“Office Communications Server’ı dağıtmamızın birincil amacı çalışanlarımıza daha fazla esneklik sağlamak ve daha iyi bir çalışma ortamı aracılığıyla işlerine değer katmaktır.”
Johan Krebbers, Grup BT Mimarı, Royal Dutch Shell
Genel Bakış
Ülke veya Bölge: Hollanda Endüstri: Petrol ve doğalgaz
Müşteri Profili Royal Dutch Shell, 110’dan fazla ülke ve bölgede etkinlik gösteren dünya çapında bir enerji ve petrokimya şirketleri grubudur.
İş Koşulları
Shell’in iletişim için çok sayıda sistemi ve kullanıcı arabirimi vardı. Karmaşık yapı nedeniyle, çalışanlar diğer iletişim modlarının gereksinimlerini karşılamaya daha uygun olabileceği durumlarda, çoğunlukla telefon görüşmelerine veya pahalı iş seyahatleri gerektiren yüz yüze toplantılara yöneliyordu.
Çözüm Shell, Microsoft® Office Communications Server 2007 tabanlı bir birleşik iletişim çözümünün dağıtımını yaptı. Bu çözüm tüm gerçek zamanlı iletişim gereksinimlerini karşılayan tek bir kullanıcı arabirimi sağladı.
Avantajlar
Üretkenlik artışı
Daha esnek bir çalışma ortamı
Hızlandırılmış global iletişim
Üçüncü taraflarla işbirliğinin gelişmesi
Maliyetlerde düşüş
Royal Dutch Shell şu anda iletişim ve işbirliği hizmetlerinde birden çok sağlayıcıya bağlıdır. Bu yetenekler tümleştirilmediğinden, şirketin dünya çapındaki ekiplerinin verimliliği önünde engel oluşturabiliyorlar. Shell, çalışma ortamını geliştirmek için Microsoft® Office Communications Server 2007’yi seçti ve tüm gerçek zamanlı iletişimlerde tek bir kullanıcı arabirimi sağladı. Shell’in şu anda anlık ileti ve iletişim durumundan yararlanan 150.000 kullanıcısı ve ses yeteneklerini kullanan 8.000’den çok kullanıcısı vardır. Shell şu anda Office Communications Server 2007 R2’yi test etmektedir ve tam anlamıyla dağıtımı yapıldığında bu çözüm Shell içindeki tüm kullanıcılara ses, görüntü, anlık ileti ve Web konferansı için tümleşik bir platform sağlayacaktır. Shell yaklaşık 200 PBX sistemiyle, birden çok sesli ve görüntülü konferans hizmetini maliyet açısından verimli tek bir çözümde birleştirebilecektir.
Durum
Yönetim merkezi Hollanda'da bulunan Royal Dutch Shell, dünya çapında bir enerji ve petrokimya şirketleri grubudur. Dünyanın en büyük özel sektör enerji şirketlerinden biri olarak, 2007’de yıllık geliri 356 milyar ABD Dolarıydı. Shell, petrol ve doğalgazın önümüzdeki on yıllar boyunca ekonomik gelişme için gereken global enerjinin vazgeçilmez bir parçası olduğuna inanmaktadır. Şirket, söz konusu kaynakları çevreye ve topluma duyarlı yollarla çıkarmayı ve dağıtmayı hedeflemektedir. Shell aynı zamanda katran ve rafine ürünlerle kimyasallar da üretir, doğal gaz taşımacılığı, yakıt ve elektrik satışı yapar ve yenilenebilir enerji kaynakları geliştirir. 90’dan fazla ülkede her gün milyonlarca müşteriye hizmet veren 46.000 Shell servis istasyonuyla dünyanın en büyük perakende ağına sahiptir.
Dünya Çapında Karşılaşılan Güçlükler Yenilikçi iletişim ve işbirliği çözümleri, şirketin 110’dan fazla ülke ve bölgede, üretim sondaj alanlarından rafinerilere ve satış noktalarına kadar farklılık gösteren konumlarda çalışan 104.000 çalışanı için kritik önem taşımaktadır. Büyük projeler, coğrafi olarak Hollanda, ABD, Sibirya ve Nijerya kadar birbirinden uzak alanlara dağılmış bireyler arasındaki ekip çalışmasına bağımlıdır. Geçen yıllarda şirkette giderek artan oranda üçüncü taraf kuruluşlarla işbirliğine ve ortaklığa odaklanılmış ve bu yaklaşım kullanıcı topluluğunu 150.000 kişiye çıkarmıştır.
Royal Dutch Shell’de Grup BT Mimarı olan Johan Krebbers bu durumu “Ekiplerimizin yüzde sekseni, üyeleri dünyanın her yanındaki birden çok konuma dağılmış global ekiplerden oluşmaktadır,” diye açıklıyor. “İnsanlarımızın global düzeyde çalışabilmesi için birinci sınıf işbirliği yetenekleri sunmak zorundayız.” Shell’e kendi elemanları ve dış ortakları için güvenilir ve güvenli işbirliği araçları gerekmektedir. Geleneksel yöntem e-postadır, ama çoğunlukla konferans, anlık ileti (IM) veya telefon gibi gerçek zamanlı iletişim yolları daha etkilidir. Shell zaten e-posta, anlık ileti ve iletişim durumu için Microsoft® unified communication çözümlerini kullanmakta, ancak sesli iletişim ve konferans için başka teknolojilerden yararlanmaktadır.
Ses Telefon ve sesli iletişim söz konusu olduğunda, Shell geleneksel Private Branch Exchange (PBX) santral altyapısını kullanmaktadır. Yakın zamana kadar, şirket dünya çapındaki yan kuruluşlarına PBX satıcılarını öneriyordu. Yerel kararlar donanımın uygunluğuna ve maliyetine bağlı olduğundan, sonuçta çeşitli satıcıların birbirinden ayrı yüzlerce PBX sistemiyle çalışma durumu ortaya çıkmıştı. Krebbers, “Birçok ofisimiz ve her ofisin kendine özgü bir ortamı olduğundan, dünyanın her yanında belki 100 veya 200 PBX sistemimiz bulunuyor olabilir,” diye açıklıyordu. “Bir diğer sorun da sistemler yalnızca telefon hizmeti sağlıyor, bu nedenle tümleşik bir ortamı desteklemiyor. Kullanıcı deneyiminin kalan bölümüyle tümleşik değil.”
Konferans Shell’in içindeki diğer iletişim biçimleri de çok sayıda sistem kullanıyordu ve bunların benzersiz arabirimleri vardı. Kayıtlara göre yaklaşık 40.000 Shell kullanıcısı, barındırılan bir konferans sağlayıcısı kullanarak sesli konferans başlatıyordu. Görüntülü konferans için, şirket bir dizi satıcıya bağımlıydı ve dünya çapındaki tesislerinde birçok görüntülü konferans odası vardı. Ama birçok çalışan görüntülü konferans düzenlemenin çoğunlukla zaman harcamak olduğunu düşünüyor ve çoğu sesli konferans hizmetlerini tercih ediyordu. Ayrıca, birden çok görüntülü konferans sağlayıcısının olması, iletişim adaları yaratıyordu. Krebbers, “Bugün bu özelliklere sahibiz, ancak bunlar tümleşik bir ortam olarak kabul edilmiyor veya böyle işlem görmüyor. İnsanların bir sesli konferans aracı, görüntülü konferans için başka bir aracı ve kimi zaman veriler için de başka bir şeyi var; dolayısıyla bunların tümü tek bir araç yerine birbirinden yalıtılmış araçlar halinde,” diye belirtiyor.
Bu kadar çok teknolojinin olması şirketin bir bütün olarak maliyetlerine kaçınılmaz olarak katkıda bulunuyordu. Yakın geçmişte Internet Protokolü üzerinden ses (VoIP) teknolojisinde kaydedilen ilerlemelerle, artık Shell açısından sesli iletişim ve bilgisayar için iki ayrı sistem çalıştırmak anlamlı değil. Krebbers, “Planımız, insanların ses, görüntü, anlık ileti ve diğer tüm gerçek zamanlı iletişim gereksinimleri için tek bir kullanıcı arabirimine sahip olacağı, basitleştirilmiş bir ortam sağlamak,” diyor.
Ancak Krebbers, şirketin iletişim ilkesinin yalnızca maliyete odaklanmadığını da özellikle vurguluyor. Krebbers, “Karşılaştığımız en büyük güçlüklerden biri, üçüncü taraf danışmanları ve ortak girişimciler de dahil olmak üzere benzersiz uzmanlara her zaman ve her yerden erişme gerekliliği,” diyor. “Dolayısıyla birincil iletişimde birincil hedefimiz elemanlara daha iyi bir çalışma ortamı sağlamak.” Krebbers, birleşik iletişimin şirket çalışanları arasında daha iyi bir işbirliğinden çok daha fazlası olduğuna işaret ediyor. Gerçekten başarılı olması için, enerji sektörü ortakları, danışmanları ve tek tek uzmanlar arasından artan sayıda iş ortaklarını desteklemesi gerekiyor.
Petrol ve doğalgaz araştırmalarının giderek daha uzak coğrafi bölgelerde üretim ve sonda etkinliklerini yönlendirmesi ve şirketin buralarda yerel ihtisası ve diğer uzmanları bulmak zorunda olması nedeniyle bu özellikle önemli. Uzmanlık ve bilginin enerji sektöründeki daha küçük işletmelerin ve yeni oyuncuların elinde olduğu, alternatif enerji kaynakları arama çalışmalarında ortaklıklar da kritik bir rol oynuyor.
Çözüm
2008’de Shell, desteklenen satıcılar ve iş ortakları da içinde olmak üzere 150.000 kullanıcısının tümüne Microsoft® Office Communicator 2007’nin dağıtımını tamamladı. Bu kullanıcıların tümü, Microsoft Office Communications Server 2007'nin sağladığı anlık ileti, iletişim durumu ve Web konferansı yeteneklerinden yararlanabilir; yalnız Web konferansı kullanıcıların bir alt kümesine sağlanmaktadır. Shell’in Office Communications Server 2007 ve Office Communicator dağıtımını seçmesinin nedeni, bunların şirketin var olan ve Microsoft Office SharePoint® Server ve Microsoft Exchange Server 2007 e-posta ileti ve işbirliği yazılımını içeren çalışma ortamıyla tümleşmesidir. Anlık ileti, iletişim durumu ve sesli iletişimin yanı sıra sesli, görüntülü konferans ve Web konferansı da sağlayan Office Communications Server 2007, Microsoft'un birleşik iletişim çözümlerinin temel taşlarından biridir.
Royal Dutch Shell, Üst Düzey Altyapı Danışmanı David Griffiths, “Kullanıcı arabiriminin Exchange Server ve SharePoint Server gibi diğer masaüstü etkinlikleriyle tümleştirilmesinin sağlayacağı basitliği fark ettik,” diye açıklıyor. “Tüm masaüstü ortamı tümleşik hale geldi.”
Shell ayrıca, tüm gerçek zamanlı iletişim için tek kullanıcı arabirimi hedefinin bir parçası olarak, Office Communications Server’ın ses ve görüntü yeteneklerinin dağıtımı yönünde de ilerliyor. 2008’in sonunda, Shell’de eşler arası sesli iletişim kullanan 8.000 kişi ve masaüstü görüntülü konferans özelliğini kullanan 1.500 kişi vardı. Bunlara ek olarak, 8.000 kişi birincil telefon olarak Office Communicator'daki yazılım telefonunu kullanıyordu. Krebbers, “Bugün ses özelliğini kullanan 8.000 elemanımız, dünyanın her yanına seyahat eden üst düzey yöneticilerdir. Gelecek yıl, ses özelliğini tüm kullanıcılara yaygınlaştırmaya başlayacağız,” diyor. “İnsanlara Office Communications Server’a dayalı yeni yerel bir telefon numarası vereceğiz ve insanlar gündelik sesli iletişimlerinde bunu kullanmaya başlayacaklar. Bu başarıya ulaşıp test edildiğinde, var olan PBX telefonlarını almaya başlayacağız.”
Shell, ofislere Office Communications Server ses özelliklerinin dağıtımını yaparken, yerel numaraların alınabilmesi için bir kapsama hizmeti kullanacak. Krebbers, “İlk tesisler, yeni Shell tesisleri, ekstra kapasiteye gerek duyduğumuz tesisler veya PBX’i değiştirmemiz gereken tesisler olabilir,” diye açıklıyor. Şirke ayrıca, yaygınlaştırma çalışmalarını azaltmak için Oturum Başlatma Protokolü (SIP) Santrali de kullanacak. SIP Santrali, kuruluşların telefon trafiğini bir IP bağlantısı üzerinden kendi kurumsal ağlarından bir ağ hizmeti sağlayıcısına geçirme olanağı tanır. SIP Santrali satıcıları farklı ülkeler için Doğrudan Dahili Arama (DID) aralıkları sağlar; dolayısıyla Shell bu bağlantıyla farklı DID aralıklarında yer alan bir dizi ülkeye hizmet verebilir.
Shell, Şubat 2009’dan başlayarak birçok ofis için Office Communications Server 2007 R2 tabanında sesli iletişimi yaygınlaştırmaya hazırlanmaktadır. Bu çözüm, söz konusu ofislerde son kullanıcılar, örneğin Müdahale rupları için önemli olan ek ses yetenekleri ve Office Communicator Attendant sağlar. Office Communicator Attendant, ileri hatlardaki işletme uzmanları için doğru ve hızlı arama işleme ve yönlendirmeyi kolaylaştıran sezgisel, tümleşik bir arama yönetimi uygulamasıdır (operatör konsolu). Müdahale Grubu kullanıldığında, gelen aramalar sıraya alınır ve önceden tanımlanmış yönlendirme kuralları temelinde atanmış aracılara yönlendirilir. Bugün birçok Shell tesisinde operatör konsolları ve müdahale grupları kullanıldığından, bu yetenekler Shell’in çözümü daha fazla sayıda ofise yaygınlaştırmasını sağlayacak. Griffiths “Bunlar ses özellikleridir ve uzun vadede PBX’leri değiştirmek istiyorsak şu anda PBX’lerde var olan özellikleri korumamız gerekir,” diye açıklıyor. “Bence, var olan ürüne yeni özellikler ekleyen Office Communications Server R2’nin gerçek avantajı budur.”
Sesli 2009’un ilk yarısında 85.000 kullanıcıya daha eşler arası ses özelliklerinin dağıtımını yapacak. Office Communications Server 2007 R2’nin dağıtımından sonra, Shell üçüncü taraf sesli konferans köprülerine bağımlı olmak yerine çalışanlarının sunucuda barındırılan sesli konferansları kullanmasına olanak tanıyacak. Office Communications Server aracılığıyla sağlanan sesli konferanslarla, kullanıcılar Microsoft Office Outlook® ileti ve işbirliği istemcisini kullanarak kolayca konferans zamanlayabilecekler. Shell ayrıca görüntü yeteneklerinin dağıtımını da planlamaktadır.
Office Communications Server 2007 R2’deki yüksek tanımlı görüntü desteği gibi gelişmiş görüntü yetenekleri, var olan hizmetlerin kullanım dışı bırakılmasına yardımcı olacak. Shell, Office Communications Server kullanılarak doğrudan kullanıcıların masaüstlerinden yapılan eşler arası görüntülü konferansların sayısında ve konferans odalarında Microsoft RoundTable™ işbirliği ve konferans aygıtının kullanımında artış görmeyi umuyor. Bunların ikisi de,şirkete gereken adanmış ve pahalı görüntülü konferans odalarının sayısını azaltmaya yardımcı olacak. Şu anda şirketin 600 tane böyle odası var ve bunların sayısında önemli bir düşüş bekleniyor. Shell aynı zamanda, kullanıcılarına daha tutalı bir konferans deneyimi sağlamak için Office Communications Server’ı kullanacak. “Tüm toplantı odalarının, örneğin bir Roundtable aygıtı aracılığıyla görüntülü konferansı da desteklemesi planlanıyor. Böylelikle kullanıcı sesli veya görüntülü arama arasında bir seçim yapabilir
Ortaklar ve sağlayıcılarla arasındaki iletişimi kolaylaştırmak için, Shell Office Communications Server’ın federasyon yeteneklerinin dağıtımını yapacak. Federasyon, başka kuruluşlarda Microsoft dışı anlık ileti çözümlerini kullanan insanların, anlık ileti konuşmalarına katılmasını ve Office Communications Server 2007’nin iletişim durumunu görme özelliklerini kullanmasını sağlar.
Avantajlar Microsoft Office Communications Server 2007 ve Office Communicator 2007’nin dağıtımı Shell personeliyle şirket dışı taraflara kolay kullanılan bir arabirim ve güçlü iletişim araçlarından oluşan birleştirilmiş bir paket sağlar. Bu araçlar anlık ileti, VoIP ve sesli, görüntülü konferansla Web konferansını içerir. Elemanlar çok daha esnek çalışabilir, yolculuk sırasında ve uzak tesislerde etkili bir iletişim kurabilir. Shell, Microsoft teknolojisine dayalı merkezi bir VoIP, ileti ve işbirliği altyapısıyla işletme maliyetlerini ve artı olarak seyahatlerle ilişkili zaman ve maliyetleri düşürmeyi beklemektedir. Ayrıca, PBX sistemini aşamalı olarak kullanım dışı bırakıp tümüyle VoIP telefonuna geçerek de maliyetleri düşürmeyi ummaktadır.
Etkili, Düzenli İletişim Üretkenliği Artırır
Shell çalışanları, Office Communicator 2007 istemcisiyle masaüstlerinden veya akıllı telefonlarından tüm iletişim araçlarına erişebilecekler. Ses, anlık ileti, sesli/görüntülü konferans ve Web konferansı görüşmeleri tümüyle tanıdık, sezgisel bir arabirim kullanılarak yürütülecek. Krebbers, “Office Communications Server’ı dağıtmamızın birincil amacı çalışanlarımıza daha fazla esneklik sağlamak ve daha iyi bir çalışma ortamı aracılığıyla işlerine değer katmaktır,” diyor. Bunlara ek olarak, Shell çalışanları bir iletişim kanalından diğerine kolayca geçiş yapabilecekler. Örneğin, bir anlık ileti konuşması daha ayrıntılı bir tartışmaya dönüşmeye başlarsa, kullanıcı yalnızca konuşmak istediği kişinin simgesini tıklatarak sesli arama başlatabilecek.
Ayrıca Office Communications Server 2007 daha verimli bir çalışma ortamı yaratır çünkü çalışanların telefon numaraları ve sesli postaları belirli bir telefon aygıtına sabitlenmiş değildir. Artık, çalışanlar yalnızca bağlantı kurmak istedikleri kişinin simgesini tıklatırlar ve Office Communications Server 2007 aramayı söz konusu kişinin oturum açtığı konuma yönlendirir. Krebbers, “Çalışanlar evde veya seyahatteyken Office Communications Server’ı kullanarak telefon görüşmeleri yapabildikleri için çok memnunlar,” diyor.
Uzaktan Erişim Esnek Çalışma Alanı Kültürünü Destekliyor
“Sondaj çalışmalarında karşılaştığımız güçlük şu: petrol ve doğalgaz sondajı için dünya çapında konumlandırılmış elemanlarımız var,” diyor Krebbers, “bu yüzden onlara etkili ve esnek çalışma yolları sağlamalıyız.” Shell Office Communications Server 2007’yi kullanarak birleşik iletişimin tüm avantajlarını uzak konumlarda çalışan elemanlardan yönetim merkezi ve bölgesel ofis elemanlarına kadar çalışanlarının çoğunluğuna sağlayacak. Dizüstü bilgisayarda seyahat eden çalışanlar da, dünya çapındaki veri merkezlerinden birine bağlanabilecekleri bir Internet bağlantısına sahip oldukları sürece ses, anlık ileti ve iletişim durumu işlevlerinin tümünü kullanabilecekler.
İletişim Durumunu Görmek Global İletişimi Hızlandırıyor
Farklı saat dilimlerinde ve konumlarda bulunan Shell çalışanları için iş arkadaşlarıyla etkili bir iletişim kurabilmek temel öneme sahiptir. Office Communicator 2007’de kişi adlarının yanındaki iletişim durumu simgeleriyle gösterildiğinden, çalışanlar artık iş arkadaşlarının çevrimiçi, ofis dışında veya meşgul olup olmadığını anlayabilirler. Bu özellik, bir çalışma arkadaşıyla bağlantı kurmanın en uygun yolunu belirlemeye olanak tanır.
Krebbers, “Office Communicator 2007’yi kullanarak, Nijerya'daki bir çalışan Sibirya'daki veya Hollanda'daki çalışma arkadaşının uygun olup olmadığını ve söz konusu kişiyle bağlantı kurmanın en uygun yolunu anında anlar. Bu, kullanıcı için tek ve saydam bir ortamdır,” diyor. İnsanlar bu gelişmiş özelliğe olumlu tepki gösterdiler. “Office Communications Server 2007’deki iletişim durumu bilgisi en yoğun kullanılan özelliklerden biri.”
Merkezileştirilmiş Altyapı Maliyetleri Düşürüyor
Shell için Microsoft birleşik iletişim çözümlerine dayalı merkezi bir VoIP sistemi, dünya çapındaki ofislerinde bulunan birden çok PBX’i yönetme maliyetini ve karmaşasını azaltacak. Tüm çağrı denetimi, işbirliği ve yönetim sunucularını üç veri merkezinde bir araya getirecek. Shell, önümüzdeki birkaç yıl içinde 200’den fazla PBX donanımı parçasını kullanım dışı bırakmayı umuyor. Basitleştirilmiş altyapı telefonları da kapsıyor. Shell kullanıcıları masa telefonlarından yazılım telefonlarına geçirdiğinde, şirket telefon maliyetlerinden ve bunların yönetimiyle ilişkili maliyetlerden tasarruf elde edecek.
Veri merkezlerinde Office Communications Server 2007 R2’nin SIP Santrali özelliklerinin kullanılması önemli maliyet tasarrufları sağlamaktadır. Griffiths,“SIP Santrali’ni kullanmazsak, Shell içindeki her tesise ağ geçitleri ve ara bağlantı sunucuları yerleştirmek zorunda kalırız; bu hem çok yüksek maliyetli hem de yönetimi güç olur,” diye açıklıyor. “SIP Santrali’nin diğer bir avantajı da basitliğidir. Veri merkezlerimizden SIP Santrali sağlayıcısıyla bağlantılar kurabiliriz, dolayısıyla tüm süren telefon trafiği bu noktalarda SIP Santralleri yoluyla gider. Her ülkenin arama ücretleri yerine, artık tüm dünyada üç veya dört tesiste arama ücretleri ödüyoruz. Rakamları toplayabilir ve daha iyi bir anlaşma yapabiliriz.”
Shell ayrıca, sesli ve görüntülü konferansların Office Communications Server’da birleştirilmesinden de maliyet tasarrufları elde edecek. Shell'in şu anda 600'den fazla görüntülü konferans odası var ve Office Communications Server görüntü yeteneklerinin dağıtımıyla bu sayının azalmasını bekliyor. Shell, kullanıcılar sesli konferansları Office Communications Server tarafından barındırılan köprülere geçirdikçe, barındırılan sesli konferans hizmetinin ücretlerinde de önemli bir düşüş olacağını umuyor.
Krebbers, “Kuşkusuz maliyet tasarrufları elde ettik, ancak nihai değer kullanıcı topluluğumuza gelişmiş bir çalışma ortamında daha fazla esneklik sağlamaktır,” diye özetliyor.
Yazılım ve Hizmetler
- Microsoft Office
- Microsoft Office Communications Server 2007
- Microsoft Office Communications Server 2007 R2
- Microsoft Office Communicator 2007
- Microsoft Office SharePoint Server 2007
- Microsoft Sunucu Ürün Portföyü
- Microsoft Exchange Server 2007
- Teknolojiler
- Microsoft Office Communicator Web Access
Donanım
- Microsoft UC özelliğine sahip aygıtlar, en uygun UC deneyimini ve fiyatları sağlar: geniş bant ses, tak ve kullan yüklemesi özellikleri ve sorunsuz Microsoft Office Communicator 2007 tümleştirmesi.
- Polycom CX200 USB telefonu
- Jabra GN2000 NC USB kulaklığı
