ERP SİSTEMİNİN MODÜLLERİ

Üretim Takip Modülü
Üretim planlarının oluşturulması, gerçekleşen üretim verilerinin saklanması ve tüm bu süreçlerdeki faaliyetlerin sürekliliğinin sağlanmasında hızlı, etkin ve otomatik sonuçlar üreten bir modüldür. Özellikle, sisteme anaverilerin girilmesi ve üretim modellerinin işlenmesiyle, geriye sadece gerçekleşen ve planlanan verilerin karşılaştırılması kalmaktadır. ERP sistemi, kendisi programlandığı şekilde, bize istediğimiz verileri istediğimiz arama ve sıralama kriterine göre raporlama imkanı ve avantajı sunmaktadır. Özellikle işlemlerdeki ve hesaplamalardaki olası insan hatalarını ortadan kaldırmaktadır.

Satınalma Modülü
Satınalma ile ilgili tüm veriler, bu modülde tutulur. Satınalma bilgilerinden, satınalma şartnamelerine, ürün özelliklerine, tekliflerden siparişlere, sözleşmelerden uygulamalara ve satınalma tedariklerine kadar tüm faaliyetler, bu modül sayesinde otomatik, hızlı, güvenilir ve kayıp-kaçaklara yol açmadan gerçekleştirilebilmektedir. Aynı zamanda tedarikçilere ait değerlendirmeler, tedarik süreleri ve tedarik zincirindeki unsurlar, bu modül ile takip edilebilmektedir.

Malzeme Yönetimi ModülüÖzellikle BOM (Bills Of Materials) verilerinin oluşturulmasında, satınalma kararlarındaki miktar verilerinin sağlıklı şekilde elde edilmesinde, depolama, envanter kayıtlarının tutulmasında ve takip edilmesinde çok önemli izlenebilirlik avantajları sunmaktadır.
Kalite Kontrol Modülü
Üretilen ürünlerin, belirlenen kalite koşullarının sağlandığının veya sağlanmadığının kontrolü için kalite şartlarının kontrol edildiği, sistemin tüm kontrol kayıtlarını sakladığı ve kalite verileri ile sonuçlarının ürettildiği modüldür. Özellikle bir ürünün üretilmesine yönelik olarak, o ürünün izlenebilirliğinin ve kalite verilerinin, saklanmasında önemli rol oynar. Geriye doğru bilgiye ulaşılmasında çok önemli kolaylıklar ve avantajlar sunar.

Satış ve Dağıtım Yönetimi ModülüÖzellikle satışların gerçekleştirilmesindeki sipariş verilerinin takip edilmesinde, sevkiyat planlamasında, dağıtım kanallarının takip edilmesinde, satışların zamanında, istenilen şekilde gerçekleştirilmesinde, dağıtımı yapılan ürünlerin izlenmesinde ve geriye çağırma faaliyetlerinde çok önemli kazançlar sunmaktadır. Özellikle satışı yapılan ürünün, artık işletmenin malı olmamasına karşın, ürünün izlenebilirliğinin sağlanmasında ve geriye çağırma durumunda tüm satış verilerine otomatik olarak erişebilmede, zaman, kalite ve diğer unsurlar açısından çok önemli katkılar sunmaktadır.

Finans ModülüÖzellikle işletmelerin finansal altyapılarına ait tüm finansal verilerin takip edilmesinde, kayıtların sürekli ve güncel olarak tutulmasında, yatırım kararlarındaki faaliyetlerde, kısa, orta ve uzun vadedeki finansal ihtiyaçlarda, ödeme planlarında çok önemli kazançlar sunmaktadır.

Genel Muhesebe ModülüMuhasebe ile ilgili kayıtların, müşteri veritabanı bilgilerinin, ödeme planlarının, alacakları ve tahsilatların, çeklerin ve diğer genel muhasebe uygulamalarının tamamını kapsamaktadır. Personelin alacakları, bordro işlemleri ve diğer muhasebe kayıtlarının tamamı, bu modül altında saklanmaktadır.

İnsan Kaynakları Modülü
Personelin kariyerine ait, eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesinde, eğitim planlarının oluşturulmasında, eğitim kayıtlarının saklanmasında, işe alımlarda kriterlerin belirlenmesinde, işe alım sürecindeki mülakat sonuçlarının ve tüm CV’lerin tutulmasında, etkin olarak kullanılabilen bir modüldür. Özellikle insan kaynaklarının sürekli olarak geliştirilmesinde, yetkinliklerin belirlenmesinde ve tüm bu süreçlerle ilgili verilerin kayıt altında olmasında, son derece önemli kolaylıklar sağlamaktadır.

Bu modüllere ilave olarak; Bütçe, Müşteri ilişkileri (CRM), Teknik Servis ve firmaların temel ihtiyaçlarına özel geliştirilen özel modüllerde bulunmaktadır.

ERP Sistemlerinde Optimum Stok Yönetimi

MALZEME MİKTARI İLE İLGİLİ SORUNLAR

Sanayi işletmelerinin kullandıkları malzemenin çeşitleri kimi kez binlerce kaleme ve eldeki malzeme stoklarının değeri de milyarlarca liraya varabilir. Bu nedendir ki sadece imalat esnasında kullanılan malzemenin cinsi değil, malzemenin elde bulunması gereken miktarı da önem gösterir. Ortaya çıkan sorunlar;

1. Sürekli ve alakasız bir üretime olanak verebilmek için gerekli tür ve nitelikte malzemeden elde yeterli miktarda bulundurmak

2. Eldeki stoklara olabildiği kadar az sermaye bağlamak

3. Eldeki malzemeyi zaman ve emek bakımından en kolay kullanılabilecek biçimde güvenlik içinde bulundurmak.

Sıralanan sorunlar kısmen üretim bölümünü, kısmen de yönetim ve finansman servislerini ilgilendirir. Bir sanayi işletmesinde üretimden sorumlu olanların amacı, imalat programının aksaksız olarak gerçekleştirilmesidir. Buna göre malzeme eksikliğinden üretimin aksaması gibi bir sorunu ortadan kaldırmak için üreticiler her malzemeden olabildiğince fazla elde bulundurulmasını isterler. İşletmede finansman bölümünün amacı ise işletmenin faaliyetlerini en az sermaye bağlayarak gerçekleştirmektir. Bundandır ki finansman bölümü çalışanları stokların gereksinimi karşılayabilecek en düşük düzeyde tutulmasını isterler. Bu iki zıt görüşü birleştirmek amacı ile işletmecilikte “Stok Kontrolu” son yıllarda büyük önem kazanmış ve bu alanda matematiksel yöntemler ve bilgisayardan geniş çapta yararlanılmıştır.Ve bu amaçları gerçekleştirebilmek için, başvurulabilecek başlıca önlemler;

1. Her şeyden önce satış ve üretim kısımları arasında eşgüdüm sağlanmalıdır. İşletmenin “üretim planı” yapılan satış tahminleri doğrultusunda hazırlanmalı. 

2. Hangi mamullerden ne miktarda üretileceği kararlaştırıldıktan sonra, programı gerçekleştirmek için gerekli malzemenin cins, miktar ve tedarik zamanı ile ilgili “malzeme tedarik planı” yapılmalıdır. 

3. Satın alma işleri bir merkezden ve düzenli yürütülmeli, fiyat bakımından en uygun koşullar sağlanmaya çalışılmalı. 

4. Malzemenin güvenli ve imalata kolay varabilecek bir şekilde bulundurulması sağlanmalıdır. Kullanım ve stok miktarı hızlı ve sağlıklı kontrol edilmeli.

OPTİMAL SİPARİŞ MİKTARI
Bir malzemeden bir seferde ne miktarda satın alınması halinde işletme için en az maliyet olacağı konusu literatürde “optimal sipariş miktarı” olarak geçer. Bu sorun yalnızca dışarıdan malzeme satın alınması değil, işletmede imal edilecek bir mamulün parti ve seri büyüklüğünün saptanması için de söz konusu olur. Konu şu sorularla daha iyi açıklanabilir. Bir malzemeden ufak partiler halinde, fakat bir zaman zarfınsa bir çok kez sipariş vermek mi daha uygundur. Yoksa bir seferde örneğin bütün bir yılın gereksinimini karşılayacak miktarda malzeme sipariş etmek mi daha hesaplıdır.

ÇOK STOK BULUNDURMANIN MALİYETİ

1. Çok stok için daha büyük bir depo yerine ihtiyaç olduğundan, depo kirası ve depo binası amortismanları çok olur.

2. çok stok çok sermaye bağlamasını gerektirdiğinden, faiz maliyetleri yükselir.

3. Büyük stoklar fiziki bakımdan bozulabileceği gibi faiz bakımından da değer kaybına uğrayabilir. Karşılaşılabilecek rizikolar için ödenen sigorta primleri de maliyeti artırır.

4. Büyük stoklar, stok bulundurma ve kayıt işlemleri için daha çok eleman, malzeme ve enerji maliyetleri gerektirebilir.

AZ STOK BULUNDURMANIN MALİYETLERİ

1. Az stok bulundurmak ufak partiler halinde fakat çok sayıda sipariş vermek demek olacağına göre, sipariş, nakliye ve depolama işlemleri maliyetleri çok olur.

2. Yetersiz stok yüzünden üretim aksayabilir ve bu aksamalar maliyete katma değer sağlar

3. Üretim aksaması dolayısıyla satışlar da azalacağından, satışlardan beklenen katkı da düşer

4. Üretim ve satış akaklıkları yüzünden kaybedilen müşteriler, işletme için bir “goodwill” veya firma değeri kaybı olur

STOK BULUNDURMA (STOKLAMA) MALİYETİ
Çoğunlukla belirli bir yüzde veya birim başına belirli bir tutar olarak kabul edilen bu maliyetlerin ortalama stok için yapılan faiz, kira, sigorta, v.s. gibi bütün maliyetleri içine aldığı varsayılmaktadır. Ortalama stok olarak sipariş miktarının ½’si temel alınmaktadır.

SİPARİŞ MALİYETLERİ Bir siparişin verilmesinden depoya girmesine kadar geçen her türlü yazışma, tesellüm, kontrol ve kayıt maliyetleri “sipariş maliyeti” olarak tek bir tutar biçiminde belirtilmektedir. Pratikte belirli bir hesap dönemi içerisinde katlanılan bu tür maliyetlerin sipariş sayısına bölünmesiyle ortalama bir sipariş maliyeti hesaplanmaktadır. Optimal sipariş miktarını bulabilmek için, yukarıda sözü geçen iki maliyetin toplamının en az (minimum) olması gerekmektedir.

STOK KONTROLU Stok kontrolünün en önemli sorunlarından biri olan optimal sipariş miktarı konusu yukarıda incelendikten sonra, bu kontrolle ilgili diğer bazı sorunlarda aşağıdaki gibidir.

a) En az stok miktarı Herhangi bir hammaddeden elde en az ne miktarda bulunması gerektiği özellikler şu faktörlere bağlıdır.
Günlük kullanımı
Tedarik süresi
Emniyet stoku ihtiyacı
Bir malzemeden günlük kullanım miktarı ne kadar çok ve bu malzemenin tedarik süresi ne kadar uzun olursa, elde o kadar çok stok bulundurmak gerekmektedir.

b) Stok miktarının izlenmesi Çeşitli malzeme için en az stok miktarı saplandıktan sonra, eldeki stokların fiilen bu miktarların altına düşüp düşmediğini sürekli olarak izlemek ve kontrol etmek gerekir. Bu konuda uygulanan birkaç yönteme kısaca değinmekle yetinelim. ABC Yöntemi: sanayi işletmelerinde az veya çok kullanılan