ERP’nin birçok farklı sözcük grubu ile tanımı aşağıdaki gibi yapılabilir. Ancak, temelde tüm bu tanımlar aynı yönde birleşmektedir.
“ERP, İmalat, Dağıtım, Finans ve Satış Modüllerinin birbirinden tamamen farklı sistemler olduklarını kabul etmiş bir işletmenin bütününü, tek bir veri tabanı, tek bir uygulama ve tek bir kullanıcı ara yüzü ile değiştiren bir öneri paketidir.” (Braggs, 1999)
“ERP, organizasyonel hedeflerin gerçekleştirilmesi ve işletmenin tüm fonksiyonlarını bütünleştirmek için, işletmenin tüm ihtiyaçlarını, bir organizasyonun tüm süreçlerini göz önünde tutarak yöneten ve planlayan bir yazılım çözümüdür.” (Kumar, 1998)
“ERP, işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik, üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve en verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını barındıran bir yazılım sistemidir.” (Durmaz, 1999)
“ERP, dağıtım, satış, imalat, finans ve satın alma gibi tüm fonksiyonlardan bilgilerin alınmasına, çalışanların ve yöneticilerin tüm işleri planlamalarına, görüntülemelerine ve kontrol etmelerine yardım eden bir araçtır. Modern bir ERP sistemi, mal veya hizmet üretici firmaların yeteneklerini, doğru çizelge ile üretim, kapasitenin tamamen etkin kılınması, envanterin düşürülmesi ve söz verilen sevkiyatların zamanında gerçekleşmesi açılarından etkilemektedir.” (Beyazıt, 1998)
Planlama sisteminin uygulamaya aktarılmasında başlıca kullanılan araç bütçelerdir. Bütçelerin oluşturulması sürecinde işletmenin bölümleri kendi bütçelerini hazırlamakta ve bu hazırlık sırasında satış bütçesi esas alınarak gider bütçeleri oluşturulmaktadır. Yıl içinde ancak önemli değişmeler olması halinde altı ay veya üç aylık periyotlar ile revize bütçeler yapılmaktadır. Daha sonra faaliyetler bu bütçelere göre kontrol edilmekte ve sapma analizleri yapılmaktadır.
Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği ve bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Faaliyetlerimizi bu değişime uygun hareket edebilecek hale getirebilmenin yolu ERP yaklaşımından geçmektedir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarımızın kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetlerimizi değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir.
ERP’nin diğer bir özelliği, işletmenin coğrafi olarak farklı bölgelerde (yurt içi ve dışı) bulunan fabrikalarının, bunların tedarikçi firmalarının ve dağıtım merkezlerinin (depo) kaynaklarını eşgüdümlü olarak planlamasıdır. Bu çerçevede, hangi müşteriye ait hangi siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması veya hangi fabrikada üretilmesi gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve hizmet ihtiyaçlarının nereden karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makine, malzeme, işgücü, enerji, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa olarak kullanılabileceği belirlenmiş olmaktadır. Diğer bir değişle, müşteriye ait siparişin en kısa sürede, istenen kalite ve maliyette karşılanabilmesi için tüm bağlı işletmelerin dağıtım, üretim ve tedarik kaynaklarının kapasite ve özellikleri aynı anda dikkate alınmaktadır.
ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştiren bir sistemdir. Amaç fabrika bazında ademi merkezi yönetimin avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlanmaktadır. Merkeziyetçiliğin derecesi farklı boyutlarda düşünülebilir. Örneğin tüm fabrikaların uzun vadeli satınalma kontratlarının merkezi olarak yapılması veya fabrikaların kendilerinin yapması öngörülebilir. Keza müşteri kredi kontrolü merkezi veya ademi merkezi olarak yapılabilir. Ancak zorunlu olarak talebin fabrikalara yönlendirilmesi, fabrikalar arası nakliyat, performans analizi, mali konsolidasyon merkezi olarak yapılmak zorunda olan faaliyetlerdir.
Sonuç olarak, ERP; işletmenin stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için farklı coğrafi bölgelerde bulunan tedarik,üretim ve dağıtım kaynaklarının en etkin ve verimli bir şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım sistemidir. Söz konusu planlama, koordinasyon ve kontroldeki temel ilke ve sistematik Üretim Kaynakları Planlaması (MRP II) ile aynıdır.
ERP’nin İşlevleri
ERP, birçok yan işlevinin yanında temel olarak üç işlevi yere getirir : (Kumar, 1998)
- Firma genelinde bütünleştirilmiş ve tüm fonksiyonel alanları kapsayan “Bilgi Akış
- Sistemleri”ni kolaylaştırmak.
- Şirketin temel aktivitelerini kolaylaştırmak ve müşteri servisine yönelik bir biçimde
- “Şirket İmajını” iyileştirmek ve arttırmak.
- Veri girişi metodolojilerini sistematik bir biçimde organize ve optimize etmek.
ERP’nin birçok alt sistemi kullanan bir bütün yazılımdır. Bu yazılımları genel bir bakışta incelersek; (Kumar, 1998)
- Ambar Kaynakları Planlaması (Warehouse Resources Planning– WARP)
- Ana Çizelgeleme (Master Scheduling – MAS)
- Ana Üretim Programı (Master Production Schedule – MPS)
- Atölye Düzeyinde Kontrol (Shop Floor Control – SFC)
- Bilgi Yönetimi (Information Management – IM)
- Bilgisayar Destekli Süreç Planlama (Computer Aided Process Planning – CAPP)
- Bilgisayarla Bütünleşik Üretim (Computer Integrated Manufacturing – CIM)
- İnsan Kaynakları Yönetimi (Human Resources Management – HRM)
- Kalite Sistemi Planlaması (Quality System Planning – QSP)
- Kapasite İhtiyaç Planlaması (Capacity Requirement Planning – CRP)
- Lojistik Planlama ve Yönetim (Logistic Planning and Management – LPM)
- Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requirement Planning – MRP)
- Malzeme Listeleri (Bill of Materials – BOM)
- Ödenebilir/Tahsil Edilebilir Hesaplar (Accounts Payable/Receivable – APR)
- Satın Alma (Purchasing – PUR)
- Satış ve Pazarlama (Sales & Marketing – SM)
- Son Montaj Programı (Final Assembly Schedule – FAS)
- Şirket içi Raporlama Sistemleri (Reporting Systems Within Corporation – RSWC)
