekibi/yöneticisiyle web üzerinden ilişklendirilebilir. Proje ekibi ve yöneticisi ya da ilişkilendirilen herhangi bir firma yetkilisi her güncellemeden outlook entegrasyonu sayesinde otomatik olarak haberdar edilebilir. Örneğin projenin statüsünde yapılan bir değişiklik, teklif seviyesinden kabul edilmiş proje seviyesine getirildiğinde tanımlanmış ilgili tüm kişiler otomatik olarak haberdar edilir.
Proje teklifi, teklif tarihi, tahmini malyet ve kar, kabul tarihi, sipariş tutarı ve fiili maliyet tutarı anlık olarak proje kartından izlenebilir.
Hizmet firmasının içinde yer aldığı alt sektörle ilgili birtakım ek parametre alanları yine proje kartında tanımlanabiliyor. Firma müşterisinin içinde yer aldığı sektörü alt kategorilere ayırmak ve bu kategorilere dayanarak analiz etmek için iş alanı parametresi kullanılabilir. Dahası projelerde kullanılan araç ve yöntemlere göre alt kategoriler oluşturup bunlar proje kartıyla ilişkilendirilebilir. Tanımlanan her alan finansal analiz ve raporlama filtresi olarak kullanabilir. Örneğin inşaat sektöründe yapılan projelere toplam karlılık ya da inşaat sektöründe belli bir yöntemlae gerçekleştirilen projenin karlılık analizi tanımlanan parametrelerle kolaylıkla yapılabilir.
Bütçe Araçları (Budget Tools)
Her projenin en kritik unsurlarından bütçe yönetiminin önemi tartışılmaz. Bir projenin teklifendirilmesi öngörülen maliyetlere, özellikle hizmet sektöründeki frmalar için maliyet insan kaynağına dayanır. Diğer bir deyişle maliyeti doğuran ana unsur proje ekibi olduğundan, yarattığı tüm maliyet izlenebilir ve kontrol edilebilir olmalıdır. Bu uygulamada, arka ofis NAV’ın üzerindeki finans/muhasebe modülünün İK bordro uygulamasıyla da entegre olduğundan, herbir kaynağın gerçek maliyetlendirmesini sağlanır. Budget Tool’da projede yer alan ekip üyesinin ne kadar çalışması gerektiği belirlenir ve bu belirlemelere göre maliyet ön görülür. Dahası, daha önce gerçekleştirilen projeler ve belirlenmiş maliyetler temel veri olarak kullanabilir.
Bu uygulama üzerinde farklı bütçe senaryoları gerçekleştirilebilir. Parametreler değiştirilerek (çalışan sayısı, süresi, pozisyonu) projenin birden fazla bütçelendirilmesi, müşteri tarafından kabul edilen bütçenin doğrudan proje kart ya da proje siparişine doğrudan aktarılması mümkün.
(Job Order) Proje Siparişi
Proje ile ilgili siparişin ve faturalama sürecinin web tabanlı olarak yönetilebilmesini sağlayan uygulama. Kullanıcılar, yetki seviyelerine bağlı olarak sipariş girişi yapabilir ya da mevcut siparişleri görüntüleyebilirler. Faturalama, proje siparişi modülünün alt kategorilerinden biridir. Birçok hizmet firmasında faturalama, projenin gerçekleştirilmesine paralel olarak yürtülür. Yani gerçekleştirme oranında fatura kesilir. Ancak, bu konuda bir parametrenin önceden tanımlamasına bağlı olarak değişiklik de gösterebilir. Fatura, arka ofis NAV üzerinde tanımlanmış olan müşteri kartı ve ödeme şartları ile ilişkilendirilir ve buna göre kesilir. Eğer fatura döviz bazında ise, TCMB döviz kurları sistem üzerinde otomatik olarak alınarak döviz bazlı çalışmalar yürütülür. Proje faturalaması yetkili proje ekip üyesi tarafından oluşturulur, istenirse proje lideri tarafından onaylanır ve oluşturulması için otomatik olarak finans bölümüne gider. Herhangi bir anda güncel ya da tamamlanmış olan proje sipariş bilgisine, güncellemelere, ilişkilendirilen proje kartına ulaşmak mümkün.
Proje tamamlandıkan sonra müşteri memnuniyet düzeyi sistem üzerinde yönetilebilir, memnuniyet anketi faturalandırmanın hemen sonrasında otomatik olarak müşteriye gönderilebilir. Müşteri bazında belirlenen memnuniyet parametreleri tanımlanarak anket versiyonlar halinde gönderilebilir. Son olarak sonuçlar raporlanıp ilgili proje ekibini üye ve yöneticilerine otomatik olarak ulaştırılır.
Zaman Çizelgesi (Timesheet)
Pek çok konuda başarı, başarmanın ne kadar vakit alacağını bilmeye bağlıdır.
Montequieu
Zaman çizelgesi iki kritik unsuru aynı uygulamada çözüyor. Öncelikle karmaşık proje süreç ve kaynak planlaması ve sonrasında insan kaynağının gerçekleştirdiği çalışmaların işlenmesi ve izlenmesi.
Proje planlamada en kritik yönetim ve maliyet unsuru insan kaynaklar. Proje yöneticisinin öncelikli görevi kaynak kısıtlamaları altında projeyi başarıyla tamamlayacak planlamayı yapmaktır. Doğru planlama yapılmadığında başarılı bir proje ekibi bile başarısız olabilir, maliyetler artar, firmanın güvenirliği sarsılır. Elementa Zaman Çizelgesi ile projeye başlamadan proje ekibinin hangi projede, ne zaman ve ne kadar çalışacağı belirlenir, böylece riskler minimize edilir.
Ancak doğru bir planlama riskleri yine de tamamen ortadan kaldırmıyor. Projenin her evresinde izlenebilir ve kontrol edilebilir olması gerek. Elementa Zaman Çizelgesi, proje ekibinin proje gerçekleştirme bilgilerini girdiği, özellikle personel verimliliğiyle uygulama maliyetlerinin doğru aktarılmasını sağlayacak bir araç. Elementa Zaman Çizelgesi modülü ile Proje takımlarının, yöneticilerinin, kaynaklarının hangi projede yer aldığını, hangi gün ve saatte o proje ile ilgili bir çalışmanın yürütüldüğünü görmenizi sağlamaktadır. Bu uygulamada ayrıca günlük, haftalık, aylık gibi farklı zaman çizelgesi dönemleri tanımlamak mümkün. Geçmiş dönemleri copy&paste ile cari döneme aktarmanın mümkün olduğu gibi manuel olarak yeni giriş de yapılabiliyor. Böylece katı bir planlama yerine, esnek ve adapte edilebilir bir planlama ve gerçekleştirme olanağı doğuyor.
Zaman Çizelgisi denetimi de mümkün kılıyor. Proje yöneticileri, proje ekibinin herhangi bir çalışma günü içerisinde toplamda gerçekleştirdiği çalışmayı onaylayabildikleri gibi proje ekibi üyelerinin her brinin çalışmaları ayrı ayrı da onaylanabiliyor. Bir başka uygulama ise ekip üyesinin günlük çalışmasına süre olarak alt limit getirmesi. Örneğin, ekip üyeleri için en az 8 saat çalışma şartı getirildiyse, daha az çalışmaları sisteme kaydetmek mümkün olmuyor. Böylece gün içersinde projede çalışılmamış, izin, hastalık, proje bağımsız çalışma vs. süreler de sisteme farklı analiz ve raporlamalar için kaydedilebiliyor.
Bu uygulamayla projeleriniz devam ederken ya da tamamladığında gerçekleşen çalışmaları analiz ederek, kaynakların daha verimli kullanımı için süreç iyileştirme ve kaynak verimi çalışması mümkün olmaktadır.
