21 Ekim 2010 Perşembe

Proje Nedir ?

Proje Nedir?
Projenin ne olduğunu tanımlamak Proje Yönetimi Metodolojisinin ne olduğunu ve etkinliğini anlamak açısından önemlidir.

Proje;
Başlama ve bitişi açıkça tanımlanmış aktivitelerle bütçe ve zaman kısıtı altında iyi tanımlanmış hedef ve amaçlara ulaşma eylemidir.

Proje Yönetimi Metodolojileri projelerin verimili çalışabilmesi için süre, maliyet, duyarlılık, personel sayısı, önem, aciliyet, karmaşıklık düzeyi vb. kriterlere göre değerlendirilmelerini ve kategorize edilmelerini öngörür. örnek bir projede yapılan çalışmalar sonucunda Proje Kategorizasyonunun ;

 

BÜYÜK PROJE

ORTA PROJE

KÜÇÜK PROJE

SÜRE

> 4 AY

1-4 AY

< 1 AY

MALİYET

> 1000 iş günü

100-1000 iş günü

< 100 iş günü

DUYARLILIK

MAJ.

INT.

MIN.

KARMAŞIKLIK

> 4 Birim

2-4 Birim

< 2 Birim

olması öngörülmüştür. Bu değerler çalışmanın yapıldığı andaki durum dikkate alınarak hazırlanmıştır. Bu matris zaman içinde ve birimlerin kendi koşullarını değerlendirmesi sonrası değiştirilebilecektir.

NOT: Bu çalışmada ayrıca Proje Yönetimi maliyetlerinin proje maliyetinin % 2-10'u arasında değiştiği kabnul edilmiştir.

Proje sadece başarılması gereken aktiviteler bütünü olarak değil, amaçlara ulaşmak için bir süreç olarak ele alındığında proje yöneticisi işi aktiviteler düzeyine indirerek incelemelidir. Aktivitelerin bitişi projenin amacına ulaşmasını sağlayacak şekilde tüm proje ekibi tarafından belirlenmelidir.

Geçici Süreç
Projeler geçici süreçlerdir, son hedefe ulaşıldığında proje tamamlanmış olacaktır. Bu yüzden projenin başarıyla tamamlanması için projenin erken safhalarında projenin bitiş noktası yada ulaşılmak istenen hedefler tanımlanmalıdır. Birçok projenin bitmemesinin sebebi ise projeyi neyin sonlandıracağının tanımlanmamış olmasıdır.

Sponsor üst yönetiminde hem fikir olduğu son ürünü tanımlamalıdır. Projenin başarı kriteri taraflar arasında açık ve net bilinmelidir. Projenin başarı kriterinin tanımlanması için sorulabilecek en basit soru: "Bu projeyi neden yapıyoruz?" olacaktır. Başarı kriteri ölçülebilir olmalı ve yönetimsel (business) değerlerle dile getirilmelidir. Yönetimsel dile getirme ürünün piyasa araştırması, reklam beklentisi, tanıtımının nasıl olacağı, rakiplerin durumu vb. çalışmaların sonucunda ürünün kabul edilebilirliğini ortaya koymaktır.

İyi Tanımlanmış Hedefler
Projenin tamamlandığına ilişkin kararın verilebilmesi iyi tanımlanmış hedefleri gerektirir. İyi tanımlanmış hedefler olmadığında proje amacını yitirecektir.

HEDEF KOYMA

[Alis] “Bana hangi yoldan gitmem gerektiğini söyler misin?"

"Bu neyi istediğine ve neye ulsşmaya çalıştığına bağlı" dedi kedi “"Şey, bilmem ki………"dedi Alis "O zaman hangi yoldan gittiğin farketmez" dedi kedi “

—Alis Harkalar Diyarında

İyi tanımlanmış hedefler ki bunlar projenin kilometretaşları, teslimatları olacak ve araştırma sonuçları, beklentiler ve gereksinimlerden kaynaklanacaktır.

İsteklerin yada problemin tanımlanması dikkatli ve çok yönlü düşünme gerektirir.(Araştırma Raporu) Bu sayede projenin hedeflerinde netlik ve çözüm yaklaşımının ne olacağı konusunda karar verilebilir.

Proje Yönetimi Nedir?
Projeleri gerçekleştirmek için gerekli tüm araç ve tekniklerin bir arada kullanılmasıdır. Projenin tanımlanmasını, kategorize edilmesini ve gerçekleştirilmesini sağlamaya yönelik çalışmalar bütünüdür. Bu suretle her projede yer alan tanımlama, planlama, uygulama ve kontrol süreçlerine ilişkin aktiviteler proje yönetiminin bir parçasıdır.

Altyapı Beklentileri
Başarılı Proje Yönetimi, organizasyonun var olan yapısındaki uygulamaları dikkate alarak süreçlerin değerlendirilmesini, şirket politika ve prosedürlerinin projelerde işlerlik kazanmasını amaçlamaktadır. Örneğin performans değerlendirme, problem raporlama vb. uygulamalar için örnek verilebilir. Proje Yönetimi aynı zamanda organizasyonun bu yöndeki ihtiyaçlarınıda tanımlayarak verimliliğin artmasını sağlayacaktır.

Projeler genellikle ideal koşullar altında gerçekleşirler, ancak istenmeyen ortamlar ki; personel dirençleri vb. başarıyı olumsuz yönde etkileyecektir. Örneğin, şirketin personel politikaları kişileri motive etmiyorsa bu bir direnç oluşturacaktır.

Proje Yönetimi genel yönetim bilgisini gerektirir. Genel yönetim kuralları, çalışmaları, kavramları, teknikleri, araçları ve yetenekleri Proje Yönetimi için temel oluşturur. Ayrıca, başkalarıyla kolay çalışabilme, sorumluluk alabilme, gruba liderlik edebilme ve karar almada bu istenen özellikler içerisindedir.

Kavramsal Aşama
İşin başlangıcında hangi teknolojiyi kimin teslim alacağına, teknolojiyi kimin kullanacağına ve proje ile ilgili anlaşmaların hazırlanmasına kimlerin katılacağı (PROJE EKİBİ) belirlenecektir. Bu süreç aşağıdaki şekille açıklanmaktadır

Tanımlama Bileşenleri

ProjeBileskenleri

Tanımlama Bileşenleri
Bu aşamada proje ile ilgili parametrelerinin tanımlanması ve projede ne şekilde yer alacakları belirlenecektir.

Projenin başlatıldığını ve onaylandığını kabul ettiğimiz takdirde, beklentiler doğrultusunda kavramsal olarak proje tanımlanmaya hazır demektir.

Proje başlangıç bilgilerinin geliştirilmesi ile ilgili kurallar ve süreçler değişmeyecektir. örnek proje başlangıcındaki tanımlama çalışması Proje Tanımlama Dokümanı ile olacaktır.

Tanımlama aşamasının temel adımları şunlardır;

    Tanımlama Başlangıcı Projede yer alacak proje birimlerinin belirlenmesi
    Proje ekibinin belirlenmesi
    Proje tanım dokümanının hazırlanması
    İş analizlerinin tamamlanması.

Proje Tanımı

Proje Tanımlama çalışması projeyi açıklayıcı nitelikte olup proje organizasyonunun yönetimsel ve teknik uyumun olduğu güvencesini vermeyi amaçlar. Üst düzey bir yaklaşımı, proje başarı faktörlerini ve üst düzey planlama bilgilerini tanımlar.

Proje tanımının içerdiği bilgi yönetimsel ve teknik olarak projenin ihtiyaç duyacağı bilgi ve diğer tüm desteğini tanımlamalıdır.

ProjeTanimlamalari

Tanımlama Başlangıcı

Tanımlamanın başlangıcında yapılan araştırmalar sonucunda sponsorun gerçekleştirilmek istenen işle ilgili temel bilgileri yazılı hale getirmesi gerekmektedir. Üst düzey bir bilgi olup değişiklik istekleri olduğunda yada planlama aşamasında bu bölümdeki bilgiler değişebilecektir.

2. Proje Bildirimi

Proje Adı

 

Amaç

 

Hedefler

1-
2-
3-

Başarı Kriterleri

1-
2-
3-

Kısıtlar

1
2-
3-

Varsayımlar

1-
2-
3-

Projede Yer Alacak SOL Birimlerinin Belirlenmesi
Bu tanımlar ve araştırma sonuçları doğrultusunda sponsor ve proje yöneticisi projenin tanımlama ihtiyacını kararlaştırmalıdırlar. Bu konudada Fonksiyonel Gereklilik Kontrol Listesindeki alanlar üzerinde çalışmalıdırlar.

Tanıtım

Projede tanıtım faaliyetleri yer alacak mıdır? Evetse;

İsim

Var/Yok

Tanıtım Broşürü

 

Tanıtım Toplantısı

 

Basın Toplantısı

 

Yazılı Duyuru

 

Şirket İçi Tanıtım

 

Fuar Katılımı

 

Sponsorluk

 

Gazete İlanı

 

Dergi İlanı

 

TV İlanı

 

Billboard

 

Basın duyurusu

 

E-Mail Duyuru

 

Röportaj

 

Promosyon Malzemesi

 

Internet’ten Duyuru

 

Diğer sitelerden verilecek linkler (World, N1et, …)

 

Internet reklamı

 

Insert

 

Reklam
Projeye reklam alınacak mıdır? Evetse;

Açıklama

Var/Yok

Web Sayfası

 

Sponsorluk

 

Insert

 

Basılı Malzeme (Internet Box, Guide kitabı, vb.)

 

Diğer Elektronik (SolGUIDE, yazılım, CD,..)

 

Destek
Projenin Desteğe yada Kullanıcı tarafına İhtiyacı var mıdır? Evetse;

İsim

Var/Yok

Kullanım Problem
Her İkisi

Yazılı Online (help, FAQ)

   

Yazılı Basılı

   

E-mail desteği

   

Telefon desteği

   

Satış
Satışa sunulacak mıdır? Evetse;

Satış hangi kanalla gerçekleştirilecektir? (Bayi Kanalı, CSC, Direk Satış)

 

Satışın yapılması için ne gerekecektir? (Kutu, Şifre zarfı, CD, vb..)

 

3.Parti Firmalar
Projenin 3.parti firmalarla bir ilişkisi olacak mıdır? Evetse;

Açıklama

Var/Yok

Yapılmış/Yapılması gereken bir sözleşme/anlaşma var mı?

 

Sözleşmenin hazırlanma, onaylama işlemleri/mercileri nelerdir?

 

Outsource edilecek kısımlar nelerdir?

 

Outsource firmalar belirlenmi? midir?

 

Outsource edilecek ürün için istenilen özellikler belirlenmi? midir?

 

İş Hedefleri

Açıklama

Var/Yok

Fizibilite çalışması yapılmış mıdır?*

 

Fiyatlama politikası nedir?

 

Hedefler nelerdir?

 

Hedeflerin tahmininde kullanılan varsayımlar ve bilgiler nelerdir?

 

Fizibilite Raporu(eğer varsa) alternatifleri para,zaman,kalite ve uygunluk açısından karşılaştırmalıdır.

Teslimatlar

No

Teslimatlar

Onay Kriteri

     
     
     

Tasarım

İsim, LOGO, Görsel Tasarım nerede yapılacaktır? (ATCW,)

Hazırlanan görsel unsurların onay merkezleri kimlerdir (ATCW, Üst Yönetim)

Türkçe metin/çeviri ihtiyacı var mı?

Prototip hazırlanacak mı?

Prototip adresi?

Ürün

Server çalışma platformu (ları) nedir?

Desteklenen clientlar nelerdir?

Performans

Sistem için beklenen performans nedir?

Güvenlik

Kullanıcının şifresi olacak mı?

Güvenli Web Server gerekli mi?

Firewall gerekli mi?

Güvenlik için getirilecek kısıtlamalar nelerdir?

Veri Saklama

Verilerin Saklanması gerekli mi?

Nasıl bir veri saklama yöntemi izlenecek? (Kapsam, sıklık, yer)

Geliştirme

Kullanılacak yazılım geliştirme platformu?

Geliştirme için kullanılacak diğer araçlar nelerdir?

Veritabanı

Veritabanı kullanılacak mıdır?

Hangi veritabanı kullanılacaktır?

Test

Sistemin testi nasıl yapılacaktır?

Test için kullanılacak araçlar nelerdir?

Test’lerin kabul kriterleri nelerdir?

Test edilmesi gereken özel noktalar nelerdir?

Kullanıcı testi yapılacak mıdır?

Kullanıcı test grubu kimlerden oluşacaktır?

Kullanıcı testi ne kadar sürecektir?

Kullanıcı testi sonrası onay kriteri nedir?

MIS

Üretilmesi beklenen veriler, nelerdir?

Üretilecek bilgiler nerede, nasıl sunulacaktır?

İşletim

İşletim sırasında kontrol altında tutulması gerekli konular nelerdir?

İstenilen işletim raporlaması?

Disaster recovery planları nelerdir?

İşletmede karşılaşılabilecek problemler, riskler ve bunların etkileri, sonuçları nelerdir?

İşletmede karşılaşılacak risklere karşı hareket tarzı ne olacaktır?

Sistemin kabul edilebilir çalışmama süresi nedir?

Online

Gerekli onay merkezleri nelerdir?

Online etme prosedürü nedir?

Standartlar, Özellikler

 

Bu çalışma sonrası projede yer alması gereken birimler aşağıdaki tablo yardımıyla belirlenecektir.

Departman

Var/Yok

IT – Uygulama Geliştirme

 

IT – Uygulama Yönetim

 

IT – Sistem Ağ

 

IT – Operation

 

Tanıtım

 

Reklam

 

Müşteri Hizmetleri

 

Finans

 

Satın Alma/Lojistik

 

Satış

 

BUMERANG

Follow by Email