Leonardo da Vinci’nin bir sözü vardır; “En sadesi aslında en karmaşığıdır“ der.
ERP projelerinde müşteriler ve iş ortaklarıyla çalışarak geçirdiği son on yılın ardından, yukarıdaki sözün abartılmış olduğunu düşünmüyorum. Her şeyin basit olmasını sağladığınızda, bir ERP projesinin sorunsuz ve yapıcı olmasını sağlamış olursunuz.
Bunun ne anlama geldiğini şöyle açıklayayım. Piyasada yer etmiş bazı ağır çözümlere ilişkin uygulama başarısızlıkları, bütçe aşımları, açılan davalar ve diğer olumsuzluklar gibi birçok korku hikayesi duyduğumu hatırlıyorum. Kurumun çalışma şeklini kolaylaştırma hedefindeki ERP projesinin, zaman zaman başka bir sorun olarak ortaya çıkmasını da hayli düşündürücü bulurum.
ERP macerasının özellikle zor ve karmaşık olduğunu ortaya koyarak durumu basite indirgeyecek bir tablo çizme niyetinde değilim. Hatta bu tablo her ne kadar karmaşık görünse de Microsoft Dynamics AX 2012gibi kullanıcı dostu ERP projelerinin geliştirilmesiyle işlerin değiştiği de bir gerçek.
Ancak elinizde en iyi araçlar olsa bile, bir ERP uygulamasına başlarken aşağıdaki önemli noktalara dikkat ederek, sizden önce bu yoldan gidenlerin düştükleri hataları tekrarlamaktan kaçınabilirsiniz.
1. Projeden beklentilerinizi iyice gözden geçirdiniz mi?
Beklentileriniz gerçekçi ve zamanlama açısından doğru mu? Eğer değilse, çizim masasına geri dönün ve elde etmek istediklerinizi alt alta yazın. İşle ilgili tüm tarafların bir çözüme ulaşmak için kaygılarını ortaya koyarak tartışması, basit bir yaklaşım olarak öne çıkar.
Örneğin sorununuz yüksek stok maliyetinden mi kaynaklanıyor, yoksa tedarik zincirinin görünür olmamasıişinizi mi etkiliyor? Ödemelerinizi zamanında alabiliyor ve karlılık oranlarınızı yeşil bölgede tutabiliyor musunuz?
Bilgi Teknolojisi kesinlikle bir olanak sağlayıcıdır ve kurum için çözüm uygulama yolculuğu kurumun sorunlarından başlamalıdır.
2. Sorunlarınızı öğrendiniz, çözüm için hazır mısınız?
Bir sonraki adım doğru çözüm ve doğru iş ortağını bulmaktır. Peki ama çözüm ortağınız, sonuçlara atlamadan önce sorununuzun kaynağını keşfetmek için zaman ayırdı mı? Daha önce benzer projeler gerçekleştirmişler mi?
Bu iş aynı hastalandığınızda bir doktora gidip ağrıyan yerlerinizi göstermeniz gibi. Böyle bir durumda sorununuzu araştırmaya zamanı olmayan, hastalığınızı daha önce tedavi etmemiş olan ve doğrudan tedavi reçetesi yazmaya kalkışan bir doktora gitmek ister miydiniz?
3. Size atanan ekip yerinde kalacak mı?
Kurumunuzun sorunlarını tek bir danışmanla paylaşmaya zaman ayırmak istemez ve bu danışmanın yerine gelen başka birinin aynı anlayışa sahip olmasını bekleyemezsiniz. Bu nedenle Projenin en başında işe başlayan ekibin proje sonuna kadar süreklilik sağladığından emin olun.
4. Projeyi daha küçük aşamalara böldünüz mü?
Proje hazırlarken aşamalarınızı mümkün olduğunca küçük tutun. Örneğin 4 veya 5 yerine 10 aşama oluşturun. Bu, proje hissedarları açısından daha iyi kontrol ve sorumluluk sağlayacaktır. Gerçekçi ve daha küçük hedefler belirleyin ve bunları başarmak için zaman yönetimi ilkesini unutmayın.
Küçük hedeflerin başarılması daha kolay olduğundan, bu durum uygulama ekiplerinde pozitif enerjioluşturacaktır. Ayrıca, bu pozitif enerjiyi yoğunlaştırmak için gerçekleştirdiğiniz her aşamayı kutlamayı ihmal etmeyin.
5. Gerekirse havuç ve çubuk yaklaşımına başvurun.
Uygulama ekibinizin dahili ve harici üyelerini aşamaları gerçekleştirmek üzere cesaretlendirmek için çubuğu elinizde tutun. Ayrıca proje ortamında motivasyon ve adanmışlık havası yaratmak için bir sürü havucu da çubuğun ucuna bağlayın. Örneğin fazla çalışma saatleri için proje ekibine prim verdiniz mi? Böyle konuları göz ardı etmeyin.
6. Özelleştirmelerin sizi yıldırmasına izin vermeyin.
ERP projesinde yapılacak herhangi bir özelleştirmenin taşıdığı riskleri tarttınız mı? Bu, müşterilerin aynı ürünün mevcut müşterileriyle görüşmesini gerektiren bir alandır. Ürünü özelleştirmeye yönelik deneyimleri nelerdir? Özelleştirilmiş yaklaşımın ve faydalarının tüm seçeneklerini değerlendirdiniz mi?
Bütün bu noktaların ötesinde, öncelikle müşterinin çözümü sevmesi gerekir. Çünkü bu çözüm, günlük etkinliklerinin bir parçası olacaktır.
Ben, geçmişten beri çoğu ERP’nin ‘kullanıcı frekansını yakalamada’ başarısız olmasından dolayı AX 2012 gibi ERP ürünlerinin kullanıcı odaklı tasarımını tercih ederim. Microsoft’un iş uygulamaları pazarına girişi son on sene içinde oyunun kurallarını değiştirdi. Daha fazla müşteriyi ERP ortamına getirdi ve daha çok müşteriyi kullanıcı dostu ERP uygulamalarıyla tanıştırdı.
Unutmayın, basitlik daima ön planda olmalıdır. Hem üründe, hem de uygulama sürecinde.
Kaynak : http://www.btnet.com.tr Web sitesi
Bu yazı Raman Dhooria tarafından Microsoft için hazırlanmıştır.
