Büyük ve karmaşık bir operasyonu Microsoft Dynamics NAV ile yöneten Honda Dış Ticaret, gerek Türk mevzuatına gerekse uluslararası muhasebe ve raporlama standartlarına tam uyum sağlarken, kendisi için çok önemli olan iç süreç verimliliğini de sağlıyor. Ticari Durum
Japon otomotiv devi Honda, dünya genelinde fabrikalarının satın alma operasyonlarının yönetimi için ayrı bir şirket kurmakta ve malzeme tedarikini bu firmalar üzerinden yürütmektedir. Türkiye Gebze fabrikası açıldığında, ilk olarak Honda Trading Avrupa’ya bağlı bir temsil ofisi, ihtiyaçlara cevap vermeye çalışmıştır. Üretim hattında gerekli olan yaklaşık 5000 parçanın, üretim programına uygun olarak tedarikinin yapılması ve fabrika alanına ikmalini uzun seneler başarı ile gerçekleştirmiştir.
2007 yılında ihracatı giderek artan Türkiye fabrikası için, yeni bir tüzel kişilik olarak Honda Trading Türkiye kuruldu. Ayrı bir şirket olarak faaliyet göstermeye başlaması ile birlikte, hem kendi iş süreçlerini yönetmek hem de muhasebe kayıtlarını tutup, Maliye Bakanlığı’na beyan etmek amacı ile yazılım arayışına girdi.
Çözüm
Kurulan yeni bir şirket olarak, Honda Dış Ticaret öncelikle tercih edeceği yazılımda, aradığı özellikleri belirlemeye çalıştı. Türk Dış Ticaret ve Kambiyo Mevzuatına uyumlu olması ilk akla gelen ve listeye alınan özellikti. Diğer önemli bir özellik ise uluslararası muhasebe standartlarına uyum ve yurt dışı raporlama ihtiyaçlarına cevap verebilmesiydi. Honda Trading tarafından önem verilen bir diğer konu ise kendi iç süreçlerinde çok önemli bir yer tutan, fabrikalarından gelen her istek dosyası bazında Satış-Stok-Satın alma ilişkilerinin kurulması ve satış gerçekleşip fatura kesildiğinde dosya bazında net karın raporlanabilmesiydi. Ayrıca gerçekleşen tüm işlemler sonrası Masraf Yeri, Müşteri, Satıcı, Proje bazında maliyet ve karlılık analizlerinin istenen detayda yapılabilmesi isteniyordu. Honda Trading Türkiye tarafından seçim kriterleri listesine alınan diğer bir özellik ise, tercih edilecek yazılımın, değişen iş ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde genişleyebilir fonksiyonel ve teknolojik alt yapıya sahip olmasıydı.
Yurt dışında Honda Ticaret firmaları tarafından kullanılmakta olan Microsoft Dynamics NAV’ı da incelemeye alan Honda Trading, uluslararası pojelerin Türkiye kurulumlarında çok tercih edilen, Dynamics NAV iş ortağı Pargesoft ile iletişime geçti. Pargesoft’un geniş yerel mevzuat bilgisi ve Microsoft Dynamics NAV’a olan hakimiyetinden etkilenen Honda Trading, tüm iş ihtiyaçlarına ve yazılım seçim kriterlerine uyan Microsoft Dynamics NAV ile ilerleme kararı aldı. 2007 Yılı Nisan ayında başlayan proje, 2007 Temmuz ayında canlı kullanıma alındı.
FAYDALAR
Maliyet Analizleri
Honda Dış Ticaret için, fabrikalardan gelen talepler karşılığında yapılan tedarik işlemlerine ait masrafların dosya bazında tüm alt detayı ile takibi çok önemli. Dosya bazında gerçekleşen maliyetler ile, malzemelerin satışından elde edilen gelirler sürekli takip edilmekte ve her talebin karlı bir şekilde karşılanması en önemli performans göstergesi oalrak kullanılmakta. Özellikle beklenen karın elde edilemediği durumlarda, plan dışı maliyetin nereden kaynaklandığının analizi çok önemli. Maliyeti artıran verimsizliğin kaynağının bulunması ve tekrarlanmaması için gerekli önlemlerin alınması için bu analizler çok yardımcı oluyor. Mali ve İdari İşler Müdürü Sn. Haluk Ekin analizlerin istenen tarihler arasında hesaplanabilir hale getirilip, çok boyutlu yapılar haline getilmesinin işlerini çok kolaylaştırdığını belirtiyor. Sn.Ekin “15 yıldır çok uluslu şirketlerde çalıştım. Çok farklı raporlama sistemleri ile çalıştım. Ancak Honda Dış Ticaret’te hepsinden daha detaylı ve zorlu bir yapı var. Bir dosyada 700-800 kalem olabilir ve siz tüm bu maliyetleri doğru dosyada toplayıp yurt dışının belirlediği kurallarla raporlamak zorundasınız. Aynı zamanda Türk mevzuatına da uygun olarak çalışmanız gerekmekte. Üstelik hem TL hem de USD olarak raporlamamız gerekiyor. Microsoft Dynamics NAV ve Pargesoft’un desteği ile tüm bu istekleri karşıladık” diyor
Tüm Taleplere Cevap Veren Sistem
Honda Trading gerçekleştirdikleri projede Microsoft Dynamics NAV’ın esnekliğini gördükçe, daha talepkar davranmaya başladıklarını belirtmekte. Sn.Ekin “Elimde kalemle, beyaz tahtanın önüne geçip, istediğim şeyi çiziyordum. Sonra Pargesoft’a dönüp, hadi yapın diyordum. Hesaplamalar elle ya da Excel ile yapılacak olsa bile oldukça zor olmasına rağmen, Pargesoft ekipleri istediğim şekilde geliştirme yapıyorlardı.” diyor
Pek çok şirketin kurumsal yazılıma geçerken, yazılımın standartlarına uymak adına, alışık olduklarından daha uzun ve karmaşık veri girişleri ile karşılaşmakta olduğu bilinmekte. Aynı durum Honda Dış Ticaret ile yapılan projede de söz konusu olduğunda, Sn. Ekin bu durumu kabul etmediklerini ve sistemin kendilerini yavaşlatmasını istemediklerini belirterek Pargesoft’tan çözüm istemiş. Sn Ekin bu gibi durumlarda, Pargesoft danışmanlarının farklı alternatif önerileri ile geldiklerini söylüyor. “Her istediğimizi dinlediler. Sistemin standardı bu deyip, bizim işimizin yavaşlamasına sebebiyet vermediler. Pargesoft’un yaklaşımından ve becerisinden cesaret alarak, her istediğimizi yaptık” diyen Sn.Ekin, bu tür projelerde danışmanlık firması ile olan ilişkilerin çok kritik olduğunu ve kendi projelerinde bu ilişkinin güçlü olması sayesinde beklenin çok üstünde başarı sağladıklarını düşünmekte.
Değişen İş Süreçlerine Uyum
Proje sırasında Microsoft Dynamics NAV’ın esnekliğinden çok faydalanan Honda Trading, kullanım sırasında meydana gelen süreç değişikliklerine de kolaylıkla uyum sağlamayı başardı. Genelde stoksuz çalışan ve fabrikadan gelen talepleri direk üretim hattına verilecek bitmiş mamul karşılayan Honda Dış Ticaret, pres atölyesi için gerekli hammadde saç alımına başladığında, mevcut sistemden farklı olarak çelik stoğu tutmak zorunda kalmış. Bu yeni sistem, dosya bazında yapılan karlılık analizlerinde de bazı değişikliklere neden olmuş. Bu yeni çalışma düzenine Microsoft Dynamics NAV ve Pargesoft’un tecrübesi ile çok hızlı uyum sağlayan Honda Dış Ticaret, geliştirdiği modeli İngiltere’ye de aktarmış. Sn. Ekin bu durumu “ Her sürecimiz standart olsa herhangi bir program ile muhasebe, stok ve yurt dışı raporlamasını yapabilirdik. Ama standart dışına çıkıldığında, istisnalar ortaya çıktığında kullandığınız yazılımın gücü ortaya çıkıyor. Biz değişen iş süreçleri ve istisnai durumların yönetilmesi konusunda Microsoft Dynamics NAV’ın arkamızda, bize maksimum destek olduğunu biliyoruz” demekte.
Mevzuata Uyum
Honda Dış Ticaret ağırlıklı olarak ithalat yapmakta, ve ithalat dosyalarında biriken masraflar ve kayıtlar oldukça fazla olmakta. Bunları doğru olarak BA/BS formlarına yansıtmak için çok çaba gösterilerek, hatasız işleyen bir sistem oluşturulmuş durumda. Detaylar Microsoft Dynamics NAV’de tutulup, özetlenen rakamlar BA/BS formlarına aktarılmakta. Böylece bu formların oluşturulması ve maliyeye aktarılması konusunda büyük zaman kazanımı sağlandı.
Ayrıca ihracat amaçlı ithalat işlemlerinde uygulanmakta olan ve Honda Fabrikası’nın sahip olduğu Dahilde İşleme İzin Belgesi’nin Honda Dış Ticaret firması tarafından da kullanılması için Maliye Bakanlığı’ndan izin istendiğinde, Maliye Bakanlığı, izinle birlikte bir beyanda bulunmuş. Normalde ithalat yapan firma, ithal malzemeleri üretimde kullanırken, Honda Dış Ticaret’in bu malzemeyi üretim yapan firmaya satıyor olması, arada kar realizasyonunu mümkün kılmakta. Eğer böyle bir kar gerçekleşiyorsa, Maliye Bakanlığı, Honda’ya satış fiyatı arasındaki fark üzerinden KDV ödemesi gerektiğini belirtti. Bu durum ile karşılaşıldığında, gerekli hesaplamalar Microsoft Dynamics NAV içinde yapılmaya başlandı. Sistemin esnekliği, tamamen şirkete özel bir mevzuat hesaplamasında bile yardımcı olmuş durumda.
Müşteri Profili
Dünya genelinde Honda fabrikalarının satın alma operasyonlarının yönetimi için kurulmuş bir Honda iştiraki olan Honda Trading Türkiye, İngiltere’deki Honda Trading Europe’a bağlı liasion office olarak faaliyet gösterirken 2007 yılında yeni bir tüzel kişilik haline dönüşmüştür.
Ticari Durum
2007 yılında giderek ihracatı artan Türkiye fabrikası için yeni bir tüzel kişilik olarak Honda Trading Türkiye kuruldu. Ayrı bir şirket olarak vergi beyanı yapmak zorunda olunca,yazılım arayışına girdi. Yurt dışında Honda Ticaret firmaları tarafından kullanılmakta olan Microsoft Dynamics NAV’ı da incelemeye alan Honda Trading, uluslararası projelerin çok tercih edilen iş ortağı Pargesoft ile iletişime geçti. Pargesoft’un geniş yerel mevzuat bilgisi ve Microsoft Dynamics NAV’a olan hakimiyetinden etkilenen Honda Trading, tüm iş ihtiyaçlarına ve yazılım seçim kriterlerine uyan Microsoft Dynamics NAV ile ilerleme kararı aldı. 2007 Yılı Nisan ayında başlayan proje, 2007 Temmuz ayında canlı kullanıma alındı
Microsoft Dynamics NAV
İşOrtağı
Pargesoft http://www.pargesoft.com/
Yararlar
• Hem yerel hem uluslararası muhasebe standart ve raporlamasına uyum
• Detaylı Malyet Analizleri
• Kullanıcılardan gelen isteklere cevap verebilme
• Değişen iş süreçlerine hılzı uyum
• Mevzuata uyum
