12 Mayıs 2010 Çarşamba

Microsoft Dynamics NAV Başarı Hikayesi – Saka Kozmetik

Saka Kozmetik, hem müşterilerinin farklı teslimat isteklerine hem yurt dışındaki marka sahiplerinin detaylı rapor isteklerine Microsoft Dynamics NAV ile cevap veriyor.

saka SAKA Kozmetik, çok sayıda kozmetik markasının Türkiye dağıtıcılığını yapmak amacıyla yeni kurulmuş bir şirket. Öncelikle etkili bir iş yönetimi gerçekleştirerek tedarikçilerde güven tesis etmek ve marka portföyünü kısa zamanda hızla genişletmeyi hedefleyen Saka Kozmetik, öncelikle tedarikçi güvenini tesis etmek için doğru ve güvenilir raporlamanın önemini fark eden Saka Kozmetik, iş süreçlerini Microsoft Dynamics NAV ile yönetme kararı almış ve ana tedarikçilerinin bile özendiği bir bilgi sistemi ortaya çıkarmıştır.

Durum Dolce Gabbana, Gucci, Valentino, Hugo Boss, Lacoste, Escada gibi dünyanın önde gelen parfüm markalarının ve Lierac Dermo-Kozmetik ürünlerinin Türkiye dağıtıcısı olarak yeni kurulan Saka Kozmetik; ürünlerini Türkiye genelinde Boyner, Beymen, YKM, Sevil Kozmetik, Altuğ, Shaya, Tekin Acar gibi çok katlı ve çok mağazalı noktalarda tüketiciler ile buluşturuyor. Tüm operasyonlarını ilk günden en güncel veriler ile takip etmek isteyen Saka Kozmetik, alınan ve verilen sipariş sürelerinde sağlanan hız, tedarik ve dağıtım aşamlarında doğru planlama, stok seviyelerinin optimum düzeyde tutulabilmesi ve izlenebilmesi, hassas ödeme planlarının hazırlanabilmesi ile hem karlılık hem de müşteri memnuniyeti üst seviyeye çıkararak, rekabette öne çıkmayı hedefledi.
İhtiyaç
Saka Kozmetik kuruluşunun hemen ardından, yaklaşık bir ay içinde gelecek ilk parti ürün ile birlikte muhasebe kayıtlarını işlemeye ve stok takibine başlamak istemekteydi. Bu nedenle oldukça hızlı bir şekilde muhasebe ve stok işlemlerini gerçekleştireceği bir yazılımı kullanmaya başlaması gerekmekteydi. Ayrıca yurt dışından ürün temin ettiği tedarikçi firmaların güvenini kazanmak için, stok ve muhasebe bilgilerinde bir sorun ile karşılaşmaması önemliydi. Uzun vadeli ve yüksek hedefleri olan firmanın kullandığı yazılımın güvenilir ve kendini ispat etmiş bir ürün olması tercih edilmekteydi. Tüm satış kanalı ve tedarik zincirinin doğru takip edilebilmesi ve gerekli analizlerinyapılması için, ilk günden rapor ihtiyaçlarının da karşılanmış olması istenmekteydi. Gerekli raporlar olmadan, çok fazla ürün ve dağıtım noktası olan tedarik zincirinin doğru çalışması için gerekli kararlar zamanında alınamayabilirdi. Ayrıca sipariş işleme ve yerine getirme konusunda da, ağır operasyonel yükü hafifletecek, firmanın kendi içinde koyduğu kurallara uyumu garantileyecek bir yazılım olması da isteniyordu. Bu dönemde Microsoft Dynamics iş ortaklarından Nexum Boğaziçi ve Infotek tarafından Microsoft Dynamics NAV ile tanıştırılan Saka Kozmetik, tüm ihtiyaçlarının bu sistem ile karşılanabileceğini gördü.

Çözüm
Şirketin kısa vadedeki proje ihtiyaçları göz önüne alan Microsoft İş Ortakları danışmanları, projeyi fazlara ayrıldı. Birinci fazda, Microsoft Dynamics NAV’ın standart işlevleri kullanılarak sistem hızla yapılandırıldı ve satış servisinin, öngörülen süre içerisinde faturalarını düzenleyebilmesi ve mal tesliminin gerçekleştirilebilmesi hedeflendi.

Projenin ikinci fazında, implementasyon sırasında tasarımı yapılan kurgudan ve Saka Kozmetik’in çalışma ortamından kaynaklanan özel ihtiyaçları giderecek geliştirmeler yapıldı. Bu geliştirmeler yardımıyla kullanıcıların işlemleri çok daha hızlı ve etkili şekilde gerçekleştirmeleri mümkün oldu.

Saka, bu proje için ayırdığı 4 kişilik ekibin yoğun çalışması ile 4 Temmuz’da başladığı projede 2 hafta içinde fatura kesebilir hale geldi ve kuruluş sonrası ilk operasyonlarını Microsoft Dynamics NAV ile kayıt altına almaya başladı.

Yararlar
Hızlı Kurulum Hızlı Kullanım
Saka Kozmetik, sadece 14 günde Microsoft Dynamics NAV’ı stok ve muhasebe işlemlerini kaydetmek için devreye aldı. Bu kadar hızlı kurulan sistem sayesinde, şirket içi kaynaklarını daha az kullanmayı başardı ve şirkete olan maliyetini çok düşük seviyede tuttu. Hızla devreye aldıkları sistemin, aynı hızla kullanılabildiğini görmek de çalışanları çok mutlu etti. Saatler sürebilen bazı işlemler, saniyelerle ifade edilebilecek sürelere indirildi.

Süreçlerin otomasyonu sayesinde artan verimlilik Microsoft Dynamics NAV’ın kolay entegre edilebilir yapısı ve esnekliği sayesinde, çoğu süreç sistem tarafından yönetilir hale geldi. Örneğin müşterilerden genelde Excel dosyası formatında gelen ve sisteme girişi zaman ve emek gerektiren siparişler, otomatik olarak Microsoft Dynamics NAV’a aktarıldı. Boyner firmasından her 43 mağazası için ayrı dosya olarak gelen taleplerin sisteme mağaza, ürün ve adet bazında doğru girişinin yapılması 2-3 gün sürebiliyordu. Ancak Microsoft Dynamics NAV’ın Excel dosyalarını kolaylıkla tanıması ve ana tablolarına alabilmesi sayesinde yaklaşık 15 dakika içinde tüm Boyner Mağazalarından gelen siparişler sıfır hata ile sisteme aktarıldı.
Ayrıca sipariş girişleri hızlanırken, sipariş girişi sonrası iş süreçlerinde de sistemden maksimum faydalanıldı. Örneğin, Saka Kozmetik için, aynı ürünün aynı lotlarının Türkiye genelinde çok fazla dağılmadan daha sınırlı bir bölge içine dağıtımı tercih edilmekte. Herhangi bir nedenden dolayı, lotun geri çağrılması gerekirse, daha kısa sürede ve daha az nakliye masrafıyla bu işlemin gerçekleşmesi için, açılan lotların hangi bölgeye gönderildiğinin takip edilip, bu bölgeden daha sonra gelen isteklerin aynı lot ile karşılanması Microsoft Dynamics NAV ile yönetilmekte. Çalışanların oldukça zamanını alacak böyle bir süreç, Microsoft Dynamics NAV ile dakikalar içinde çözümlenmekte.

İş Kurallarının Otomatik Denetimi Her sektörün bazı özel kuralları bulunmakta. Saka Kozmetik için tedarikçilerin koyduğu kuralların dağıtım kanalında uyulmasının sağlanması çok önemli. Örneğin bazı marka sahibi firmalar, ürünlerinin satılabileceği noktalar konusunda çok detaylı kurallar koyabilmekte. Satış noktasının sahip olduğu prestij değerine göre satılabilecek markalar belirlenmekte. Bu nedenle bir satış noktasında her marka ürün satılamayabiliyor. Üst prestij grubu markaların, günlük kullanımı olan markalar ile aynı satış noktasında satılmasından özellikle kaçınılmakta.
Eskiden tüm siparişlerin çalışanlar tarafından kontrol edilmesi ile denetlenen bu kurallar, Microsoft Dynamics NAV sonrasında otomatik hale getirildi. Satış noktalarından gelen siparişler sisteme aktarılırken, sisteme tanıtılan kurallar eşliğinde, ilgili ürünün o satış noktasına sevk edilip edilemeyeceği kontrol edilmekte ve eğer bu tür satılması istenmeyen ürünler varsa siparişten çıkartılmakta. Microsoft Dynamics NAV’ın firmaya özel süreçlere adapte olması ve bu tür kontrolleri otomatik yapması endirekt iş gücü ihtiyacının azalmasını sağladı.

Raporlama Kolaylığı ve Etkinliği Saka Kozmetik için tüm dağıtım zincirini takip etmek ve akıştaki sorunları ya da istisnaları görmek çok önemli. Bu nedenle çok farklı raporlar kullanmaktalar. Eskiden farklı yerlerden gelen bilgileri işleyerek elde ettikleri bu değerli bilgileri, artık Microsoft Dynamics NAV ve ücretsiz bir hizmet olan SQL Reporting Services ile anlık olarak görebiliyorlar. En alt ürün bazında satış raporları, en çok satanlar, tahmin/fiili satış karşılaştırmaları, mevsimsel tüketim artışları, marka/bayi grupları/ mağaza zincirleri bazında satış rakamlarına anlık olarak ulaşılabiliyor. Bu raporlar sayesinde satış kanalındaki stoklar, arz-talep dengeleri ve satış performansı yakınen takip edilmekte.

Tedarikçi Güveni Saka Kozmetik için yurt dışı tedarikçilerin firmaya duyduğu güven çok önemli. Yurt dışından getirtilen ürünün hangi noktalardan satışa sunulduğu, ne kadarının satıldığı, stokların nerede biriktiği gibi bilgilerin raporlanabilmesi ve tutarlı olması çok önemli. Şu anda çalışılan 10 markanın yurt dışı tedarikçisi olan Procter and Gamble istediği anda Microsoft Dynamics NAV’a bağlanabilmekte ve merak ettiği raporları inceleyebilmekte. Bu türlü bir şeffaflık, Saka Kozmetik ve yurt dışı tedarikçi firma arasındaki güveni çok güçlendirmekte. Microsoft Dynamics NAV tarafından farklı dil ve kur bazında rapor alınabilmesi de, dünyanın herhangi bir yerinden istekte bulunan tedarikçi ve müşteri firmalara, tercih ettikleri şekilde rapor sunulmasını sağlamakta.

Yeni iş fırsatları Kozmetik sektöründe, daha az cirosu olan küçük satış noktalarına C Bayi denmekte. Genelde buralara direkt ana dağıtıcıdan ürün gönderilmesi, zincir mağazalardaki talebi düşüreceği için çok tercih edilmemekte. Ancak Saka Kozmetik, Microsoft Dynamics NAV’nın çok boyutlu stok ve satış takibi sayesinde, hangi ürünün nereye sevk edildiği ve nereden satıldığını kolaylıkla takip edebildiği için, zincir mağazalara olan talebe zarar vermeden, C Bayilere de ürün sevk edebilmeyi başardı. Kim nereden ne aldı nerede satıyor bilgilerine Microsoft Dynamics ile hakim olunduğu için, mevcut zincir mağaza satışlarına zarar verilmeden, çok daha fazla noktaya ürün sevkiyatı başarılarak, toplam ciro artırıldı.

Entegrasyon ve Stok Doğruluğu Microsoft Dynamics NAV ile, çok çeşit ve benzer ürünlerin bulunduğu depolarda tam bir stok hakimiyeti sağlandı. Microsoft Dynamics NAV geçişinden sonra yapılan ilk sayımda, 300 kalem ürünün bulunduğu depoda sadece 24 adet sayım farkı yaşandı. Sektördeki benzer firmaların çoğunun dikkate bile almayacağı bu rakam, Sak Kozmetik çalışanları tarafından nazarlık olarak belirlendi. Böylesine iyi bir performans sonucunda, Saka Kozmetik çalışanlarının Microsoft Dynamics NAV’a olan güveni arttı. Çıkan hatalarda ilk sistemi değil, kendilerini sorgulamaya başladılar.

Artan İç Görü Microsoft Dynamics NAV ile birlikte, sistemde çok anlamlı ve detaylı veriler birikmeye başladı. Farklı boyutlardan en alt ürüne kadar inebilen satış ve stok rakamları sayesinde, firma kendi performansını en doğru şekilde yorumlamaya başladı. Elde edilen veriler sayesinde mevsimsel parametrelere göre raporlar üretilmeye başlandı. Ayrıca tahminler ve performans raporlarında son iki aylık, son altı aylık satışlar, mevcut stoklar, ve mevcut siparişler gibi bilgiler aynı sayfa üzerinden incelenebilmekte. Ayrıca Microsoft Dynamics NAV ile kaçırılan siparişler de kayıt altına alınıyor. Böylece ilerleyen dönemlerde, daha etkili bir tedarik planlamasının yapılabilmesi için gerekli veriler toplanıyor. Saka Kozmetik için herhangi bir anda güncel tek bir ürünün ya da ürün grubunun maliyet bilgisi de kritik olabilmekte. Microsoft Dynamics NAV ile Saka Kozmetik bu maliyet bilgisine her an ulaşabilmekte. Bu da ürünlerin fiyatını belirlemekte ve verilecek indirimlerin ya da vade uzatmalarının değerlendirilmesinde firmaya destek olmakta.

Müşteri Profili
Dolce Gabbana, Gucci, Valentino, Hugo Boss, Lacoste, Escada gibi dünyanın önde gelen parfüm markalarının ve Lierac Dermo-Kozmetik ürünlerinin Türkiye dağıtıcısı olarak yeni kurulan Saka Kozmetik; ürünlerini Türkiye genelinde Boyner, Beymen, YKM, Sevil Kozmetik, Altuğ, Shaya, Tekin Acar gibi çok katlı ve çok mağazalı noktalarda tüketiciler ile buluşturuyor.

Ticari Durum
Saka Kozmetik kuruluşunun hemen ardından, yaklaşık bir ay içinde gelecek ilk parti ürün ile birlikte muhasebe kayıtlarını işlemeye ve stok takibine başlamak istemekteydi. Bu nedenle oldukça hızlı bir şekilde muhasebe ve stok işlemlerini gerçekleştireceği bir yazılımı kullanmaya başlaması gerekmekteydi. Ayrıca yurt dışından ürün temin ettiği tedarikçi firmaların güvenini kazanmak için, stok ve muhasebe bilgilerinde bir sorun ile karşılaşmaması önemliydi. Uzun vadeli ve yüksek hedefleri olan firmanın kullandığı yazılımın güvenilir ve kendini ispat etmiş bir ürün olması tercih edilmekteydi..

Çözüm
Şirketin kısa vadedeki proje ihtiyaçları göz önüne alan Microsoft İş Ortakları danışmanları, projeyi fazlara ayrıldı. Birinci fazda, Microsoft Dynamics NAV’ın standart işlevleri kullanılarak sistem hızla yapılandırıldı ve satış servisinin, öngörülen süre içerisinde faturalarını düzenleyebilmesi ve mal tesliminin gerçekleştirilebilmesi hedeflendi.

Faydalar
• Hızlı Kurulum ve Hızlı Kullanım
• Süreçlerin otomasyonu sayesinde artan verimlilik
• İş Kurallarının Otomatik Denetimi
• Raporlama Kolaylığı ve Etkinliği
• Tedarikçi Güveni
• Yeni iş fırsatları
• Entegrasyon ve Stok Doğruluğu
• Artan İçgörü

İş Ortağı

Nexum Boğaziçi
Infotek

BUMERANG

Follow by Email